Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.

Audit-taken worden aangemaakt als gevolg van een Auditronde die door Beheerders wordt ingepland als onderdeel van een document workflowproces. Een auditronde in BIMcollab documentbeheer verwijst naar een auditproces waarbij documenten worden gecontroleerd op kwaliteit, naleving en coördinatie door meerdere teamleden. Een auditronde kan in een workflow worden gebruikt om feedback van meerdere belanghebbenden op een document te verzamelen binnen een bepaalde deadline.

​

Wanneer een auditronde wordt gestart, worden er automatisch individuele Audit-taken voor elke belanghebbende aangemaakt, zodat deze gelijktijdig kunnen worden afgehandeld. Audit-taken kunnen aan één of meerdere gebruikers worden toegewezen en kunnen worden opgepakt door de verantwoordelijke gebruiker of een projectlid van hun bedrijf, omdat deze taken ook voor hen zichtbaar zijn.

​

Het inplannen van een auditronde in een workflow is daarom vooral handig wanneer een document door meerdere teamleden moet worden beoordeeld. Elke auditronde heeft betrekking op een specifieke documentversie en vereist dat er een duur wordt ingesteld, wat het aantal dagen aangeeft tot de auditronde is afgerond.

​
​

Om een audit-taak aan te maken, moet de space-beheerder die verantwoordelijk is voor het definiëren van de workflow voor documentcoördinatie eerst een auditronde toevoegen. Dit kan door op de knop "Auditronde-actie toevoegen" te klikken binnen de workflowstappen. Gedetailleerde stappen voor het aanmaken van een auditronde vind je in dit artikel: Workflows in BIMcollab.

​

Zodra documenten zijn geüpload die een auditronde activeren, worden er automatisch persoonlijke audit-taken voor elke belanghebbende aangemaakt. Samengevat: audit-taken worden niet handmatig aangemaakt; ze worden automatisch gegenereerd wanneer een auditronde wordt gestart.

​
​

Audit-taken zijn toegankelijk via:
​

A. Het Dashboard waar gebruikers audit-taken kunnen bekijken en openen zodra ze binnen een project zijn aangemaakt. Alle audit-taken worden duidelijk weergegeven, zodat gebruikers eenvoudig naar de taken kunnen navigeren waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
​

​

1. Open: alle openstaande en urgente audit-taken.

2. Urgent: alle audit-taken waarvan de deadline is verstreken en die nog moeten worden afgehandeld.

3. Afgerond: afgeronde audit-taken.

4. Verantwoordelijk: openstaande of urgente audit-taken waarvoor jij primair verantwoordelijk bent.

5. Auteur: openstaande of urgente controletaken op documenten waarvan jouw bedrijf de auteur is.
​

Door op een van deze statussen te klikken, wordt het overzicht van audit-taken geopend in het tabblad To do, met de bijbehorende filters toegepast.
​

B. Het To do-tabblad (1) waar communicatie-items te vinden zijn. Klik op Audit-taak (2) om een overzicht te zien van alle audit-taken in je project.

​

​

3. Het Documenten-tabblad (1) waar de optie Auditronde (2) geselecteerd kan worden. Klik op de gewenste Auditronde (3) om de detailpagina te openen.

​

​
​

Een audit-taak toont de eigenschappen van de audit-taak zelf en het bijbehorende document. Deze eigenschappen geven in één oogopslag meer informatie over zowel de audit-taak als het document. Klik op het audit-taaknummer om de eigenschappen te bekijken.
​

​
​

Audit-taak:
​

​

1. Nummer: elke audit-taak krijgt een uniek nummer op basis van de locatie, het gebouw en de fase die aan de taak zijn gekoppeld.

​

2. Status: de status geeft belanghebbenden duidelijkheid over de voortgang van de taak. Dit wordt in de volgende sectie verder toegelicht.
​

3. Beschrijving: hier wordt de beschrijving van de auditronde weergegeven die de audit-taak heeft geactiveerd.
​

4. Auditronde: weergegeven met een nummer dat een auditronde uniek identificeert. Door op deze link te klikken, ga je naar de auditronde die bij de taak hoort.
​

5. Gestart: de datum waarop de audit-taak is aangemaakt.
​

6. Einddatum: de datum waarop de auditronde afloopt, oftewel het aantal dagen dat de auditronde openstaat.
​

7. Verantwoordelijk: hier vind je de projectleden die verantwoordelijk zijn voor de taak, samen met hun respectievelijke bedrijven.
​

8. Doorsturen: stuur de audit-taak door naar een andere gebruiker, die dan verantwoordelijk wordt voor deze taak.

9. Afgerond op: de datum en tijd waarop de audit-taak is afgehandeld.
​

10. Afgerond door: de naam van het projectlid en hun bedrijf die de audit-taak heeft afgehandeld.
​

11. Opmerkingen: als er opmerkingen aan de audit-taak zijn toegevoegd, kunnen deze hier worden gedownload. Als er geen opmerkingen zijn toegevoegd, wordt de omschrijving "Geen opmerkingen" weergegeven.
​

​

Document:
​

​

1. Documentnummer: een uniek nummer of code voor het document. Door op de link te klikken ga je naar het document dat bij de taak hoort.
​

2. Beschrijving: een beschrijving van het document.
​

3. Documentdatum: de uitgiftedatum van de eerste versie van het document.
​

4. Auteur: verwijst naar het bedrijf van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het uploaden van het document.
​

5. Versienummer: een tekst of nummer waarmee de verschillende versies van een document gevolgd kunnen worden.
​

6. Versiebeschrijving: een beschrijving van de documentversie.
​

7. Versiedatum: de datum van de huidige versie.
​

​
​

Wanneer een nieuwe audit-taak wordt toegevoegd, is de standaardstatus Open. Afhankelijk van de ingestelde duur in de auditronde en of de verantwoordelijke gebruiker de taak heeft afgehandeld, krijgt de taak een van de onderstaande statussen:
​

1. Open: audit-taak is open en nog niet afgehandeld.

2. Urgent: de duur voor de audit-taak is verstreken. De audit-taak kan nog steeds worden afgehandeld, maar dit heeft geen invloed meer op de workflow als de volgende stap al is afgerond.

3. Gecontroleerd: audit-taak is afgerond met of zonder opmerkingen.

4. Afgebroken: een audit-taak kan worden afgebroken als deze niet meer nodig is. Als een audit-taak openstaat en er wordt een nieuwe documentversie geüpload, worden de huidige actieve workflow en alle taken die bij de vorige versie horen afgebroken. De optie om een audit-taak af te breken is alleen zichtbaar voor Space-beheerders.

5. Gecontroleerd (te laat): de audit-taak is afgehandeld terwijl deze als urgent stond. De opmerkingen zijn nog steeds toegankelijk en te downloaden vanuit het audit-taakoverzicht.

6. Gecontroleerd (tijdens afbreken): taken die zijn afgebroken kunnen alsnog worden afgehandeld, maar omdat de audit-taak is afgebroken, heeft dit geen effect op de resterende stappen in de workflow.

7. Niet gecontroleerd: als de status van een audit-taak op "Urgent" staat en de taak wordt afgebroken of er wordt een nieuwe documentversie geüpload, verandert de status van de audit-taak naar "Niet gecontroleerd."

​

​
​

Een openstaande audit-taak kan worden afgehandeld met of zonder opmerkingen. Zowel de gebruiker die als verantwoordelijke is toegewezen aan de audit-taak als hun collega's van hetzelfde bedrijf kunnen een audit-taak afhandelen via een van de twee opties:
​

1. Geen opmerkingen

2. Met opmerkingen
​

In het Audit-takenoverzicht (1) hebben verantwoordelijke gebruikers en hun bedrijf collega's toegang tot de knop "Ik heb geen opmerkingen" (2), waarmee een taak direct kan worden afgehandeld zonder opmerkingen toe te voegen.

Wanneer een gebruiker opmerkingen heeft, kunnen deze worden toegevoegd op de detailpagina van een audit-taak, die je bereikt door op het nummer (3) van de audit-taak te klikken.

​

​
​

Op de detailpagina van een audit-taak kunnen gebruikers het bijbehorende document downloaden en hun opmerkingen toevoegen. Door op de knop "Ik heb opmerkingen" (1) te klikken, verschijnt er een dropdown waarin gebruikers het document kunnen kiezen (2) en uploaden (3) met hun opmerkingen.

Daarnaast is de knop "Ik heb geen opmerkingen" ook op dezelfde pagina aanwezig. Als "Ik heb geen opmerkingen" wordt geselecteerd, wordt de status van het document bijgewerkt naar "Gecontroleerd."
​

​
​

Zodra de opmerkingen zijn geüpload, kunnen projectleden deze downloaden via de knop "Opmerkingen downloaden" die in de onderstaande afbeelding wordt weergegeven.

​

​
​

Vanuit het overzicht Audit-taken kun je ook de documenten downloaden die gecontroleerd moeten worden. Kies de filter "Ik ben verantwoordelijk" (1) of "mijn bedrijf is verantwoordelijk" om de relevante taken te filteren. Selecteer alles (2) of alleen de relevante audit-taken en klik vervolgens op de downloaden (3)-knop. Er wordt een .zip-bestand op je computer gedownload met alle documenten van de geselecteerde Audit-taken.
​

​
​

De gedownloade documenten hebben een speciale bestandsnaam met een unieke code, die niet gewijzigd mag worden om fouten bij het opnieuw uploaden te voorkomen. Dankzij deze code kan BIMcollab het bestand correct koppelen aan de toegewezen audit-taken.

​

​
​

Open het document en voeg eventuele benodigde opmerkingen toe. Upload daarna de becommentarieerde documenten met de knop "Gecontroleerde documenten toevoegen" (4) zonder de bestandsnaam te wijzigen. Op het volgende scherm zie je een bevestiging van welke audit-taken succesvol zijn afgerond en welke niet. Documenten die niet succesvol zijn geüpload, krijgen een foutstatus met de reden van de fout.

​

​

Voor documenten waarvoor geen opmerkingen nodig zijn, kunnen gebruikers de relevante documenten selecteren en op de knop "Geen opmerkingen" klikken, zoals hieronder te zien is. Zodra deze actie is uitgevoerd, verandert de status van de Audit-taak naar "Gecontroleerd."
​