Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
In het documentbeheer van BIMcollab kunnen stempels aan PDF-documenten worden toegevoegd via een geplande stap in een workflow, of als onderdeel van handmatige goedkeuring, waarbij ze verschillende informatie kunnen weergeven.
⚠️ Let op: Het is alleen mogelijk om stempels toe te voegen aan documenten in PDF-formaat. Als een ander documenttype de workflow activeert, wordt de stempelactie overgeslagen en gaat de volgende stap verder.
Als een PDF uit meerdere pagina's bestaat, worden stempels alleen op de eerste pagina van het document geplaatst.
Gebruik van stempels
In het bouwproces kan het toevoegen van een stempel aan documenten aangeven dat de documenten zijn gecontroleerd en goedgekeurd/geweigerd door de benodigde partijen. In het onderstaande voorbeeld geeft de goedkeuringsstempel in de workflow aan dat het document aan alle eisen voldoet en klaar is voor gebruik in het bouwproces.
Stempelstap gepland door een workflow:
Stempel automatisch toegepast op een document:
Stempels hebben meerdere doelen:
Statusaanduiding: Stempels kunnen de status van het document weergeven, bijvoorbeeld of het is goedgekeurd of afgewezen nadat een controletaak is afgerond door de verantwoordelijke persoon.
Versiecontrole: Door een QR-code toe te voegen, kun je scannen om te controleren of het document de laatste versie is binnen BIMcollab.
Om deze redenen zijn er verschillende opties voor welke informatie op een stempel kan worden opgenomen:
Vrij tekstveld
Tijdstip van goedkeuring of afwijzing
Naam van de persoon die het document heeft goedgekeurd/geweigerd
QR-code
Stempel aanmaken
Om een nieuwe stempel aan te maken, ga je naar de Space Administration-pagina en vervolgens naar het tabblad DMS-instellingen.
⚠️ Let op: Alleen space-beheerders kunnen nieuwe stempels en workflows aanmaken. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over de mogelijkheden van beheerders: Aan de slag met BIMcollab-documenten voor beheerders.
Klik in het menu op de sectie 'Document Stamps' (1).
Klik op de knop 'Toevoegen' (2).
Vul de informatie voor je nieuwe stempel in. Terwijl je de informatie toevoegt, wordt de preview bijgewerkt. Verplichte velden worden gemarkeerd met een '*'. Klik op opslaan als je klaar bent.
InformatieNaam: Identificatie van de stempel zodat deze herkenbaar is. Dit veld wordt niet gebruikt in de stempel zelf.
Stempeltype: Wordt gebruikt om stempels te groeperen op basis van hun status, stempels voor 'Afgewezen' of 'Goedgekeurd' documenten. Bij het aanmaken van een workflow kun je hierdoor snel filteren op relevante stempels op basis van het resultaat van de actie, zodat je niet per ongeluk de verkeerde statusstempel toewijst.
Tekst: Vrij tekstveld dat als titel van de stempel wordt weergegeven.
Kleur: Kies een kleur voor de hele stempel.
Met datum-tijd: Voeg de huidige datum en tijd toe aan de stempel (op het moment in de workflow dat deze stap werd geactiveerd)
Naam van persoon afdrukken: Voeg de naam toe van de persoon die het document heeft goedgekeurd/geweigerd
📝 Opmerking: Afhankelijk van waar een stempelactie in een workflow is geplaatst, wordt het veld 'naam van persoon afdrukken' gevuld met de naam van de persoon die de laatste actie heeft uitgevoerd:
Als een stempel aan het begin van een workflow wordt geplaatst, verschijnt de naam van de persoon die het document heeft geüpload
Als een stempel na een Audit- of Review-actie wordt geplaatst, verschijnt de naam van degene die het document heeft goedgekeurd of geweigerd
Als een stempel na een notificatie komt die volgt op een Audit- of Review-actie, verschijnt de naam van degene die het document heeft goedgekeurd of geweigerd
QR-code
Met QR-code: Bepaal of er een QR-code in de stempel wordt opgenomen.
Vaste grootte (Grootte (mm)): Bepaal indien nodig de grootte van de QR-code. De QR-code is een vierkant en het aantal mm geeft de lengte van elke zijde aan.
Positie op pagina
Positie op pagina: Kies een van de vier vooraf ingestelde hoekposities.
Offset-X (mm): Verschuiving in X-richting ten opzichte van de gekozen positie.
Offset-Y (mm): Verschuiving in Y-richting ten opzichte van de gekozen positie.
Nadat de stempel is gedefinieerd, vind je deze onder 'Document Stamps'. Klik op de naam van de stempel om de details te openen.
💡 Tip: Je kunt ook een test uitvoeren vanaf de detailpagina van de stempel om te zien of de stempel naar wens is. Klik in de stempellist op de gewenste stempel. Op de detailpagina van de stempel kies je onderaan eerst een PDF-bestand dat je wilt testen via 'Bestand kiezen', en selecteer daarna de knop Test stempel. Er wordt een PDF gedownload waarin de stempel op de gekozen positie op het document staat.
Stempel bewerken
Stempels kunnen op elk moment worden bewerkt en aangepast door op de 'Edit'-knop (1) te klikken.
Deze wijziging is alleen zichtbaar op nieuwe documentversies die daarna worden geüpload, en verandert niets aan de stempel op bestaande versies.
Stempels kunnen ook worden verwijderd door op de 'Delete'-knop (2) te klikken. Stempels die in workflows worden gebruikt, kunnen niet worden verwijderd; dit wordt aangegeven in het waarschuwingsbericht.
Stempels integreren in je workflow
Stempels kunnen op elk moment in een workflow worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om meer dan één stempel op een document te plaatsen binnen één workflow.
Wanneer stempels worden toegevoegd na een Audit- of Review-taak, zijn alleen specifieke stempels beschikbaar na bepaalde triggers, afhankelijk van hoe deze zijn gegroepeerd tijdens het aanmaken van de stempel met het Audit Resultaat-veld.
Om een stempel toe te voegen na een Audit- of Review-taak, voeg je minimaal één trigger toe die het resultaat bepaalt. Voor Audit Rounds is dit 'Opmerkingen' of 'Geen opmerkingen', en voor Reviews is dit 'Goedgekeurd' of 'Afgewezen'.
Hieronder een voorbeeld van hoe je een stempel gebruikt om het resultaat van een Audit Round te illustreren:
Na een trigger (Opmerkingen of Geen opmerkingen), selecteer je in het dropdownmenu 'Add action' de optie 'Add stamp action'.
Het informatiepaneel verschijnt waarin wordt weergegeven in welke workflow de stempel Actief is, en aan welk soort trigger deze is gekoppeld op basis van het resultaat van de auditronde.
Selecteer welke stempel je wilt gebruiken uit het dropdownmenu. Alleen de stempels die zijn gegroepeerd onder het relevante Audit-resultaat (in dit geval Afgewezen) voor de trigger worden weergegeven.
Zodra de workflow is geactiveerd en de deadline van de Audit Round is verstreken, wordt – als de verantwoordelijke persoon opmerkingen heeft gegeven op het document – de stempel 'For Review' automatisch geplaatst.
💡 Tip: Wil je meer weten over het aanmaken en toevoegen van workflows aan je projectfases als beheerder? Lees dan dit artikel: Workflows in BIMcollab
QR-code informatie
Wanneer een stempel een QR-code bevat, opent het scannen hiervan met de camera van je smartphone of tablet een link.
Op de webpagina verschijnt dan een groen of rood scherm. Alleen de QR-code van de laatste versie van het documentnummer toont een groen scherm, alle eerdere versies tonen een rood scherm. Zo kun je eenvoudig controleren of de tekening die je bekijkt de meest recente versie is.