Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Bij het beheren van documenten in BIMcollab kun je placeholders aanmaken om alvast een plek te reserveren voor documenten die nog niet klaar zijn om te uploaden.
Een placeholder bevat de metadata van het document, maar nog geen daadwerkelijk bestand. Zo kun je alvast je documentstructuur voorbereiden en samenwerken aan documenten voordat de bestanden beschikbaar zijn.
Zodra een document klaar is, kun je het direct uploaden naar de bestaande placeholder zonder een nieuw document aan te hoeven maken.
⚠️ Let op: Niet alle functionaliteit is beschikbaar in alle Tiers. Controleer of het in jouw abonnement zit via de Tier vergelijking List of neem contact op met je beheerder. Als een functionaliteit niet beschikbaar is, moet je mogelijk upgraden naar een hoger tier.
Placeholder aanmaken
Placeholders kunnen op twee manieren worden aangemaakt: door handmatig losse placeholders toe te voegen of door een Upload List te gebruiken om meerdere placeholders tegelijk te genereren.
⚠️ Let op: Placeholders kunnen niet worden toegevoegd via de standaard uploadmethode; dit kan alleen als de Geavanceerde uploadmethode is ingeschakeld.
Handmatig placeholders aanmaken
Om een document-placeholder toe te voegen, ga je eerst naar het project (fase) waar je deze wilt toevoegen.
Klik in het tabblad Documenten rechtsboven op de knop Toevoegen aan project (fase) en kies vervolgens Placeholder aanmaken. Je hoeft op dit moment nog geen bestand toe te voegen.
Er wordt een nieuwe placeholder toegevoegd aan het tabblad Concepten.
Selecteer de placeholder om de metadata in te vullen in het paneel aan de rechterkant. Je kunt meerdere placeholders selecteren om hun metadata tegelijk te bewerken. Vul de verplichte metavelden in, aangegeven met een sterretje (*). Als het project een Document Naming Convention heeft, wordt de documentnaam automatisch aangemaakt op basis van de ingevulde metadata.
Klik bovenaan de pagina op de knop Opslaan als je klaar bent.
De placeholder is nu aangemaakt en herkenbaar aan het gestreepte rechthoek-icoon naast de naam.
Alle informatie over Documentdatum, Versiedatum, Versienummer, Versiebeschrijving of Status blijft leeg totdat er daadwerkelijk een document is geüpload.
Meerdere placeholders aanmaken met een Upload List
Een Upload List maakt het mogelijk om meerdere placeholders tegelijk aan te maken met documentmetadata die je hebt voorbereid in een Excel-bestand. Dit is vooral handig bij het opzetten van een project met veel geplande documenten.
Om een Upload List te maken, download je eerst het Excel-sjabloonbestand, dat je hier vindt. Open het sjabloon en vul de documentmetadata in voor elke placeholder die je wilt aanmaken.
⚠️ Let op: Laat bij het maken van de upload list de metavelden die betrekking hebben op de laatste versie leeg voor placeholders, omdat deze informatie vooraf niet bekend is. Alle lichtblauwe kolommen moeten leeg blijven. Deze worden ingevuld zodra de daadwerkelijke modellen worden geüpload.
Om een upload list te importeren:
Klik in het tabblad Documenten rechtsboven op de knop Toevoegen aan project (fase) en kies vervolgens Upload list.
Selecteer het upload list-bestand dat je hebt aangemaakt en klik op de knop Uploaden.
Bekijk de importresultaten en eventuele meldingen.
Klik op de knop Ga naar concepten om de nieuw aangemaakte placeholders te bekijken in het tabblad Concepten.
Om placeholders te controleren en te delen:
Indien nodig kun je op de placeholder klikken (of meerdere selecteren om tegelijk te bewerken) om de metadata aan te passen in het menu rechts.
Zodra de metadata is ingevuld, selecteer je de placeholder(s) en klik je op het Deel-icoon om de placeholder toe te voegen aan de Gedeelde map in de Document List.
📝 Let op:
Het is mogelijk om To do-items zoals notities, vragen of taken toe te voegen aan placeholders voordat er een documentversie is geüpload. Zo kun je de inhoud van het document alvast bespreken voordat het daadwerkelijk bestaat.
Wil je meer weten over het gebruik van To do's om te communiceren over je documenten? Lees dan dit artikel: To do's tab
Documenten uploaden naar bestaande Placeholders
Zodra je documentbestanden klaar zijn, kun je ze uploaden naar de eerder aangemaakte placeholders. Net als bij het aanmaken van de placeholders kun je documenten toevoegen handmatig of via een upload list.
⚠️ Let op: Om een document naar een placeholder te kunnen uploaden, moet de placeholder eerst vanuit Concepten naar de Gedeelde map worden verplaatst, door het document te delen zoals uitgelegd in het vorige gedeelte.
Handmatig een document toevoegen aan een placeholder
Selecteer in de Document List de placeholder waar je een document aan wilt toevoegen.
Ga naar het tabblad versies (1) en klik op de knop Versie toevoegen (2).
De documentnaam is al ingevuld op basis van de bestaande metadata van de placeholder.
Vul de verplichte informatie in, gemarkeerd met een sterretje *:Upload het bestand (1)
Geef een versienummer op (2)
Voeg een versiedatum toe (3)
Geef een status op (4)
Als alle verplichte informatie is ingevuld, klik je op de knop Uploaden (5).
De pagina Documenten aangemaakt geeft een overzicht van alle aangemaakte documenten. Hier zie je ook de versienummers en of ze aan een workflow zijn gekoppeld.
Klik op Continue om terug te keren naar de Documentenpagina.
Het documentbestand is nu gekoppeld aan de bestaande placeholder. De placeholder wordt nu een regulier document met een geüploade versie in je document List.
Meerdere documenten toevoegen aan placeholders met een upload list
Je kunt een Upload List gebruiken om meerdere documentbestanden in één keer te uploaden naar hun bestaande placeholders.
Bewerk het bestaande Upload List Excel-bestand en vul de ontbrekende informatie in voor de blauwe cellen: Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails. Sla het Excel-bestand op.
❗ Waarschuwing: Voor de bestandsnaam geldt dat deze exact overeen moet komen met de bestandsnaam van het document, inclusief de bestandsextensie (bijv. .pdf).
2. Navigeer in BIMcollab naar het project (of de fase) waar je placeholders staan en klik op de knop Toevoegen aan, kies vervolgens Upload list.
3. Sleep de bestanden samen met de upload list naar het scherm, of browse om de bestanden te selecteren die je wilt uploaden.
4. Klik op de knop Uploaden. Controleer de informatie en eventuele meldingen. Klik op de knop Ga naar concepten om de geïmporteerde documenten te bekijken.
5. Controleer in het tabblad Concepten de geüploade documenten en hun metadata. Selecteer indien nodig één of meerdere documenten om hun metadata aan te passen in het rechterpaneel.
6. Zodra de metadata is ingesteld, selecteer je het document of de documenten en klik je op het Deel-icoon om de documenten te delen naar de gedeelde map.
De geüploade bestanden zijn nu beschikbaar als documentversies die gekoppeld zijn aan hun bestaande placeholders in de gedeelde documentlist.
