Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
In BIMcollab documentbeheer maakt het gebruik van workflows het mogelijk om goedkeuringsprocessen voor je documenten te automatiseren. Dit betekent dat space-beheerders verschillende taken (en de uitkomst daarvan) kunnen omzetten in een geautomatiseerde reeks gebeurtenissen.
💡 Tip: Ben je een space-beheerder? Lees dan meer over het toevoegen en aanmaken van workflows in dit artikel: Workflows in BIMcollab documentbeheer.
Een workflow wordt gestart wanneer een gebruiker een document uploadt dat voldoet aan de vooraf ingestelde workflowcriteria. Op basis van de workflowacties kunnen gebruikers automatisch specifieke taken toegewezen krijgen, en kunnen gebruikers actieve workflowdetails in het project bekijken.
Als gebruiker kun je worden aangewezen als verantwoordelijke voor Audit-taken of Review-taken, of kun je een melding ontvangen volgens een workflow.
Alleen beheerders kunnen een workflow instellen en bewerken, maar gewone gebruikers kunnen de actieve workflows in hun project op twee manieren bekijken: via het Tabblad Settings of het Tabblad Documents.
⚠️ Let op: Een workflow wordt gestart wanneer een team member een nieuw document of een nieuwe versie uploadt die voldoet aan de ingestelde criteria; dit geldt niet voor bestaande documenten in de fase.
Workflows bekijken
Weten hoe je workflows binnen je projecten kunt bekijken en volgen is essentieel om op de hoogte te blijven van de status en voortgang van verschillende taken. Hieronder leggen we uit hoe je workflows kunt openen en bekijken die gekoppeld zijn aan specifieke projectfasen en documenten.
Tabblad Settings
Het menu Workflows onder het tabblad Settings toont alle workflows die momenteel actief zijn in de geselecteerde projectfase.
Navigeer eerst naar het project of de fase waaraan een workflow is toegevoegd
Selecteer het tabblad Settings in de horizontale balk bovenaan
Navigeer naar het tabblad Workflows
Alle workflows die actief zijn in de huidige projectfase worden hier weergegeven
De workflowinformatie bevat de naam, volgorde, beschrijving en de fase waaraan deze is gekoppeld.
⚠️ Let op: Een gebruiker moet de juiste rechten hebben om Settings en Workflows te bekijken, anders zijn het tabblad Settings of het menu Workflows niet zichtbaar voor jou. Heb je niet de juiste rechten, neem dan contact op met je space-beheerder.
Door op de naam van een workflow te klikken, ga je naar het Workflow Overzichtsmenu dat later in dit artikel wordt uitgelegd.
Tabblad Documents
In het tabblad Documents kan een gebruiker zien aan welke workflows een specifiek document is gekoppeld.
Navigeer eerst naar het project of de fase waaraan een workflow is toegevoegd
Selecteer het tabblad Documents via de horizontale balk bovenaan of de zijbalk links
Selecteer het documentnummer waarin je geïnteresseerd bent
Navigeer naar het tabblad Workflows
Elke actieve workflow waar het document deel van uitmaakt, wordt hier weergegeven
De workflowinformatie bevat:
Versienummer van het document dat de workflow heeft gestart
Workflownaam
Datum waarop de workflow is gestart (gebaseerd op wanneer het document voor het eerst is geüpload en de workflow is gestart)
Alle actieve workflowstappen die bij het document horen
Totaal aantal stappen dat is voltooid in de workflow
Door op de naam van een workflow te klikken, ga je naar het Workflow Overzichtsmenu dat later in dit artikel wordt uitgelegd.
💡 Tip: Wil je een volledig overzicht van alle acties die op een document zijn uitgevoerd? Ga dan naar het Events-menu van het document. Hier vind je een actielog met alle eerdere acties die op een document zijn uitgevoerd als gevolg van een workflow, maar ook acties die buiten de workflow om zijn gedaan.
Workflow Overzicht
Wanneer je een workflownaam selecteert vanuit het tabblad Settings of het tabblad Documentdetails, wordt de workflowoverzichtspagina getoond. Deze kun je lezen als een tabel of dashboard.
Deze bestaat uit verschillende kolommen:
Documentlist: Alle documenten die aan de voorwaarden van de workflow voldoen, staan aan de linkerkant, samen met hun beschrijving en versienummer.
Algemene workflowinformatie: Samenvatting van het hele proces, inclusief wanneer de workflow voor een bepaald document is gestart en de status van afronding.
Workflowstappen: Uitsplitsing van elke stap in de workflow, waarbij elk type wordt onderscheiden door kleur en pictogram:
Audit Ronden zijn geel en bevatten informatie zoals wanneer deze is gestart, de status en het resultaat (opmerkingen). De individuele audit-taken voor de verantwoordelijken worden ook getoond, inclusief de status van de taak, voltooiingsdatum en resultaat (opmerkingen).
Review-taken zijn groen en bevatten informatie zoals wanneer deze is gestart, de status en wanneer de review is afgerond.
Stempelacties zijn oranje en tonen wanneer de stempel op een document is geplaatst.
Notificatie-acties zijn blauw en tonen wanneer de daadwerkelijke notificatie is verstuurd.
Het workflowoverzicht van een document lezen
Elk document wordt weergegeven in een eigen rij, en de workflowinformatie voor dat specifieke document lees je horizontaal.
Zodra een workflow is gestart, kun je de voortgang eenvoudig volgen via de statusinformatie in de algemene workflowkolom:
Algemene workflow
x/x stappen voltooid: Als een workflow nog niet is afgerond voor een document, blijft de status open en zie je hoeveel stappen er van het totaal zijn voltooid.
Voltooid: Pas als alle verantwoordelijken hun taken volgens de workflow voor een document hebben uitgevoerd, wordt de status als voltooid weergegeven.
Zodra een stap is gestart in de workflow, kun je de status ook volgen op basis van de resultaten van het betreffende To do's-item:
Auditronde
Algemene actie:
Openstaande taken: Niet alle verantwoordelijken hebben hun taken al afgerond.
Geen openstaande taken: Alle verantwoordelijken hebben hun controletaken afgerond.
Individuele taak:
Open: Verantwoordelijke heeft de controletaak nog niet afgerond.
Gecontroleerd: Verantwoordelijke heeft de taak afgerond, met of zonder opmerkingen.
Urgent: Deadline voor de controleronde is verstreken en de taak is nog niet afgerond.
Gecontroleerd (te laat): Taak is afgerond na de deadline van de controleronde.
Gecontroleerd (na annulering): Taak is afgerond nadat de controleronde was afgebroken.
Niet gecontroleerd: Nieuwe documentversie is geüpload terwijl de status van de controletaak 'Urgent' was.
Afgebroken: De controleronde is afgebroken, of er is een nieuwe documentversie geüpload terwijl de status van de controletaak 'Open' was.
Reviewtaak
Open: Verantwoordelijke heeft de reviewtaak nog niet afgerond.
Urgent: Deadline voor de taak is verstreken en de taak is nog niet afgerond.
Goedgekeurd: Verantwoordelijke heeft de taak afgerond door het document goed te keuren.
Afgewezen: Verantwoordelijke heeft de taak afgerond door het document af te wijzen.
Afgebroken: Nieuwe documentversie is geüpload voordat de reviewtaak was afgerond.
Workflowdetails
Klik op Details om alle informatie over de workflow te bekijken zoals deze door de beheerder is ingesteld. Dit omvat:
Informatie - geeft de relevante voorwaarden en workflowstappen weer zoals bepaald door de beheerder.
Documenten in workflow - geeft een overzicht van alle documenten waarvan de details voldeden aan de criteria om de workflow te starten.
Gebeurtenissen - overzicht van wanneer de workflow is toegevoegd, geactiveerd of gedeactiveerd.
💡 Tip: Klik op de naam van een workflowstap om meer informatie te zien of te verbergen. Zo kun je bijvoorbeeld zien wie verantwoordelijk is voor een taak, of wie een notificatie ontvangt.