Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les Companies dans BIMcollab sont utilisées pour organiser les utilisateurs et gérer les autorisations à travers les workflows de problèmes et de documents. Dans cet article, vous apprendrez comment créer et gérer des companies, et comment elles sont utilisées dans BIMcollab.
Comment créer une company
Vous pouvez créer une nouvelle company de deux manières différentes dans BIMcollab. Vous pouvez soit l’ajouter manuellement à la liste des companies dans la page d’administration de l’espace, soit la créer automatiquement en ajoutant un nouvel utilisateur qui appartient à une company qui n’existe pas encore dans le système.
Ajouter une company à la liste des companies
Allez sur la page d’administration de l’espace en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite de votre espace. Ceci n’est possible que si vous êtes administrateur de l’espace.
Allez dans l’onglet Utilisateurs.
Réglez la vue sur 'Companies'.
De là, vous trouverez le bouton 'Create company' en haut.
Cliquez sur ce bouton pour saisir les informations de la nouvelle company.
Les informations de la company se composent de 3 parties :
Détails de la company
Ici, vous pouvez ajouter les informations de base de la company, y compris :
-Code est un identifiant unique qui facilite la recherche et la reconnaissance de votre company dans votre espace BIMcollab. Le code doit contenir exactement 3 caractères.
-Nom est le seul champ obligatoire.
-Département est un champ personnalisé saisi manuellement, utilisé pour définir des subdivisions au sein d’une company (par exemple, des départements dans des universités ou des hôpitaux).
C’est distinct des Divisions et ce n’est ni prédéfini ni géré par le système.
Adresse de visite
Vous pouvez ajouter l’adresse de visite de la company, qui sera affichée sur une ligne dans l’aperçu de la page Company.
Adresse postale
Vous pouvez ajouter une adresse postale différente pour la company, si elle diffère de l’adresse de visite.
Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton 'Create'.
Créer une company en ajoutant un nouvel utilisateur
Lors de la création d’un nouvel utilisateur dans BIMcollab, vous devez remplir le champ 'Company' qui est obligatoire. Vous verrez un menu déroulant pour sélectionner la company de l’utilisateur. Si la company n’existe pas encore dans l’espace BIMcollab, vous pouvez choisir l’option 'Create new company' en bas de cette liste.
📝 Remarque : Un nouvel utilisateur peut être créé dans l’administration de l’espace par un administrateur ou par des utilisateurs ayant les droits de créer de nouveaux utilisateurs dans les Paramètres du projet.
Gérer les companies en tant qu’administrateur
Assurez-vous que les utilisateurs de votre espace BIMcollab sont affectés aux bonnes companies, car cela permet d’accéder à certaines features qui dépendent des associations de company.
Liste des companies
La liste des companies donne un aperçu de toutes les companies présentes dans votre espace BIMcollab.
Allez sur la page d’administration de l’espace en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite de votre espace. Ceci n’est possible que si vous êtes administrateur de l’espace.
Cliquez sur l’onglet 'Utilisateur'
Réglez la vue sur 'Companies'
💡 Astuce : Utilisez le Code, le Nom ou l’Adresse de la company pour la retrouver rapidement via le champ 'Recherche'.
Vue des détails de la company
Lorsque vous êtes dans la liste des companies, cliquez sur une company pour voir la vue des détails de la company. Vous pouvez y retrouver les utilisateurs de cette company et activer ou désactiver leur accès. Il s’agit du même bouton que l’option 'peut se connecter' dans la vue liste des utilisateurs, qui permet ou empêche les utilisateurs de se connecter à votre espace BIMcollab.
⚠️ Attention :
Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer un utilisateur dans la vue des détails de cette company. Cela doit être fait dans les Paramètres utilisateur.
Vous ne pouvez pas supprimer de companies dans cette vue.
Cliquez sur le bouton 'Edit company' pour modifier la company que vous consultez.
Comment utiliser les companies dans l’environnement BIMcollab
Les companies peuvent être utiles pour améliorer vos features de gestion des problèmes et de gestion documentaire.
Gestion des problèmes
Limiter la visibilité des problèmes aux team members de la même company que le créateur du problème
Les project leaders peuvent activer un paramètre qui limite la visibilité des problèmes afin qu’ils ne soient accessibles qu’aux team members appartenant à la même company que le créateur du problème. En savoir plus à ce sujet dans cet article.
Ce paramètre au niveau du projet s’applique à tous les team members ayant l’autorisation de créer des problèmes. Lorsqu’il est activé, tout problème créé ne sera visible que par les collègues de la company du créateur, gardant ainsi les informations spécifiques à la company privées.
Restreindre le droit de clôturer les problèmes à la company propriétaire de l’espace BIMcollab
Les project leaders peuvent activer un paramètre qui limite la possibilité de clôturer les problèmes exclusivement aux team members appartenant à la company qui possède l’espace.
Lorsque cette restriction est active, les team members des autres companies peuvent toujours travailler sur les problèmes mais ne pourront pas les clôturer.
En tant que project leader du projet, allez sur la page Paramètres.
Trouvez les Paramètres 'Généraux'
Sélectionnez 'Employés de <Nom de la company>' pour limiter la clôture des problèmes aux employés de cette company uniquement.
⚠️ Attention : Le libellé 'employés de <nom de la company>' fait toujours référence à la company propriétaire de l’espace (la company créée pour le premier administrateur). Cela ne correspond pas forcément à la company du propriétaire du projet. Cette affectation ne peut pas être modifiée.
Limiter l’attribution des problèmes aux propres collègues du team member
Les project leaders peuvent activer un paramètre qui limite un team member à n’attribuer des problèmes qu’aux collègues de sa propre company. En savoir plus dans cet article.
Cette restriction s’applique individuellement et ne concerne que le team member pour lequel elle est configurée.
Gestion documentaire
Les companies jouent un rôle important dans la gestion documentaire. En liant correctement les utilisateurs à leurs companies, les project leaders peuvent contrôler la visibilité et les responsabilités entre différentes organisations.
Rôles utilisateurs Phase Team
Dans les rôles utilisateurs Phase Team, les companies influencent le contrôle des autorisations via deux options sélectionnables pour toutes les autorisations :
Autorisations 'Ma company' : Les companies peuvent activer un accès restreint où les utilisateurs ne peuvent voir, ajouter, modifier ou supprimer que les documents dont leur company est l’auteur.
Autorisations 'Par propriété' avec Work Packages : Les companies doivent être liées à des Work Packages pour utiliser les autorisations basées sur les propriétés. Lors du dépôt de documents avec des codes Work Package, les utilisateurs ne peuvent accéder aux documents que si le code correspond à un Work Package attribué à leur company.
Tâches d’audit
Les team members d’une même company peuvent valider les tâches d’audit des uns et des autres, offrant ainsi de la flexibilité tout en maintenant la responsabilité.