Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Wanneer je de Geavanceerde upload document-instelling gebruikt, is het verplicht om metadata toe te voegen voordat documenten kunnen worden geüpload. Dit geeft je meer controle over de documentinformatie en zorgt voor consistentie binnen het project.
💡 Tip: De uploadinstelling kun je kiezen in de Projectinstellingen, zoals beschreven in dit artikel. Het alternatief is de standaard uploadinstelling, waarbij het toevoegen van metadata optioneel is.
Voor je begint
Gebruikersrechten
Om documenten te uploaden heb je het volgende nodig:
Een BIMcollab-licentie.
De juiste gebruikers teamrol om te kunnen uploaden op projectniveau.
De juiste Workgroup-rol rechten om te kunnen uploaden op projectfaseniveau.
⚠️ Let op:
Als je niet de juiste rechten hebt, is de Toevoegen-knop niet zichtbaar.
Om metadata te bewerken heb je Bewerken rechten nodig voor de documenten die je selecteert. Zonder deze rechten blijft de Bewerken-knop uitgeschakeld.
Selecteer de juiste Locatie, Project of Fase
Nieuwe documenten worden altijd toegevoegd aan het momenteel geselecteerde project of projectfase (2), zoals weergegeven in het navigatiemenu. Zorg ervoor dat je documenten toevoegt (1) aan het juiste project (fase).
Documenten uploaden
Voordat ze gedeeld worden, worden toegevoegde documenten als concepten opgeslagen totdat hun metadata compleet is. Deze zijn zichtbaar in het Concept tabblad, waar je ze één voor één of meerdere tegelijk kunt bewerken en kunt kiezen welke je wilt delen.
📝 Let op: Bestanden in het Concept tabblad zijn alleen voor jou zichtbaar. Andere projectleden hebben er pas toegang toe als je ze deelt.
Je kunt documenten op twee manieren toevoegen:
1. Slepen en neerzetten
Sleep bestanden naar het uploadgebied.
2. Gebruik de Toevoegen-knop
Als je op de knop Toevoegen aan project/projectfase klikt, kun je kiezen hoe je je bestanden wilt toevoegen:
Uploaden naar concepten: Selecteer handmatig de bestanden van je computer die je wilt toevoegen.
Upload list: Upload je bestanden samen met een upload list. Met een upload list kun je documentmetadata vooraf invullen en alles in één keer toevoegen. Zie Upload list.
Plaatsaanduiding maken: Selecteer deze optie om een informatietemplate aan te maken voor een bestand dat nog niet is geüpload. Zie Documentplaatsaanduidingen.
Connect met ander platform: Selecteer het platform waarvan je je bestanden wilt ophalen. Zie Autodesk Forma koppelen met Document Management.
Controleer je concepten
Na het toevoegen verschijnen je documenten in het tabblad Concepten. Als je één of meer documenten selecteert, verschijnt er een werkbalk met de beschikbare acties.
Je kunt de volgende acties uitvoeren op je conceptdocumenten:
Actie | Hoe |
Edit (A) | Voeg metadata toe of werk deze bij. |
Share (B) | Maak conceptdocumenten beschikbaar in de gedeelde document List. |
Discard (C) | Delete de conceptdocumenten. |
Search (D) | Zoek specifieke documenten in de concept List. |
Columns (E) | Pas de weergegeven kolommen aan. |
📝 Let op: Wanneer een Documentnummerconventie actief is en je bestand hier niet aan voldoet, toont het concept de bestandsnaam en Naamloos document als documentnaam. Voeg de vereiste metadata toe zoals uitgelegd in de volgende stap om een geldige documentnaam te genereren.
Metadata toevoegen aan concepten
Voordat je je bestanden deelt, moet je alle verplichte metadata-velden invullen. Je kunt metadata toevoegen aan individuele documenten of aan meerdere documenten tegelijk.
Metadata toevoegen aan een individueel document
Selecteer het document dat je wilt bewerken; het metadatapaneel opent dan aan de rechterkant. Bepaalde metadata-velden zijn als verplicht gemarkeerd met een rood sterretje (*).
📝 Let op: Voor een uitgebreide uitleg van elk type metadata in BIMcollab kun je dit artikel raadplegen: Document metadata types and usage.
Verplichte metadata velden bevatten de onderstaande informatie.
Op documentniveau:
Documentnaam
Afhankelijk van de uploadmethode en of er een Documentnummerconventie (DNC) actief is, kan BIMcollab de naam bepalen op basis van de bestandsnaam of handmatig ingevoerde metadata. Als een DNC actief is, wordt de documentnaam gegenereerd volgens de naamgevingsconventie zodra alle verplichte metadata is ingevuld. Meer informatie vind je in Documentnaam.Documentdatum
Auteur
Beschrijving 1
Discipline
Documenttype
Op versieniveau:
Versienummer
Om een nieuwe versie aan een bestaand document toe te voegen, moet de documentnaam exact overeenkomen. Alleen dan wordt de nieuwe upload gekoppeld aan de vorige versies. Als de documentnaam al bekend is in BIMcollab, wordt de informatie ingevuld.Versiedatum
Status
Metadata toevoegen aan meerdere documenten
Je kunt metadata voor meerdere documenten tegelijk toevoegen of bijwerken met behulp van multi-select of een Upload List.
Meerdere concepten bewerken met multi-select
Met multi-select kun je dezelfde metadatawaarden toepassen op meerdere conceptdocumenten tegelijk. Dit is vooral handig als meerdere documenten dezelfde metadata delen.
In het tabblad Concepten kun je met de selectievakjes de documenten kiezen die je wilt bewerken en klik je op Edit om het metadatapaneel te openen.
Metadata toevoegen met een Upload List
Met een Upload List kun je metadata aan meerdere documenten toevoegen via een Excel-bestand, zonder elk document handmatig te hoeven bewerken.
Voor gedetailleerde instructies over het voorbereiden en gebruiken van een Excel Upload list, zie Upload lists.
Deel je concepten
Zodra alle verplichte metadata is ingevuld, kun je je documenten delen met je projectteam.
Selecteer het (de) document(en) en klik op de deelknop.
Foutmelding
Na het klikken op de deelknop kan er een fouticoon naast een document verschijnen als bepaalde beperkingen delen verhinderen.
Dit kan om de volgende redenen gebeuren:
Ontbrekende metadata: Eén of meer verplichte metadata-velden zijn niet ingevuld. Vul de ontbrekende informatie in voordat je het document deelt.
Onvoldoende rechten: Je hebt geen rechten om één of meer geselecteerde documenten te bewerken.
Gemengde documentniveaus: Je selectie bevat zowel project- als projectfasedocumenten, die niet samen bewerkt kunnen worden.
Bevroren documenten: Eén of meer geselecteerde documenten zijn bevroren en kunnen niet worden bewerkt.
Meldingen
Zodra je op Delen klikt, verschijnt er een venster met een optie voor Melding.
Dit is een begeleidende boodschap wanneer documenten worden geüpload, gericht aan geselecteerde gebruikers in BIMcollab. Deze melding wordt opgeslagen als bericht en er wordt direct na het plaatsen een email verstuurd.
Na het delen wordt het document verplaatst naar de map Gedeeld, waar alle team members met de juiste rechten het document kunnen bekijken en ermee kunnen samenwerken.
