Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.

Audit-taken worden aangemaakt als resultaat van een Auditronde die door beheerders is gepland als onderdeel van een document Workflow-proces. Een auditronde in BIMcollab documentbeheer verwijst naar een auditproces waarbij de documenten worden gecontroleerd op kwaliteit, naleving en coördinatie door meerdere teamleden. Een auditronde kan in een workflow worden gebruikt als een manier om de feedback van meerdere belanghebbenden over een document te verzamelen binnen een vastgestelde deadline.

Wanneer een auditronde wordt geactiveerd, worden individuele Audit-taken voor elke belanghebbende automatisch aangemaakt, zodat ze gelijktijdig kunnen worden voltooid. Audit-taken kunnen aan één of meerdere gebruikers worden toegewezen en kunnen worden afgehandeld door de verantwoordelijke gebruiker of een projectlid van hun bedrijf, aangezien ze ook voor hen zichtbaar zullen zijn.

Daarom is het plannen van een auditronde in een workflow bijzonder nuttig wanneer een document door meerdere teamleden moet worden beoordeeld. Elke auditronde heeft betrekking op een specifieke documentversie en vereist dat er een duur wordt ingesteld, die het aantal dagen specificeert totdat de auditronde eindigt.

Om een audit-taak aan te maken, moet de space-beheerder die verantwoordelijk is voor het definiëren van de workflow voor documentcoördinatie eerst een auditronde toevoegen. Dit kan worden gedaan door op de knop "Auditronde-actie toevoegen" te klikken binnen de workflow-stappen. Gedetailleerde stappen voor het aanmaken van een auditronde worden in dit artikel gegeven: Workflows in BIMcollab.

Zodra documenten zijn geüpload die een auditronde activeren, worden persoonlijke audit-taken voor elke belanghebbende automatisch aangemaakt. Samenvattend worden audit-taken niet handmatig aangemaakt; ze worden automatisch gegenereerd wanneer een auditronde wordt geactiveerd.

Audit-taken kunnen worden benaderd via:
​

A. Het Dashboard waar gebruikers audit-taken kunnen bekijken en benaderen wanneer ze direct binnen een project worden aangemaakt. Alle audit-taken worden prominent weergegeven, zodat gebruikers gemakkelijk naar de taken kunnen navigeren waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
​

1. Open: alle open en urgente audit-taken.

2. Urgent: alle audit-taken waarvan de deadline is verstreken en die nog moeten worden afgehandeld.

3. Voltooid: voltooide audit-taken.

4. Verantwoordelijk: open of urgente audit-taken waarvoor je primair verantwoordelijk bent.

5. Eigenaar: open of urgente controle-taken op documenten waarvan jouw bedrijf de auteur is.
​

Door op een van deze statussen te klikken, wordt het overzicht van audit-taken in de To do's-module geopend, met de bijbehorende filters toegepast.
​

B. De To-do's-module (1) waar communicatie-items te vinden zijn. Klik op Audit-taak (2) om een overzicht te zien van alle audit-taken in je project.

3. De Documentenmodule (1) onder het menugedeelte waar de optie Auditronde (2) kan worden geselecteerd. Klik op de gewenste Auditronde (3) om de detailpagina te openen.

Een audit-taak toont de eigenschappen van de audit-taak zelf en het document dat ermee verband houdt. Deze eigenschappen geven in één oogopslag meer informatie over zowel de audit-taak als het document. Klik op het Audit-taaknummer om de eigenschappen te zien.
​

Audit-taak:
​

1. Nummer: elke audit-taak krijgt een uniek nummer toegewezen op basis van de locatie, het gebouw en de fase die aan de taak zijn gekoppeld.

2. Status: de status biedt belanghebbenden duidelijke informatie over de voortgang van de taak. Dit wordt in de volgende sectie verder uitgewerkt.
​

3. Beschrijving: de beschrijving van de auditronde die de audit-taak activeert, wordt hier weergegeven.
​

4. Auditronde: weergegeven door een nummer, dat een auditronde uniek identificeert. Door op deze link te klikken, worden gebruikers doorgestuurd naar de auditronde die met de taak verband houdt.
​

5. Gestart: de datum waarop de audit-taak is aangemaakt.
​

6. Einddatum: de datum die het einde van de auditronde markeert, wat het aantal dagen is dat de auditronde open is.
​

7. Verantwoordelijke: je kunt de projectleden vinden die verantwoordelijk zijn voor de taak, samen met hun respectievelijke bedrijven.
​

8. Doorsturen: stuur de audittaak door naar een andere gebruiker, die verantwoordelijk wordt voor deze taak.

9. Voltooid op: de datum en tijd waarop de audittaak is afgehandeld.
​

10. Voltooid door: de naam van het projectlid en hun bedrijf die de audittaak hebben afgehandeld.
​

11. Opmerkingen: als er opmerkingen aan de audittaak zijn toegevoegd, kunnen deze hier worden gedownload. Als er geen opmerkingen zijn toegevoegd, wordt de beschrijving "Geen opmerkingen" weergegeven.
​

Document:
​

​

1. Documentnummer: een uniek nummer of code voor het document. Door op de link te klikken worden gebruikers doorgestuurd naar het document dat aan de taak is gekoppeld.
​

2. Beschrijving: een beschrijving van het document.
​

3. Documentdatum: de uitgiftedatum van de eerste versie van het document.
​

4. Auteur: verwijst naar het bedrijf van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het uploaden van het document.
​

5. Versienummer: een tekst of nummer dat helpt om de verschillende versies van een document bij te houden.
​

6. Versiebeschrijving: een beschrijving van de documentversie.
​

7. Versiedatum: de datum van de huidige versie.
​

Wanneer een nieuwe audittaak wordt toegevoegd, is de standaardstatus Open. Afhankelijk van de duur die is gedefinieerd in de auditronde, en of de verantwoordelijke gebruiker een taak heeft afgehandeld, krijgt de taak een van de onderstaande statussen toegewezen:
​

1. Open: audittaak is open en nog niet afgehandeld.

2. Urgent: de duur voor de audittaak is verstreken. Hoewel de audittaak nog steeds kan worden afgehandeld, heeft dit geen invloed op de workflow als de volgende stap al is voltooid.

3. Gecontroleerd: audittaak is voltooid met of zonder opmerkingen.

4. Geannuleerd: een audittaak kan worden geannuleerd als deze niet langer nodig is. Als een audittaak open is en er een nieuwe documentversie wordt geüpload, worden de huidige actieve workflow en alle taken die aan de vorige versie zijn gekoppeld geannuleerd. De optie om een audittaak te annuleren is alleen zichtbaar voor Space-beheerders.

5. Gecontroleerd (te laat): de audittaak werd afgehandeld terwijl deze als urgent was gemarkeerd. De opmerkingen kunnen nog steeds worden geraadpleegd en gedownload vanuit het overzicht van de audittaak.

6. Gecontroleerd (terwijl geannuleerd): taken die zijn geannuleerd kunnen nog steeds worden afgehandeld, maar aangezien de audittaak is geannuleerd, heeft dit geen effect op de resterende stappen in de workflow.

7. Niet gecontroleerd: als de status van een audittaak als "Urgent" is gemarkeerd en de taak wordt geannuleerd of er wordt een nieuwe documentversie geüpload, verandert de status van de audittaak in "Niet gecontroleerd."

​

Een open audittaak kan worden afgehandeld door wel of geen opmerkingen te geven. Zowel de gebruiker die als verantwoordelijk is toegewezen voor de audittaak als hun collega's van hetzelfde bedrijf kunnen een audittaak afhandelen door een van de twee opties te gebruiken:
​

1. Geen opmerkingen

2. Met opmerkingen
​

In het overzicht van audittaken (1) hebben verantwoordelijke gebruikers en hun bedrijfleden toegang tot de knop "Ik heb geen opmerkingen" (2) , waarmee een taak onmiddellijk kan worden afgehandeld zonder opmerkingen toe te voegen.

Wanneer een gebruiker opmerkingen heeft, kunnen deze worden toegevoegd op de detailpagina van een audittaak, die toegankelijk is door te klikken op het nummer (3) van de audittaak.

Op de detailpagina van een audittaak kunnen gebruikers het document dat aan deze taak is gekoppeld downloaden en hun opmerkingen toevoegen. Door op de knop "Ik heb opmerkingen" (1) te klikken, wordt een dropdownmenu weergegeven waarin gebruikers het document met hun opmerkingen kunnen kiezen (2) en uploaden (3).

Daarnaast is de knop "Ik heb geen opmerkingen" ook op dezelfde pagina aanwezig. Als "Ik heb geen opmerkingen" wordt geselecteerd, wordt de documentstatus bijgewerkt naar "Gecontroleerd."
​

Zodra de opmerkingen zijn geüpload, kunnen ze door projectleden worden gedownload met behulp van de knop "Opmerkingen downloaden" die in de onderstaande afbeelding wordt weergegeven.

Vanuit het overzicht van Audit-taken kun je ook de documenten downloaden die gecontroleerd moeten worden. Kies de filter "Ik ben verantwoordelijk" (1) of "mijn bedrijf is verantwoordelijk" om de relevante taken te filteren. Selecteer alles (2) of alleen de relevante audit-taken en klik vervolgens op de download (3) knop. Er wordt een .zip-bestand naar je computer gedownload met alle documenten van de geselecteerde Audit-taken.
​

De gedownloade documenten hebben een speciale bestandsnaam met een unieke code, die niet gewijzigd mag worden om fouten bij het opnieuw uploaden te voorkomen. Deze code stelt BIMcollab in staat om het bestand correct te koppelen aan de toegewezen audit-taken.

Open het document en voeg eventuele noodzakelijke opmerkingen toe. Upload daarna de becommentarieerde documenten met de knop "Toevoegen geauditeerde documenten" (4) zonder de bestandsnaam te wijzigen. Op het volgende scherm zie je een bevestiging van welke audit-taken succesvol zijn afgerond en welke niet. Documenten die niet succesvol worden geüpload, worden gemarkeerd met een foutstatus, die de reden van de mislukking aangeeft.

Voor documenten die geen opmerkingen vereisen, kunnen gebruikers de relevante documenten selecteren en op de knop "Geen opmerkingen" klikken, zoals in de onderstaande afbeelding wordt getoond. Zodra deze actie is uitgevoerd, verandert de status van de Audit-taak naar "Geaudit."
​