Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les lots de travail aident les équipes à organiser et à contrôler l'accès à des groupes de documents au sein d'un projet. Ils sont souvent utilisés pour gérer les livrables destinés à des parties prenantes spécifiques du projet.
Par exemple, une équipe projet peut créer des lots de travail séparés pour :
les livrables de préfabrication,
la documentation CVC,
la documentation de maintenance,
la documentation spécifique à un entrepreneur.
Chaque lot de travail peut être rendu visible pour certaines entreprises, donner des droits d’édition, ou restreindre totalement l’accès.
📝 Remarque : Les lots de travail ne peuvent être créés qu’au niveau de la phase d’un projet.
Fonctionnement des lots de travail
Codes de lot de travail
Les documents font partie d’un lot de travail lorsqu’ils partagent le même code de lot de travail. Le lot de travail applique alors ses paramètres de visibilité à ces documents. Les codes de lot de travail sont des valeurs de métadonnées attribuées aux documents.
Les documents sont affectés à un lot de travail grâce à des codes de lot de travail identiques.
Attribuez un ou plusieurs codes de lot de travail à un document dans ses métadonnées.
Créez un lot de travail et attribuez-lui le(s) même(s) code(s) de lot de travail.
Tout document avec un code correspondant est automatiquement inclus dans ce lot de travail.
Exemple :
Le document (1) L01-S4-ARC-A.00-01.03-001 a le code de lot de travail (2) A/D qui lui est attribué.
Le lot de travail (3) Plans architecturaux est également associé au code A/D.
Comme les codes correspondent, le document est automatiquement inclus dans le lot de travail (4) Plans architecturaux.
Contrôle d'accès des entreprises
Les lots de travail peuvent être utilisés pour contrôler quelles entreprises ont accès aux documents qu’ils contiennent. Lors de la création d’un lot de travail, vous pouvez définir quelles entreprises peuvent voir, modifier ou sont restreintes d’accès à ses documents.
Voir le chapitre Créer un lot de travail ci-dessous pour plus d’informations sur ces paramètres d’accès.
Administrateurs : Définir les autorisations de rôle du groupe de travail
Création de lots de travail
L’administrateur de l’espace peut contrôler la capacité des membres du groupe de travail à Afficher, Ajouter, Éditer ou Supprimer des lots de travail et des codes de lot de travail selon leurs autorisations de rôle du groupe de travail.
Par lot de travail
Pour permettre aux paramètres de visibilité du lot de travail de contrôler l’accès aux documents, les autorisations de rôle du groupe de travail pour les documents (confidentiels) doivent être définies sur Par lot de travail.
Si les autorisations sont définies différemment, les paramètres de visibilité du lot de travail ne fonctionneront pas comme prévu.
Créer des codes de lot de travail
Pour configurer un code de lot de travail, suivez ces étapes :
Étape 1 : Accédez à l’onglet Paramètres d’un projet ou d’une phase
Étape 2 : Naviguez vers le code de lot de travail dans le menu des paramètres
Étape 3 : Cliquez sur le bouton Ajouter
Étape 4 : Sur la page de détails du code de lot de travail, le nom (1) doit être renseigné, et une description (2) peut être ajoutée.
Étape 5 : Cliquez sur Enregistrer
Créer un lot de travail
Pour créer un lot de travail, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Accédez à une phase du projet.
Étape 2 : Rendez-vous dans l’onglet Documents, où la fonctionnalité Lot de travail se trouve dans la section Menu.
Étape 3 : Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter.
Étape 4 : Sur la page de détails du lot de travail, le nom (1) doit être renseigné, et une description (2) peut être ajoutée. Ici, un code de lot de travail (3) peut être attribué au lot de travail.
La visibilité des documents dans le lot de travail dépend des propriétés suivantes :
Visible par (4) : Seuls les membres d’équipe des entreprises renseignées ici peuvent voir les documents du lot de travail.
Modifiable par (5) : Seuls les membres d’équipe appartenant aux entreprises renseignées ici peuvent voir et modifier les documents du lot de travail.
Caché pour (6) : Les parties listées ici n’ont pas accès à la visualisation des documents du lot de travail.
Étape 5 : Cliquez sur Enregistrer.
💡 Astuce : Les codes de lot de travail n’ont pas de paramètres de visibilité propres. Leur but est uniquement d’associer des documents à un ou plusieurs lots de travail.
Une fois qu’un code de lot de travail est attribué à un lot de travail, il hérite des paramètres de visibilité de ce lot de travail.
Dans l’exemple ci-dessous, les propriétés de visibilité sont vides car le code de lot de travail n’a pas encore été attribué à un lot de travail.
Avant qu’un code de lot de travail ne soit attribué à un lot de travail :
Après qu’un code de lot de travail a été attribué à un lot de travail :
Comme illustré ci-dessus, le code de lot de travail a maintenant hérité des paramètres de visibilité du lot de travail HVAC_00.
Un code de lot de travail peut être attribué à plusieurs lots de travail. Cependant, si des codes de lot de travail sont attribués à plusieurs lots de travail avec des paramètres de visibilité Caché pour en conflit, aucune des entreprises concernées ne pourra voir les lots de travail.
Attribuer des codes de lot de travail aux documents
Les utilisateurs peuvent attribuer un code de lot de travail à un document soit lors du processus de téléchargement (en ajoutant des informations aux fichiers téléchargés), soit en modifiant les propriétés d’un document déjà téléchargé.
1. Lors du téléchargement :
Après avoir téléchargé les fichiers nécessaires, les documents sont placés dans une file d’attente personnelle où des informations supplémentaires doivent être ajoutées aux fichiers téléchargés. Ici, le code de lot de travail peut être renseigné comme illustré ci-dessous.
📝 Remarque : Le champ du code de lot de travail devient obligatoire si l’autorisation de l’utilisateur pour Ajouter des documents est définie sur Par propriété.
2. Lors de la modification des propriétés d’un document :
Sélectionnez le document auquel vous souhaitez attribuer un code de lot de travail, puis cliquez sur l’icône d’édition. Vous accéderez alors à la page Modifier le document où vous pourrez renseigner le code requis pour le lot de travail.
Une fois cette étape terminée, les utilisateurs pourront visualiser les documents dans le lot de travail en cliquant sur le dossier du lot de travail souhaité (depuis l’onglet Documents), puis sur le bouton de visualisation.
