Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
In het documentbeheer van BIMcollab kunnen stempels worden toegevoegd aan PDF-documenten via een geplande stap in een workflow waar ze verschillende informatie kunnen vertegenwoordigen.
⚠️ Let op: Het is alleen mogelijk om stempels toe te voegen aan documenten in PDF-formaat. Als een ander documenttype de workflow activeert, wordt de stempelactie overgeslagen en gaat de volgende stap verder.
📝 Opmerking: Als een PDF uit meerdere pagina's bestaat, worden stempels alleen op de eerste pagina van het document geplaatst.
Gebruik van stempels
In het bouwproces kan het toevoegen van een stempel aan documenten aangeven dat de documenten zijn beoordeeld en goedgekeurd/afgewezen door de benodigde partijen. In het onderstaande voorbeeld geeft de goedkeuringsstempel in de workflow aan dat het document aan alle eisen voldoet en klaar is voor gebruik in het bouwproces.
Stempelstap gepland door een workflow:
Stempel automatisch toegepast op een document:
Stempels dienen meerdere doelen:
Statusindicatie: Stempels kunnen de status van het document weergeven, zoals of het is goedgekeurd of afgewezen nadat een beoordelingstaak is voltooid door de verantwoordelijke persoon.
Versiecontrole: Door een QR-code toe te voegen, kan men scannen om te verifiëren of het document de laatste versie binnen BIMcollab is.
Om deze redenen zijn er een aantal opties voor welke informatie op een stempel kan worden opgenomen:
Vrij tekstgedeelte
Tijd van goedkeuring of afwijzing
Naam van de persoon die het document heeft goedgekeurd/afgewezen
QR-code
Een stempel maken
Om een nieuwe stempel te maken, klik eerst op het tandwielpictogram rechtsboven om de beheerderspagina te openen.
⚠️ Let op: Alleen space-beheerders kunnen nieuwe stempels en workflows maken. Raadpleeg dit artikel om meer te leren over de mogelijkheden van beheerders: Aan de slag met BIMcollab voor beheerders
Klik op de sectie 'Documentstempels' in het menu.
Klik op de knop 'Toevoegen'.
Vul de informatie in voor je nieuwe stempel. Terwijl de informatie wordt toegevoegd, wordt de preview bijgewerkt. Verplichte velden worden gemarkeerd met een '*'. Klik op opslaan zodra je klaar bent.
InformatieNaam: Identificatie van de stempel die het herkenbaar maakt. Dit veld wordt niet gebruikt in de stempel.
Auditresultaat: Gebruikt om stempels te groeperen op basis van hun status, stempels die voor 'Afgewezen' of 'Goedgekeurd' documenten zijn. Bij het maken van een workflow kan men hiermee snel filteren naar relevante stempels op basis van de uitkomst van de actie, waardoor de mogelijkheid om de verkeerde statusstempel toe te wijzen wordt uitgesloten.
Tekst: Vrij tekstveld dat als titel van de stempel wordt weergegeven.
Kleur: Kies een kleur voor de gehele stempel.
Met datum-tijd: Voeg de huidige datum en tijd toe aan de stempel (op het moment in de workflow dat deze stap werd geactiveerd)
Naam van persoon afdrukken: Voeg de naam toe van de persoon die het document heeft goedgekeurd/afgewezen
📝 Opmerking: Afhankelijk van waar een stempelactie in een workflow is geplaatst, wordt het veld voor de naam van de persoon ingevuld met de naam van de persoon die de laatste actie heeft uitgevoerd:
Als een stempel aan het begin van een workflow is geplaatst, verschijnt de naam van de persoon die het document heeft geüpload
Als een stempel na een Audit of Beoordelingsactie is geplaatst, verschijnt de naam van degene die het document heeft goedgekeurd of afgewezen
Als een stempel is geplaatst na een melding die volgt op een Audit of beoordelingsactie, verschijnt de naam van degene die het document heeft goedgekeurd of afgewezen
QR Code
Met QR-code: Bepaal of er een QR-code in de stempel wordt opgenomen.
Vaste grootte (Grootte (mm)): Bepaal indien nodig de grootte van de QR-code. De QR-code is een vierkant en het getal in mm geeft de grootte van elke zijde aan.
Positionering op pagina
Positionering op pagina: Kies een van de vier vooraf gedefinieerde hoekposities.
Offset-X (mm): Verplaatsing in X-richting ten opzichte van de geselecteerde positie.
Offset-Y (mm): Verplaatsing in Y-richting ten opzichte van de geselecteerde positie.
Nadat de stempel is gedefinieerd, kun je deze vinden onder 'Document Stempels'. Klik op de naam van de stempel om de details te openen.
💡 Tip: Een test kan ook worden uitgevoerd vanaf de stempeldetailpagina om te zien of de stempel naar wens is. Klik in de stempellijst op de gewenste stempel. Op de stempeldetailpagina, in het onderste menu, kies eerst een PDF-bestand dat je wilt testen uit 'Kies bestand', en selecteer vervolgens de Test stempel knop. Er wordt een PDF gedownload die de stempel op het document in de gekozen positie bevat.
Een stempel bewerken
Stempels kunnen op elk moment worden bewerkt en aangepast door op de 'Bewerk' knop (1) te klikken.
Deze wijziging zal alleen zichtbaar zijn op nieuwe documentversies die daarna worden geüpload, en zal het uiterlijk van de stempel op de bestaande versies niet veranderen.
Stempels kunnen ook worden verwijderd door op de 'Verwijder' knop (2) te klikken. Stempels die in workflows worden gebruikt, kunnen niet worden verwijderd, zoals aangegeven in het waarschuwingsbericht.
Stempels integreren in je workflow
Stempels kunnen op elk moment in een workflow worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om meer dan één stempel op een document te plaatsen binnen een enkele workflow.
Wanneer stempels worden toegevoegd na een Audit of Review taak, zijn alleen specifieke stempels beschikbaar na bepaalde triggers, afhankelijk van of deze tijdens het maken van de stempel zijn gegroepeerd met behulp van het Audit Resultaat veld.
Om een stempel toe te voegen na een Audit of Review taak, voeg je ten minste één trigger toe die het resultaat definieert. Voor Audit Ronden zal dit 'Opmerkingen' of 'Geen opmerkingen' zijn, en voor Reviews zal dit 'Goedgekeurd' of 'Afgewezen' zijn.
Hier is een voorbeeld van hoe je een stempel kunt gebruiken om het resultaat van een Audit Ronde te illustreren:
Na een trigger (Opmerkingen of Geen opmerkingen), selecteer je de 'Actie toevoegen' dropdown en selecteer je 'Stempelactie toevoegen'.
Het informatiepaneel verschijnt dat laat zien in welke workflow de stempel actief is, evenals aan welk soort trigger het is gekoppeld op basis van het resultaat van de auditronde.
Selecteer welke stempel je wilt gebruiken uit de dropdown. Alleen de stempels die in het relevante Audit resultaat (in dit geval Afgewezen) voor de trigger zijn gegroepeerd, worden weergegeven.
Zodra de workflow is geactiveerd en de deadline van de Audit Ronde is verstreken, als de verantwoordelijke persoon opmerkingen heeft gegeven op het document, wordt de 'Voor Review' stempel automatisch geplaatst.
💡 Tip: Om meer te leren over hoe je workflows kunt maken en toevoegen aan je projectfasen als beheerder, raadpleeg dit artikel: Workflows in BIMcollab
QR-code informatie
Wanneer een stempel een QR-code bevat, opent het scannen hiervan met de camera op je smartphone of tablet een link.
Er verschijnt dan een groen of rood scherm op de webpagina. Alleen de QR-code voor de laatste versie van het documentnummer zal een groen scherm tonen, alle eerdere versies zullen een rood scherm tonen. Dit maakt het eenvoudig om te controleren of de versie van de tekening die je bekijkt de laatste is.