Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
In BIMcollab documentbeheer maakt het gebruik van Workflows het mogelijk om geautomatiseerde projectgoedkeuringsprocessen voor je documenten in te stellen. Dit betekent dat space-beheerders verschillende taken (en de uitkomst van die taken) kunnen omzetten in een geautomatiseerde reeks gebeurtenissen.
💡 Tip: Als je een space-beheerder bent, kun je meer leren over hoe je workflows kunt toevoegen en maken in dit artikel: Workflows in BIMcollab documentbeheer.
Een workflow wordt geactiveerd wanneer een gebruiker een document uploadt dat voldoet aan de vooraf gedefinieerde workflowcriteria. Op basis van de workflowacties kunnen gebruikers automatisch specifieke taken toegewezen krijgen, en gebruikers kunnen actieve Workflow-details in het project bekijken.
Als gebruiker kun je worden toegewezen als verantwoordelijke voor Audit-taken of Review-taken, of je kunt een melding ontvangen volgens een workflow.
Hoewel alleen beheerders een workflow kunnen instellen en bewerken, kunnen gewone gebruikers workflows bekijken die actief zijn in hun project op een van de twee manieren: via de Instellingenmodule of de Documentenmodule.
⚠️ Let op: Een workflow wordt geactiveerd wanneer een teamlid een nieuw document of nieuwe versie uploadt die voldoet aan de vooraf gedefinieerde criteria; het zal niet worden toegepast op bestaande documenten in de fase.
Workflows Bekijken
Begrijpen hoe je workflows binnen je projecten kunt bekijken en volgen is essentieel om op de hoogte te blijven van de status en voortgang van verschillende taken. Hieronder begeleiden we je door de stappen om toegang te krijgen tot en workflows te bekijken die zijn gekoppeld aan specifieke projectfasen en documenten.
Instellingenmodule
De Workflows-pagina onder de Instellingenmodule toont alle workflows die momenteel actief zijn in de specifieke projectfase die is geselecteerd.
Navigeer eerst naar het project of de fase waaraan een workflow is toegevoegd
Selecteer de Instellingenmodule in de bovenste horizontale balk
Navigeer naar de Workflows-pagina
Alle workflows die actief zijn in de huidige projectfase worden hier weergegeven
De workflowinformatie omvat de Naam, Volgorde, Beschrijving en de fase waaraan het is gekoppeld.
⚠️ Let op: Een gebruiker moet de vereiste rechten hebben ingeschakeld om Instellingen en Workflows te Bekijken, anders zijn de Instellingenmodule of Workflows-pagina niet zichtbaar voor jou. Als je niet de juiste rechten hebt, neem dan contact op met je space-beheerder.
Het selecteren van de naam van een workflow brengt je naar de Workflow Overzichtspagina die later in dit artikel wordt uitgelegd.
Documentenmodule
In de documentenmodule kan een gebruiker zien met welke workflows een specifiek document is geassocieerd.
Navigeer eerst naar het project of de fase waaraan een workflow is toegevoegd
Selecteer de Documentenmodule vanuit de bovenste horizontale balk of de linker zijbalk
Selecteer het documentnummer waarin je geïnteresseerd bent
Navigeer naar het Workflows-tabblad
Elke actieve workflow waarvan het document deel uitmaakt, wordt hier weergegeven
De workflowinformatie omvat:
Versienummer van het document dat de workflow heeft geactiveerd
Workflownaam
Datum waarop de workflow is gestart (gebaseerd op wanneer het document voor het eerst is geüpload en het heeft geactiveerd)
Eventuele Actieve workflowstappen gerelateerd aan het document
Totaal aantal stappen dat is voltooid in de workflow
Het selecteren van de naam van een workflow brengt je naar de Workflow Overzichtspagina die later in dit artikel wordt uitgelegd.
💡 Tip: Om een volledig overzicht van alle acties die op een document zijn uitgevoerd te bekijken, kun je ook naar de Gebeurtenissen-pagina van het document navigeren. Hier is een actielogboek aanwezig dat alle eerdere acties bevat die op een document zijn uitgevoerd als gevolg van het doorlopen van een workflow, evenals eventuele aanvullende acties die buiten de workflow zijn uitgevoerd.
Workflow Overzicht
Wanneer je een workflownaam selecteert, hetzij vanuit de Instellingenmodule of de Documentdetails-pagina, wordt de workflowoverzichtspagina weergegeven die kan worden gelezen als een tabel of dashboard.
Dit bestaat uit een aantal verschillende kolommen:
Documentenlijst: Alle documenten die aan de voorwaarden voor de workflow voldeden, worden aan de linkerkant weergegeven, evenals hun beschrijving en versienummer.
Algemene workflow-informatie: Samenvattend overzicht van het gehele proces, inclusief wanneer de workflow voor een bepaald document begon en de status van voltooiing.
Workflow-stappen: Uitsplitsing van elke stap in de workflow waarbij elk type wordt onderscheiden door zijn kleur en pictogram:
Audit Ronden zijn geel en bevatten informatie zoals wanneer het is gestart, de status en het resultaat (opmerkingen). De individuele audittaken voor de verantwoordelijke personen worden ook weergegeven, inclusief de status van de taak, de voltooiingsdatum en het resultaat (opmerkingen).
Review Taken zijn groen en bevatten informatie zoals wanneer het is gestart, de status, evenals wanneer de review is voltooid.
Stempelacties zijn oranje en bevatten wanneer de stempel op een document is geplaatst.
Notificatie acties zijn blauw en bevatten wanneer de daadwerkelijke notificatie is verzonden.
Het workflow-overzicht voor een document lezen
Elk document wordt in zijn eigen rij weergegeven, en de workflow-informatie voor dat specifieke document kan horizontaal worden gelezen.
Zodra een workflow is gestart, is het eenvoudig om de algehele voltooiing te volgen volgens de statusinformatie in de algemene workflow-kolom:
Algemene Workflow
x/x stappen voltooid: Als een workflow nog niet voltooid is voor een document, zal de status open zijn en weergeven hoeveel stappen er zijn voltooid van het totaal aantal.
Voltooid: Pas wanneer alle verantwoordelijke personen hun taken hebben uitgevoerd zoals beschreven in de workflow voor een document, zal de status voltooid zijn.
Zodra een stap in de workflow is gestart, kan de status ook worden gevolgd, wat is gebaseerd op de resultaten van het relevante To do-item:
Audit Ronde
Algemene actie:
Open Taken: Niet alle verantwoordelijken hebben hun taken al afgerond.
Geen Taken open: Alle verantwoordelijken hebben hun audit-taken afgerond.
Individuele taak:
Open: Verantwoordelijke heeft de audit-taak nog niet afgerond.
Gecontroleerd: Verantwoordelijke heeft de taak afgerond, al dan niet met opmerkingen.
Urgent: Deadline voor auditronde is verstreken en taak is nog niet afgerond.
Gecontroleerd (te laat): Taak is afgerond na de deadline van de auditronde.
Gecontroleerd (terwijl afgebroken): Taak is afgerond nadat de auditronde was afgebroken.
Niet gecontroleerd: Nieuwe documentversie is geüpload toen de audit-taakstatus 'Urgent' was.
Afgebroken: De auditronde is afgebroken, of een nieuwe documentversie is geüpload toen de audit-taakstatus 'Open' was.
Review Taak
Open: Verantwoordelijke persoon heeft de Review-taak nog niet voltooid.
Urgent: Deadline voor de taak is verstreken en de taak is nog steeds niet voltooid.
Goedgekeurd: Verantwoordelijke persoon heeft de taak voltooid door het document goed te keuren.
Afgewezen: Verantwoordelijke persoon heeft de taak voltooid door het document af te wijzen.
Geannuleerd: Nieuwe documentversie is geüpload voordat de Review-taak was voltooid.
Workflow Details
De "details"-pagina bevat alle informatie over de workflow volgens hoe de beheerder deze heeft ingesteld. Dit omvat de volgende pagina's:
Informatie - schetst relevante voorwaarden en workflow-stappen bepaald door de beheerder.
Documenten in Workflow - biedt een overzicht van alle documenten waarvan de details voldeden aan de criteria voor het activeren van de workflow.
Gebeurtenissen - overzicht van wanneer de workflow is toegevoegd, geactiveerd of gedeactiveerd.
💡 Tip: Om meer informatie over elke stap van de workflow te bekijken, klik op de naam om elke actie uit te vouwen of in te klappen. Je kunt bijvoorbeeld zien wie verantwoordelijk is voor een taak, of wie de ontvangers van een melding zijn.