Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Workflows zijn bedoeld om de verschillende processen voor documentcoördinatie binnen een project te vertalen naar een automatische reeks taken. Ze kunnen worden toegevoegd op locatie-, project- of projectfasesniveau door de spacebeheerder, die ook verantwoordelijk is voor het definiëren van de workflows zelf.
❗ Waarschuwing: Workflows worden alleen geactiveerd bij gebruik van Geavanceerd document uploaden en niet bij de standaard uploadinstelling.
⚠️ Let op: Workflows worden gestart zodra een teamlid een nieuw document uploadt dat aan bepaalde vooraf ingestelde voorwaarden voldoet.
Een documentworkflow toevoegen
Als beheerder ga je eerst naar de space-instellingen en vervolgens naar het menu Workflows. Hier zie je alle workflows die in je space bestaan, inclusief informatie zoals of een workflow actief is of niet (1), naam (2), volgorde (3), beschrijving (4) en op welk niveau binnen de ruimtelijke structuur van een project deze is gekoppeld (5).
Om een nieuwe workflow toe te voegen, volg je deze stappen:
1. Klik op de knop Toevoegen (6).
2. Kies eerst de relevante locatie, het project of de projectfase waaraan je de workflow wilt toevoegen.
Klik op Opslaan.
3. Op de volgende pagina vul je de workflowinformatie in, waaronder de verplichte velden Naam en Volgorde.
📝 Let op: Het volgnummer bepaalt de rangorde van de workflow en wanneer deze wordt geactiveerd ten opzichte van andere workflows. Elke workflow heeft dus een uniek volgnummer nodig. Bijvoorbeeld, een workflow met volgorde 0 wordt als eerste uitgevoerd, en pas als deze klaar is, volgen de volgende (1, dan 2, dan 3, enz.).
4. Voer vervolgens de voorwaarden in waaraan het document moet voldoen om de workflow te activeren, door te kiezen uit de dropdown-lijsten. Per eigenschap kunnen meerdere waarden worden toegevoegd.
Je kunt de volgende eigenschappen combineren:
Documentnaam regex - Dit verwijst naar een specifieke documentnaam die kan bestaan uit een combinatie van cijfers, letters en speciale tekens. Als je een naamgevingsconventie gebruikt voor een projectfase, kijkt de documentnaam-regex naar de vrije veld-identificatie aan het einde van de documentnaam.
Ruimtelijke structuur - Verwijst naar de Locatie, Gebouw of Verdieping waaraan het document is gekoppeld.
Discipline - De relevante discipline waarmee het document is verbonden. Dit is aangepaste metadata die door de beheerder wordt ingesteld.
Labels - Eventuele aangepaste labels die aan de documentinformatie zijn toegevoegd en door de beheerder zijn aangemaakt.
Documenttype - Verwijst naar het type document dat is opgegeven bij het uploaden, bijvoorbeeld Document, Documentatie, Tekening, Afbeelding of Model.
Auteur - Verwijst naar het bedrijf waartoe de gebruiker behoort die het document heeft geüpload.
Status - De relevante status die aan het document is toegekend. Dit is aangepaste metadata die door de beheerder wordt ingesteld.
Als je klaar bent, klik je op Opslaan.
Workflowstappen definiëren
Na het toevoegen van de eerste workflowinformatie kun je de workflowstappen instellen. Wanneer een nieuw document wordt toegevoegd dat aan de voorwaarden voldoet, wordt de workflow geactiveerd en bewaakt deze automatisch de voortgang en coördineert alle taken.
Er zijn vier standaardacties mogelijk: een Controle ronde, een Reviewtaak, een Stempel en een Melding. Om een van deze stappen toe te voegen, klik je op de knop Actie toevoegen en kies je er een uit de dropdown-lijst.
Je moet eerst een actie kiezen en daarna de triggers instellen door op de knop Trigger toevoegen te klikken.
Hieronder vind je de details van elk actietype.
Controle ronde
Een controleronde kan in een workflow worden gebruikt om feedback te verzamelen van meerdere betrokkenen over een document.
Als een controleronde wordt geactiveerd, worden er automatisch persoonlijke controletaken aangemaakt voor elke betrokkene, die parallel kunnen worden afgehandeld. De volgende stap in de workflow hangt af van of er opmerkingen zijn toegevoegd aan de taak door de verantwoordelijken vóór de deadline van de controleronde.
Een controleronde heeft de volgende eigenschappen:
1. Beschrijving: beschrijving van de controleronde, alleen ter referentie.
2. Verantwoordelijke: één of meer gebruikers kunnen als verantwoordelijke worden toegevoegd en er wordt per verantwoordelijke een controletaak aangemaakt. Teamleden van hetzelfde bedrijf kunnen elkaars controletaken afronden, maar de persoon aan wie de taak oorspronkelijk is toegewezen, blijft als verantwoordelijke staan.
3. Duur: aantal dagen dat de controletaak openstaat. De deadline van deze taak wordt bepaald door de duur.
📝 Let op: De verantwoordelijke die automatisch door de workflow is toegewezen, kan later nog worden aangepast via de detailpagina van de aangemaakte controletaak.
Na de deadline wordt het resultaat van de controletaken binnen de controleronde geëvalueerd en start de volgende stap in de workflow. Een controleronde kent de volgende uitkomsten die kunnen worden toegevoegd :
Opmerkingen: er zijn opmerkingen geplaatst op een of meer controletaken binnen de deadline.
Geen opmerkingen: er zijn geen opmerkingen geplaatst op een van de controletaken. Niet afgeronde taken binnen de deadline tellen ook als geen opmerking. De controleronde is dus niet afhankelijk van het afronden van alle taken.
Altijd uitvoeren: de volgende stap van de workflow wordt altijd uitgevoerd, ongeacht de uitkomst.
Review
Een Review kan worden gebruikt om een document binnen de workflow te afkeuren of goed te keuren op basis van de feedback van één betrokkene.
Als een reviewactie wordt geactiveerd in een workflow, wordt er automatisch één reviewtaak aangemaakt, waarbij meerdere verantwoordelijken kunnen worden toegewezen, maar de taak eindigt zodra de eerste persoon deze afrondt.
Een reviewactie heeft de volgende eigenschappen:
1. Beschrijving: beschrijving van de reviewtaak, alleen ter referentie.
2. Verantwoordelijke: de gebruikers die gemachtigd zijn om de review uit te voeren. Meerdere personen kunnen als verantwoordelijke worden toegevoegd, maar degene die het eerst afrondt, sluit de taak af. Er wordt dus per review maar één reviewtaak aangemaakt.
3. Duur: het aantal dagen dat de review openstaat. Na de deadline wordt de reviewtaak urgent, maar de workflow gaat pas verder als de taak is afgerond.
4. Publiceren vinkje: Als dit is geselecteerd, verschijnen de goedgekeurde documenten na afronding van de reviewtaak in de map Gepubliceerd.
📝 Let op: De verantwoordelijke die automatisch door de workflow is toegewezen, kan later nog worden aangepast via de detailpagina van de aangemaakte reviewtaak.
In tegenstelling tot de controleronde wordt een review pas geëvalueerd als de taak is afgerond. De deadline is alleen ter informatie. Een review kent twee uitkomsten:
Goedgekeurd: de review was positief en goedgekeurd.
Afgewezen: de review was negatief, een toelichting kan worden toegevoegd in de vorm van tekst of een bijlage.
Altijd uitvoeren: de volgende stap van de workflow wordt altijd uitgevoerd, ongeacht de uitkomst.
📝 Let op: Wil je meer weten over documentgoedkeuringsstatussen en workflows, lees dan dit artikel.
Stempel
Als resultaat van een Controle- of Reviewtaak kan er automatisch een stempel op een document worden geplaatst, afhankelijk van de uitkomst.
Bij de eigenschappen van deze actie kun je een van de documentstempels uit de space selecteren.
📝 Let op: Documentstempels kunnen door de beheerder worden toegevoegd via de admin portal pagina. Lees hier meer over hoe je stempels aanmaakt: Stempels aanmaken
Notificatie
Een notificatie-actie stuurt een melding naar geselecteerde ontvangers.
Bij de eigenschappen van de notificatie-actie kan de melding de volgende informatie bevatten:
1. Onderwerp: het onderwerp van het bericht, dit is ook het onderwerp van de verstuurde e-mail.
2. Ontvangers: de gebruikers die de notificatie ontvangen.
3. Bericht: een tekstuele toelichting.
📝 Let op: Notificaties kunnen op elk moment in de workflow worden ingepland. Als jij als gebruiker een ontvanger bent, wordt deze notificatie per e-mail verstuurd, maar is deze ook zichtbaar op je persoonlijke dashboard onder het tabblad To do.
Workflows activeren en deactiveren
Alle workflows kunnen direct vanaf de overzichtspagina van een workflow worden geactiveerd of gedeactiveerd. Zodra een workflow geactiveerd is, wordt de schakelaar groen.
Indien nodig kun je ook alle workflows tegelijk deactiveren door op de knop Alle workflows deactiveren te klikken op de overzichtspagina van de workflows.
Workflows bewerken
Het is mogelijk om de details van een workflow later aan te passen. De Locatie, het Project en de Projectfase waarmee de workflow is gekoppeld, kunnen echter niet worden gewijzigd.
Afhankelijk van of een workflow actief is of niet, kun je het volgende bewerken:
Informatie kan altijd worden bewerkt, ongeacht of de workflow actief is of niet.
Voorwaarden kunnen altijd worden bewerkt, ongeacht of de workflow actief is of niet.
Stappen kunnen alleen worden bewerkt als de workflow gedeactiveerd is.
📝 Let op: Voor meer informatie over elke stap van de workflow kun je op de naam klikken om de actie uit te klappen of in te klappen. Zo kun je bijvoorbeeld zien wie verantwoordelijk is voor een taak of wie de ontvangers zijn van een notificatie, enzovoort.
💡 Tip: Voor meer informatie over hoe gewone gebruikers de details van workflows kunnen bekijken die voor een project zijn aangemaakt, evenals de bijbehorende documenten, kun je dit artikel raadplegen: Actieve workflows bekijken als gebruiker.