Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
Workflows zijn ontworpen om de verschillende documentcoördinatieprocessen binnen een project te vertalen naar een automatische reeks taken. Ze kunnen worden toegevoegd op zowel locatie-, project- als projectfaseniveau door de space-beheerder, die ook verantwoordelijk is voor het definiëren van de workflows zelf.
❗ Waarschuwing: Workflows worden alleen geactiveerd bij gebruik van Geavanceerd document uploaden, en niet in de standaard uploadinstelling.
⚠️ Let op: Workflows worden geactiveerd zodra een teamlid een nieuw document uploadt dat aan bepaalde vooraf gedefinieerde voorwaarden voldoet.
Een Document Workflow Toevoegen
Als beheerder begin je door naar de Space Settings-pagina te navigeren en vervolgens naar de Workflows-module. Hier kun je alle workflows zien die in je space bestaan, inclusief informatie zoals of een workflow actief is of niet (1), naam (2), volgorde (3), beschrijving (4) en op welk niveau binnen de ruimtelijke structuur van een project het is gekoppeld (5).
Volg deze stappen om een nieuwe workflow toe te voegen:
1. Klik op de knop "Toevoegen" (6).
2. Selecteer eerst de relevante locatie, project of projectfase waaraan je de workflow wilt toevoegen.
Klik op "Opslaan".
3. Voer op de volgende pagina de workflowinformatie in, inclusief verplichte velden "Naam" en "Volgorde".
📝 Opmerking: Het volgnummer bepaalt de rangorde van de workflow en wanneer deze moet worden geactiveerd in vergelijking met andere, daarom heeft elke workflow een uniek volgnummer nodig. Bijvoorbeeld, een workflow met volgorde 0 betekent dat deze workflow als eerste zal plaatsvinden, en pas als deze is voltooid, zullen de volgende volgordes plaatsvinden (1, dan 2, dan 3, enzovoort).
4. Voer vervolgens de voorwaarden in waaraan het document moet voldoen om de workflow te activeren door te selecteren uit de dropdown-lijsten. Voor elke eigenschap kunnen meerdere waarden worden toegevoegd.
De combinatie van de volgende eigenschappen kan worden gebruikt:
Documentnaam regex - Dit verwijst naar een specifieke documentnaam die kan bestaan uit een combinatie van cijfers, letters en speciale tekens. Als je een documentnaamconventie gebruikt voor een projectfase, kijkt de documentnaam regex naar de vrije veldidentificatie aan het einde van de documentnaam.
Ruimtelijke structuur - Verwijst naar de Locatie, Gebouw of Verdieping waaraan het document is gekoppeld.
Discipline - De relevante discipline waarmee het document is geassocieerd, wat aangepaste metadata is die door de beheerder is ingesteld.
Labels - Alle aangepaste labels die aan de documentinformatie zijn toegevoegd en die door de beheerder zijn aangemaakt.
Documenttype - Verwijst naar welk documenttype is gespecificeerd bij het uploaden van een document, dit kan Document, Documentatie, Tekening, Afbeelding of Model zijn.
Auteur - Verwijst naar welk bedrijf de gebruiker behoort die verantwoordelijk was voor het uploaden van het document.
Status - De relevante status die aan het document is toegekend, wat aangepaste metadata is die door de beheerder is ingesteld.
Wanneer je klaar bent, klik op "Opslaan".
Workflowstappen Definiëren
Na het toevoegen van de initiële workflowinformatie kunnen we de workflowstappen instellen. Wanneer een nieuw document wordt toegevoegd dat aan de voorwaarden voldoet, wordt de workflow geactiveerd en monitort het automatisch de voortgang en coördineert het alle taken.
Er zijn vier standaardacties die kunnen plaatsvinden, waaronder een Auditronde, een Reviewtaak, een Stempel en een Melding. Om een van deze stappen toe te voegen, klik je op de knop "Actie toevoegen" en selecteer je er een uit de dropdown-lijst.
Je moet eerst een actie selecteren en vervolgens de triggers definiëren die volgen door op de knop "Trigger toevoegen" te klikken.
Hier zijn de details van elk actietype.
Auditronde
Een auditronde kan in een workflow worden gebruikt als een manier om feedback te verzamelen van meerdere belanghebbenden over een document.
Als een auditronde wordt geactiveerd, worden er automatisch persoonlijke audittaken voor elke belanghebbende aangemaakt die parallel kunnen worden voltooid. De volgende stap in de workflow hangt af van of er opmerkingen aan de taak zijn toegevoegd door de verantwoordelijke gebruikers vóór de deadline van de auditronde.
Een auditronde heeft de volgende eigenschappen:
1. Beschrijving: beschrijving van de auditronde, alleen ter referentie.
2. Verantwoordelijke: een of meer gebruikers kunnen als verantwoordelijke worden toegevoegd en er wordt per verantwoordelijke persoon een audittaak aangemaakt. Teamleden van hetzelfde bedrijf kunnen elkaars audittaken voltooien, maar de persoon die oorspronkelijk de audittaak toegewezen kreeg, zal altijd als verantwoordelijke verschijnen.
3. Duur: aantal dagen dat de audittaak openstaat. De deadline van deze taak wordt bepaald door de duur.
📝 Opmerking:De verantwoordelijke persoon die automatisch door de workflow is toegewezen, kan later worden gewijzigd vanaf de pagina met details van de aangemaakte audittaak.
Na de deadline wordt het resultaat van de audittaken binnen de controleronde geëvalueerd en wordt de volgende stap in de workflow gestart. Een auditronde heeft de volgende uitkomsten die kunnen worden toegevoegd:
Opmerkingen: er zijn opmerkingen geplaatst op een of meer audittaken binnen de deadline.
Geen opmerkingen: er zijn geen opmerkingen geplaatst op een van de audittaken. Taken die niet binnen de deadline zijn voltooid, tellen ook als geen opmerking. De auditronde is dus niet afhankelijk van het voltooien van alle taken.
Altijd uitvoeren: voer de volgende stap van de workflow uit, ongeacht de uitkomst.
Review
Een Review kan worden gebruikt om een document binnen de workflow te afwijzen of goed te keuren op basis van de feedback van één belanghebbende over het document.
Als een reviewactie in een workflow wordt geactiveerd, wordt er automatisch een enkele reviewtaak aangemaakt waarbij meerdere verantwoordelijke personen kunnen worden toegewezen, maar de taak eindigt zodra de eerste persoon deze voltooit.
Een reviewactie heeft de volgende eigenschappen:
1. Beschrijving: beschrijving van de reviewtaak, alleen ter referentie.
2. Verantwoordelijke: de gebruikers die bevoegd zijn om de review uit te voeren. Meerdere personen kunnen als verantwoordelijke worden toegevoegd, maar degene die dit als eerste voltooit, sluit de taak. Er wordt dus slechts één reviewtaak per review aangemaakt.
3. Duur: het aantal dagen dat de review openstaat. Na de deadline wordt de reviewtaak urgent, maar de workflow gaat pas verder als de taak is voltooid.
4. Publiceren vinkje: Als dit is geselecteerd, verschijnen de bijbehorende documenten in de map Gepubliceerd zodra de reviewtaak is goedgekeurd.
📝 Opmerking: De verantwoordelijke persoon die automatisch door de workflow is toegewezen, kan later worden gewijzigd vanaf de pagina met details van de aangemaakte reviewtaak.
In tegenstelling tot de auditronde wordt een review pas geëvalueerd als de taak is voltooid. De deadline is alleen voor informatieve doeleinden. Een review heeft twee uitkomsten:
Goedgekeurd: de review was positief en goedgekeurd.
Afgewezen: de review was negatief, een uitleg kan worden toegevoegd in de vorm van tekst of een bijlage.
Altijd uitvoeren: voer de volgende stap van de workflow uit, ongeacht de uitkomst.
📝 Opmerking: Voor meer informatie over documentgoedkeuringsstatussen en workflows, raadpleeg dit artikel.
Stempel
Als resultaat van een Audit- of Reviewtaak kan er een geautomatiseerde stempel op een document worden geplaatst op basis van de uitkomst.
In de eigenschappen van deze actie kan een van de documentstempels uit de space worden geselecteerd.
📝 Opmerking: Documentstempels kunnen door de beheerder worden toegevoegd via de beheerdersportaalpagina. Lees hier meer over hoe je stempels maakt: Stempels maken
Melding
Een meldingsactie stuurt een melding naar geselecteerde ontvangers.
In de eigenschappen van de meldingsactie kan de meldingsinformatie bevatten:
1. Onderwerp: het onderwerp van het bericht, ook het onderwerp van de verzonden email.
2. Ontvangers: de gebruikers die de melding ontvangen.
3. Bericht: een tekstuele uitleg.
📝 Opmerking: Meldingen kunnen op elk moment in de workflow worden ingepland. Als je als gebruiker een ontvanger bent, wordt deze melding per e-mail verzonden, maar het zal ook zichtbaar zijn in je persoonlijke dashboard binnen de To do's module.
Workflows Activeren en Deactiveren
Alle workflows kunnen direct vanaf de overzichtspagina van een workflow worden geactiveerd of gedeactiveerd. Zodra geactiveerd, wordt de schakelaar groen.
Indien nodig is het ook mogelijk om alle workflows tegelijkertijd te deactiveren door op de knop "Deactiveer alle workflows" te klikken op de overzichtspagina van de workflows.
Workflows Bewerken
Het is mogelijk om de details van een workflow op een later moment te bewerken. Echter, de Locatie, Project en Projectfase waarmee de workflow is geassocieerd, kunnen niet worden gewijzigd.
Afhankelijk of een workflow actief is of niet, kan het volgende worden bewerkt:
Informatie kan op elk moment worden bewerkt, ongeacht of de workflow actief is of niet.
Voorwaarden kunnen op elk moment worden bewerkt, ongeacht of de workflow actief is of niet.
Stappen kunnen alleen worden bewerkt als de workflow gedeactiveerd is.
📝 Opmerking: Om meer informatie te bekijken over elk van de workflowstappen, kun je op de naam klikken om elke actie uit te vouwen of samen te vouwen. Je kunt bijvoorbeeld zien wie verantwoordelijk is voor een taak of wie de ontvangers van een melding zijn, enz.
💡 Tip: Voor meer informatie over hoe reguliere gebruikers de details van workflows die voor een project zijn gemaakt en hun bijbehorende documenten kunnen bekijken, raadpleeg dit artikel: Actieve workflows bekijken als gebruiker.