Ten en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.

Nuestro equipo ya ha activado tu Espacio. Al solicitar un Espacio, se te pidió que proporcionaras información inicial, incluyendo los datos de contacto del administrador. Como administrador, recibirás una invitación por correo electrónico para acceder a tu Espacio por primera vez.
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En cada Espacio, el administrador puede decidir cómo se configurará y personalizará el Espacio como un CDE. Sigue los pasos que se describen a continuación para configurar tu Espacio y que tus usuarios puedan empezar a trabajar en proyectos.

Después de acceder, irás a la página de Mis proyectos, que es un panel de datos para los usuarios y muestra todos los proyectos de los que formas parte.

Como administrador, puedes acceder a la configuración del CDE haciendo clic en el icono de engranaje para abrir el área de administración y luego seleccionando la pestaña CDE.

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Los nuevos proyectos se pueden añadir a tu Espacio BIMcollab desde la página de Mis proyectos. Esto lo puede hacer cualquier administrador del Espacio o los usuarios habituales que tengan activado el permiso Puede crear proyectos. Haz clic en el botón Crear proyecto para hacerlo:

Desde aquí, los usuarios tienen la opción de subir inmediatamente los primeros documentos del proyecto a nivel de proyecto. Ve a la pestaña Documentos y simplemente arrastra y suelta tus archivos:

Para aprovechar al máximo BIMcollab como CDE, puedes continuar con los siguientes pasos para personalizar aún más la gestión documental y los procesos automáticos en tu Espacio.

En cada proyecto, es importante usar una estructura de datos clara y coherente.

En BIMcollab, esto se puede hacer definiendo los metadatos del Espacio como administrador.

En el entorno del proyecto, los miembros del equipo pueden ver qué metadatos están disponibles en su Espacio desde la pestaña Configuración y luego yendo al menú Gestión documental:

También es posible que el Jefe de proyecto elija una configuración de carga de documentos aquí:

Si sabes que tus equipos de proyecto usarán la configuración avanzada de carga, puedes configurar estos campos de metadatos obligatorios en Configuración en la pestaña de administración del CDE. Así, estos campos, definidos previamente por los administradores, aparecerán automáticamente como menús desplegables cuando los usuarios añadan documentos a sus proyectos.

A continuación tienes un listado de todos los campos que se pueden añadir y sus descripciones. Cada nuevo valor se puede añadir en el campo correspondiente haciendo clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha.

La organización espacial de BIMcollab utiliza por defecto la terminología habitual en la industria de la construcción (Edificio, parte, nivel). Existe la opción de reemplazarla por una terminología alternativa, más genérica, adecuada para proyectos de infraestructuras y otros casos, como se muestra a continuación:

Cuando se activa, la terminología actualizada se aplica a todas las ubicaciones dentro de tu Espacio y no se pueden mezclar ambas terminologías. Recomendamos que los administradores del Espacio elijan la terminología que mejor se adapte a sus tipos de proyecto y la apliquen antes de iniciar cualquier proyecto. Si quieres que activemos esta función, por favor contáctanos en [email protected] o por el chat y la activaremos para tu Espacio.
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En Ubicación, el administrador del Espacio puede definir la estructura espacial del Espacio. En BIMcollab, puedes vincular los documentos y datos a la estructura espacial del edificio. Esta estructura espacial crece con el desarrollo del edificio, por lo que cada fase tiene su propia estructura espacial.

Esto se configura en la pestaña Ubicaciones dentro del entorno de administración.

La estructura espacial actual consta de 5 componentes:

Los proyectos se pueden dividir en fases, que representan periodos o series de eventos específicos dentro de un proyecto.

Las fases del proyecto también se pueden vincular opcionalmente a la estructura espacial, de modo que partes de la estructura sean gestionadas por proyectos. Se pueden vincular varios proyectos a una misma estructura espacial. Esto te permite crear diferentes proyectos que se desarrollan por separado dentro de la misma estructura. Una fase de proyecto puede aplicarse a una o más parcelas, edificios o partes de edificio.

Los proyectos se crean desde el entorno del proyecto, pero todos los proyectos tienen una vista general en la pestaña Proyecto de la página de administración del CDE.
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Por defecto, los nuevos proyectos no tendrán fases. Para añadir una fase, selecciona el proyecto del listado y luego haz clic en el botón Añadir fase de proyecto.
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En BIMcollab, los usuarios primero se añaden a los proyectos como miembros del equipo en el entorno del proyecto.

A nivel de proyecto, tendrán ciertos permisos para las funciones de gestión de documentos según su rol de miembro del equipo.

A nivel de fase, tendrán ciertos permisos para las funciones de gestión de documentos según su rol en el equipo de fase.

Los usuarios obtienen acceso a las fases del proyecto en el entorno del proyecto solo cuando han sido añadidos a un equipo de fase, y ese equipo ha recibido acceso a ciertas fases.

Los roles de usuario permiten a los administradores definir permisos y determinar a qué funciones de gestión de documentos pueden acceder los usuarios asignados a estos roles. Obtén más información sobre los roles de usuario y cómo crearlos y editarlos en este artículo: Roles de usuario del equipo de fase
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Los roles se asignan por proyecto. Si un usuario forma parte de varios equipos, puede tener varios roles dentro de un proyecto. En este caso, los permisos se combinarán, y el usuario tendrá los permisos de todos los roles en todos los equipos.
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Una vez que añadas un nuevo rol de usuario, para modificar los permisos y accesos asociados a ese rol, haz clic en el rol de usuario correspondiente del listado y, en la siguiente ventana, elige entre Permisos o Derechos para los formatos de archivo. Los roles de usuario se asignan a los usuarios al añadirlos a los equipos en la pestaña Equipos.
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Los equipos representan grupos de usuarios que están asociados a una o más fases. Al añadir un nuevo equipo, en la siguiente ventana, seleccionas en qué fases del proyecto estará activo este equipo. Vincular un equipo a una fase del proyecto da a los miembros del equipo acceso directo a esa fase. En la interfaz del entorno del proyecto, un miembro del equipo solo puede ver las fases del proyecto a las que el equipo está vinculado.

Para añadir usuarios a un equipo, haz clic en el equipo desde el listado general y, en la sección Miembros del equipo, puedes añadir nuevos miembros del equipo. Al añadir un nuevo usuario al equipo, también puedes asignarle un rol de usuario (que ya haya sido creado en Roles). Al agrupar usuarios en equipos con acceso a fases específicas y asignar roles a usuarios individuales, defines de manera efectiva su acceso y permisos dentro del proyecto.

Con los workflows, puedes convertir cualquier proceso documental en un workflow automático. Utiliza acciones estandarizadas como auditoría, revisión, sellado o notificaciones, y configura su orden, vencimiento y condiciones. El workflow se automatiza para monitorear el progreso y coordinar las tareas.
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A través de un workflow, puedes diseñar un conjunto de acciones que se iniciarán automáticamente cuando se suba un nuevo documento (que cumpla con los requisitos específicos del grupo de workflow). Una serie de acciones ocurrirá en un orden determinado a medida que se actualice el documento.
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