Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
Binnen BIMcollab documentbeheer is de documentnaam erg belangrijk, omdat het hele versiebeheer afhankelijk is van overeenkomende documentnamen.
Documentnaamgevingsconventies zijn essentieel voor het organiseren van bestanden op een gestructureerde en consistente manier. Goed gestructureerde naamgevingsconventies bieden duidelijkheid over de inhoud en context van een document.
Een documentnaamgevingsconventie is een set van regels die wordt gebruikt om projectdocumenten consistent te benoemen. Dezelfde naamgevingsregels gelden voor iedereen die documenten uploadt naar de actieve projectfase.
❗ Waarschuwing: Documentnaamgevingsconventie is alleen beschikbaar bij gebruik van de Geavanceerde Document Upload instelling. Lees hier meer over de Document upload instellingen hier.
Volg de onderstaande stappen om documentnaamgevingsconventies voor je project te maken.
1. Maak een naamgevingsconventie
Space-beheerders kunnen een nieuwe naamgevingsconventie toevoegen vanaf de Beheerpagina. Klik op de Instellingen tab (1) in het linkermenu. Selecteer de Document Naamgevingsconventie tab (2), en klik op de Toevoegen knop (3) in de rechterbovenhoek.
Er opent een nieuw menu, waar je de nieuwe naamgevingsconventie kunt maken. Begin met het toevoegen van de conventienaam en beschrijving, evenals het kiezen van de lengte van het vrije veld.
Het vrije veld is een unieke identificatie voor elk document, bestaande uit namen, letters en speciale tekens.
In het volgende deel selecteer je wat de structuur van je naamgevingsconventie zal zijn. Het is onderverdeeld in de volgende metadata velden: Bedrijf, Discipline, Locatie, Project, Projectfase en de naam(en) van enkelvoudige velden, en Aangepaste Velden (indien ingesteld in je metadata).
Het veld “Vrij” is verplicht voor elke conventie en is daarom al toegevoegd aan de naamgevingsconventieformule.
📝 Opmerking: Alle vermelde velden moeten afkortingen hebben ingesteld om in de conventie te kunnen worden gebruikt. De afkortingen worden beheerd in de tabs Instellingen, Bedrijven, Locaties, Project of Aangepast Veld respectievelijk.
💡 Tip: Elk team moet, als onderdeel van hun projectopzet, overeenstemming bereiken over de structuur van de te gebruiken naamgevingsconventie, evenals de volgorde van de karakters in het Vrije veld.
Om je naamgevingsconventie te maken, sleep en plaats je elk veld in elke volgorde naar de naamgevingsconventieformule hieronder.
Je kunt ook scheidingstekens gebruiken, zoals een streepje (-), underscore (_), punt (.) of spatie ( ), om de velden te scheiden en leesbaarder te maken. Je kunt de metadata velden en scheidingstekens in elke volgorde herschikken door ze naar links of rechts te slepen in de conventie, of ze uit de formule verwijderen door op het 'x' symbool te klikken.
Als je klaar bent, klik je op de Opslaan knop onderaan het scherm.
❗ Waarschuwing: De documentnaamgevingsconventie kan later worden bewerkt, zoals het wijzigen van de volgorde of het verwijderen van velden. Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op de toekomstige documenten, de bestaande documenten blijven dezelfde naam behouden.
Documentnaamgevingsconventies kunnen worden verwijderd, of een nieuwe naamgevingsconventie kan worden toegepast op de projectfase. In beide gevallen zullen de wijzigingen alleen van invloed zijn op de toekomstige documenten.
2. Voeg een naamgevingsconventie toe aan je Projectfase
Eenmaal gemaakt, moeten naamgevingsconventies worden toegevoegd aan de vereiste projectfase(s) om te worden toegepast. Alleen gebruikers in een gebruikersrol met toestemming om Document Naamgevingsconventies aan projecten toe te voegen, kunnen deze actie uitvoeren.
Vanaf de Projectpagina, zodra je je vereiste locatie, project en projectpagina hebt geselecteerd, ga je naar het Instellingen menu (1). Onder 'Documentbeheer (2), Selecteer Document Naamgevingsconventie (3), klik op de Bewerk knop (4) om een nieuwe naamgevingsconventie aan deze projectfase toe te voegen.
Selecteer een naamgevingsconventie uit de vervolgkeuzelijst en klik op opslaan.
3. Upload documenten
Nu de naamgevingsconventie is gemaakt en aan het project is toegevoegd, kan deze op je documenten worden toegepast.
Nieuwe documenten kunnen worden geüpload vanaf de Documentenpagina, hetzij handmatig of met behulp van de Upload List.
Wanneer je een document handmatig uploadt, moeten verplichte velden handmatig worden ingevuld. De geselecteerde waarden worden automatisch weergegeven in de naamgevingsconventie van het document.
Als een document met dezelfde documentnaam wordt toegevoegd, verschijnt er een melding dat het geüploade document wordt behandeld als een nieuwe versie van het bestaande document met dezelfde documentnaam.
Wanneer documenten worden toegevoegd met de upload list, worden de metadata velden automatisch ingevuld volgens de upload list.
Alle documentnaamvelden, inclusief het vrije veld, worden uit de upload list gehaald en automatisch ingevuld. Als een verplicht metadata veld (gemarkeerd met een '*' symbool) ontbreekt in de upload list, moeten deze handmatig worden ingevuld.
📝 Opmerking: Wanneer een Document Naming Convention actief is voor je project of fase, kan BIMcollab automatisch metadata uit bestandsnamen halen tijdens het uploaden van bestanden.
Het systeem scant de bestandsnaam op bijbehorende metadata met behulp van de syntaxis die is gedefinieerd in de naamgevingsconventie van het document, zelfs als de bestandsnaam extra tekens bevat. Alle velden die door de naamgevingsconventie zijn gedefinieerd en in dezelfde volgorde in de bestandsnaam aanwezig zijn, worden vooraf ingevuld in het Documentnaamveld.
Als je een bijbehorende upload list uploadt, hebben de waarden daarvan voorrang op die afgeleid van de bestandsnaam.
Als de upload list echter lege cellen bevat voor specifieke metadata velden, zal BIMcollab voor het gemak waarden gebruiken die uit de bestandsnaam zijn gehaald.
De codes zijn niet hoofdlettergevoelig, ze worden altijd in hoofdletters geïmporteerd.
Voor de beste resultaten van deze functie, zorg ervoor dat je bestandsnamen overeenkomen met de syntaxis van de Document Naming Convention.