Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
BIMcollab est aligné avec la norme ISO 19650 pour la gestion des documents, facilitant ainsi la structuration, la gestion et la collaboration sur les informations de projet pour les équipes. L'ISO 19650 est une norme internationale largement adoptée qui, entre autres, propose une approche structurée de la gestion de l'information pendant la livraison du projet.
Les états des documents se réfèrent au processus de révision de la documentation de projet avant de recevoir l'approbation finale. Les documents passant par la révision apparaîtront dans différentes catégories d'état de document au fur et à mesure de leur progression dans le processus. Dans BIMcollab, les états des documents simplifient la gestion des autorisations en veillant à ce que les utilisateurs ne voient que les versions pertinentes des documents dont ils ont besoin, sans travailler avec des versions non approuvées.
États des fichiers ISO 19650
Selon l'ISO 19650, un document peut être dans quatre états principaux :
Travail en cours : Documents et informations qui sont continuellement développés et réécrits par chaque équipe de tâches dans leur environnement local et ne sont accessibles qu'à eux.
Dans BIMcollab : Les fichiers dans cet état ne sont partagés qu'au sein des équipes locales et ne sont généralement pas téléchargés sur BIMcollab car ils ne sont pas destinés à la collaboration inter-équipes.
Partagé : Fichiers qui ont passé des vérifications internes et sont prêts pour la coordination avec d'autres disciplines et parties prenantes. Ces fichiers sont généralement accessibles, mais non modifiables.
Dans BIMcollab : Tous les fichiers téléchargés sur BIMcollab sont automatiquement placés dans le dossier Partagé, et ils sont prêts à être envoyés pour révision et approbation.
Publié : Documents qui ont été révisés et approuvés et répondent aux exigences pour être autorisés à être utilisés dans la construction ou les opérations.
Dans BIMcollab : Une fois que les documents ont été approuvés et acceptés comme livrables contractuels, ils sont déplacés dans le dossier Publié dans l'onglet Documents.
Archivé : Fichiers qui ont été finalisés et stockés pour fournir une piste d'audit pour une utilisation et une référence à long terme.
Dans BIMcollab : Une fois archivés, ces fichiers sont stockés dans le dossier Archivé dans l'onglet Documents.
Figure 1 : Diagramme des onglets, un concept d'états de fichiers tel que démontré dans l'ISO 19650-1, Figure 10
Workflow d'approbation dans BIMcollab
Les différentes catégories d'état peuvent être trouvées dans l'onglet Documents. Il y a trois catégories d'état différentes entre lesquelles les documents peuvent alterner au fur et à mesure de leur progression dans le processus de révision : Partagé, Publié, Archivé.
Vous pouvez cliquer sur chacune pour filtrer les documents dans l'état pertinent.
Travail en cours
Comme mentionné ci-dessus, ces documents sont généralement partagés en interne au sein de l'équipe de tâches, et non téléchargés sur BIMcollab. Si le workflow préféré est de les télécharger sur BIMcollab, comme solution de contournement, vous pouvez utiliser le champ Statut pour indiquer que le document est en phase conceptuelle.
En savoir plus sur la création de statuts dans cet article. Une fois le statut attribué, vous pouvez filtrer les fichiers dans le dossier Partagé selon leur statut.
Partagé
Par défaut, tous les fichiers téléchargés sur BIMcollab sont assignés à un état Partagé et placés dans le dossier Partagé. En savoir plus sur le téléchargement de documents ou les listes de documents.
Comme les fichiers dans le dossier Partagé ne sont pas approuvés et finalisés, les utilisateurs ont besoin d'autorisations spéciales pour voir ce dossier, décrites plus loin dans cet article.
Le dossier partagé fournit une liste de tous les documents (qui ne sont pas confidentiels ou archivés), y compris les documents publiés. Les documents sont assignés à des icônes pour faciliter l'identification :
1. L'icône de coche indique les fichiers qui ont été publiés.
2. L'icône de flèche indique les fichiers où une version plus ancienne a été publiée mais une nouvelle version non publiée a été téléchargée.
3. Les fichiers sans icône indiquent les fichiers qui n'ont pas été publiés et sont dans un état partagé.
Approuver les fichiers pour les publier
Pour que les fichiers passent de l'état partagé à l'état publié, ils doivent être révisés et approuvés.
Il existe deux façons d'approuver des fichiers dans BIMcollab. Les documents peuvent être approuvés manuellement (par des utilisateurs ayant les autorisations appropriées) depuis la page de détails des documents, ou si un document fait partie d'un workflow, ils peuvent être approuvés en complétant une tâche de révision.
L'approbation des documents de ces deux manières est expliquée dans cet article.
Publier
Une fois approuvés, les fichiers sont automatiquement affichés dans le dossier Publier. Par défaut, les utilisateurs ont la permission de voir les fichiers publiés (et ont besoin d'autorisations spéciales pour voir le dossier Partagé), qui ont été révisés et approuvés comme versions finales.
Archiver
Les documents archivés sont conservés mais ne sont pas affichés dans les listes de documents actifs. Pour archiver un document (pour les utilisateurs ayant les autorisations appropriées), après avoir sélectionné un document dans la liste d'aperçu, cliquez sur l'icône Archiver.
Gérer les autorisations des utilisateurs
Niveau du projet
Par défaut, les utilisateurs au niveau du projet ont accès aux documents publiés. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur (ou de la modification d'un utilisateur), les utilisateurs peuvent également se voir accorder l'accès aux documents partagés (non publiés).
Niveau de la phase du projet
Au niveau de la phase, l'accès est géré par les autorisations de rôle utilisateur. Par défaut, les utilisateurs de la phase du projet ont accès aux documents publiés. Pour chaque rôle utilisateur, un bouton "A accès aux documents non publiés" peut être activé sous Autorisations.