Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Avec les Révisions de Documents (voir plans pour la disponibilité des fonctionnalités), vous pouvez assigner un document (ou un ensemble de documents) à réviser et suivre le processus. Une fois qu'une révision est assignée à un utilisateur, le(s) document(s) de la révision sont gelés. Cela signifie qu'aucune nouvelle version de document en conflit ne peut être ajoutée pendant que les documents sont en révision, vous aidant à garder vos documents à jour.
Pour créer et travailler avec les Révisions dans votre projet (phase), suivez les étapes ci-dessous.
Permissions Utilisateur
Dans la gestion des documents de BIMcollab, l'accès utilisateur est défini par les administrateurs via les Rôles Utilisateur. Avant que les utilisateurs puissent travailler avec les révisions, ils doivent d'abord avoir la permission de le faire via les Permissions de Rôle Utilisateur.
En tant qu'administrateur, pour activer les Révisions pour un rôle utilisateur spécifique, allez à l'onglet Rôles Utilisateur (1) sur la page des Paramètres de l'Espace. Choisissez le rôle utilisateur requis, sélectionnez Permissions (2) dans le menu de gauche et cliquez sur le bouton Modifier les Permissions (3).
Depuis l'onglet Révision, sélectionnez si l'utilisateur dans ce rôle utilisateur peut : Voir (1), Ajouter (2), ou Modifier (3) les révisions dans cette phase de projet. Vous pouvez créer plusieurs rôles utilisateur avec des permissions différentes.
Par exemple, seuls certains utilisateurs peuvent ajouter des révisions, et seuls certains utilisateurs peuvent voir ou modifier les permissions.
Dans l'onglet Permission, vous devez également vous assurer que dans le menu Documents, la fonctionnalité Nouvelle table (aperçu technologique) est activée.
Créer la Révision
Dans l'environnement de Projet, sélectionnez d'abord l'emplacement, le projet et la phase de projet corrects.
Dans le module Documents, sélectionnez le document requis ou un ensemble de documents connexes qui doivent être révisés. Cliquez sur l'icône des révisions dans le menu rapide.
Le menu Créer des révisions s'ouvrira, avec une liste de champs d'information :
Numéro de Référence est un numéro unique automatiquement assigné à cette Révision.
Description est le champ où vous pouvez entrer une description libre de votre révision.
Assigné utilisateur(s) sont responsables de la mise à jour et du téléchargement de la nouvelle version du document. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste déroulante.
Informé est le champ où vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs à notifier par e-mail lorsque cette révision est créée.
Date de Début la date actuelle est automatiquement entrée dans le champ Date de Début.
Date de Fin est le champ où vous pouvez sélectionner la date limite pour cette révision.
Documents est la section où vous voyez la liste des documents sélectionnés auxquels cette révision s'appliquera.
Lorsque vous avez terminé d'ajouter et de réviser les informations, cliquez sur Enregistrer.
❗ Avertissement : Une fois qu'une Révision a été créée, elle ne peut pas être annulée ou supprimée.
Les documents ajoutés à la révision sont automatiquement gelés, comme indiqué par l'icône de gel sur la page d'aperçu des Documents. Cela empêche les utilisateurs autres que les utilisateurs responsables de télécharger des versions de documents en conflit pendant que les documents sont en cours de révision.
Voir la Révision
La liste des Révisions créées peut être trouvée dans le module À faire, sous l'onglet Révisions (1).
L'aperçu affiche des informations pertinentes sur la révision, y compris l'état actuel de la révision.
Les révisions peuvent avoir l'un des statuts suivants :
Ouverte : La révision est ouverte.
Urgente : La date limite de la révision est dépassée.
Terminée : La révision a été fermée, et de nouvelles versions de documents ont été téléchargées.
Modifier la Révision
Cliquer sur le numéro de révision ouvre la page Détails de la révision. Ici, vous pouvez voir les informations de la révision et les documents qui en font partie. Sous À faire (1), vous pouvez ajouter un élément de communication (note, question ou tâche), ce qui vous permet de lancer une discussion ou de définir des tâches supplémentaires liées à la révision. Les éléments de communication créés pour la révision sont également disponibles dans la vue d'ensemble générale de tous les éléments de communication dans l'onglet À faire. Sous Événements (2), vous pouvez voir les dernières actions effectuées par les utilisateurs sur cette révision.
L'expéditeur de la révision et d'autres utilisateurs de son entreprise peuvent modifier la révision (tant qu'elle n'a pas été résolue) en cliquant sur le bouton Modifier (3).
Pour commencer à travailler sur les documents, téléchargez-les en utilisant l'icône de téléchargement (4), ce qui vous assure de travailler sur les dernières versions des documents. Vous pouvez choisir de télécharger uniquement les dernières versions du document en sélectionnant uniquement la version ‘Document’. Ou téléchargez les documents avec leurs pièces jointes et documents liés. Vous pouvez également télécharger la liste de téléchargement pour un processus plus efficace lors du téléchargement de nouveaux documents.
Lorsque vous avez terminé de modifier les documents, vous pouvez télécharger la nouvelle version du document depuis la page Documents. Suivez cet article pour télécharger manuellement ou télécharger en utilisant la Liste de téléchargement.
Lorsqu'un nouveau document est téléchargé, les nouvelles versions (5) sont listées dans la page Détails de la révision, dans le menu Documents.
Lorsque le travail sur la révision est terminé, l'expéditeur et d'autres utilisateurs de son entreprise peuvent clôturer la révision en cliquant sur le bouton Résoudre (6).
Si une nouvelle version d'un document n'a pas été téléchargée, un message s'affichera sous le document. Cliquez sur enregistrer pour Clôturer la révision, ce qui change le statut de la révision à ‘terminée’.
⚠️ Attention : Une fois la révision terminée, elle ne peut plus être modifiée. Lorsque de nouvelles versions des documents sont téléchargées, elles ne font pas partie de cette révision et ne s'afficheront donc pas dans la page des détails de la révision.