Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
In BIMcollab is documentgoedkeuring onderdeel van het documentbeheerproces. Documenten kunnen op twee manieren worden goedgekeurd (vermeld in het tabblad Gepubliceerde Documenten), afhankelijk van of het document deel uitmaakt van een workflow:
Als niet onderdeel van een workflow: Dit kan handmatig worden gedaan vanaf de Documentdetails-pagina
Als het wél onderdeel is van een workflow: Goedkeuring gebeurt op basis van het resultaat van een Review-taak
⚠️ Let op: Standaard kunnen gebruikers documenten in de Gepubliceerde categorie bekijken. Als je toegang nodig hebt tot Gedeelde (niet-gepubliceerde) documenten, moet je beheerder dit inschakelen door naar Gebruikersgroepen > Machtigingen te gaan en het vakje "Heeft toegang tot niet-gepubliceerde documenten" aan te vinken.
Keur een Document Handmatig Goed
📝 Opmerking: Om documenten handmatig te kunnen goedkeuren, moeten gebruikers in een gebruikersrol zitten met de juiste machtigingen, inclusief de machtiging om "Documenten handmatig goed te keuren".
Documentversies kunnen op elk moment worden goedgekeurd met de [Keur goed] knop op de documentdetailpagina.
Ga naar het documententabblad
Selecteer het documentnummer dat je wilt goedkeuren
Klik op de [Keur goed] knop in de actiebalk
Er verschijnt een venster met de vraag of je de laatste versie van het document wilt publiceren. Klik op "Ja, publiceer".
Het document is nu zichtbaar in de Gepubliceerde Documenten List.
Zodra een documentversie is goedgekeurd, verdwijnt de Keur document goed knop. Pas wanneer een nieuwe documentversie is geüpload, wordt deze knop weer beschikbaar.
De informatie over de goedkeuring, inclusief de persoon die het heeft goedgekeurd, wordt vastgelegd in het tabblad Gebeurtenissen van de documentdetailpagina.
Keur een Document Goed via een Review
Als een document deel uitmaakt van een Workflow, kunnen documenten ook worden goedgekeurd door het voltooien van Review-taken. Wanneer de beheerder een Review-actie aanmaakt, is er een optioneel "Te publiceren" selectievakje. Als dit is geselecteerd, verschijnen de bijbehorende documenten in de Gepubliceerde map zodra de review-taak is goedgekeurd. Het resultaat van de review - Goedgekeurd of Afgewezen - bepaalt niet alleen de volgende stap in de workflow, maar ook de status die de review-taak krijgt en onder welk filter het document zal verschijnen.
Met deze optie kunnen documenten alleen worden goedgekeurd door de verantwoordelijke persoon van de Review-taak. De voltooiing hiervan zal ook worden gekoppeld aan een deadline zoals bepaald in de workflow.
💡 Tip: Voor meer informatie over hoe reguliere gebruikers de details van workflows die voor een project zijn aangemaakt en hun bijbehorende documenten kunnen bekijken, raadpleeg dit artikel: Bekijk actieve workflows als gebruiker
Er wordt een actie geactiveerd in een workflow die vereist dat een document Review-taak begint, en de verantwoordelijke personen worden hieraan toegewezen.
De documenten die nog moeten worden beoordeeld, verschijnen eerst in de Gedeelde categorie
Een verantwoordelijke persoon voltooit vervolgens de review-taak door de [Keur goed] knop voor de relevante Review-taak te selecteren
Het document verplaatst zich vervolgens van de Gedeelde categorie naar de Gepubliceerde categorie
Wanneer een nieuwe documentversie wordt geüpload, wordt er automatisch een nieuwe Review-taak geactiveerd als de metadata van de nieuwe versie overeenkomt met de Workflow-criteria. Dit betekent dat het reviewproces voor deze documentversie opnieuw begint in de Gedeelde map (gemarkeerd met het "Oudere versie is gepubliceerd" pictogram), terwijl de vorige documentversie in de Gepubliceerde map blijft. De verantwoordelijke persoon moet de Review-taak voltooien voordat de nieuwe documentversie in de Gepubliceerde documenten categorie verschijnt.
💡 Tip: Voor meer informatie over hoe om te gaan met Review-taken, raadpleeg dit artikel: Review-taken
📝 Opmerking: Het is alleen mogelijk om een van de bovenstaande methoden te gebruiken om een document goed te keuren. Als een document een workflow met een Review Taak ingaat, wordt de handmatige goedkeuringsknop automatisch niet beschikbaar (grijs weergegeven).