Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
Wanneer je je documenten uploadt naar BIMcollab, kun je ervoor kiezen om een Placeholder voor een document te gebruiken in plaats van het direct op dat moment te uploaden. Placeholders bevatten alle relevante informatie over het document, maar stellen je in staat om het daadwerkelijke bestand op een later moment te uploaden.
Een placeholder maken
Placeholders kunnen op twee manieren worden gemaakt: ofwel door individuele placeholders handmatig toe te voegen, of door een Upload List te gebruiken om meerdere placeholders te genereren.
Handmatig een placeholder toevoegen
Om een document placeholder toe te voegen, navigeer je eerst naar de projectfase waaraan je deze wilt toevoegen.
Klik in de module Documenten op de knop "Toevoegen aan projectfase" in de rechterbovenhoek.
Selecteer de knop "Placeholder". Je hoeft op dit moment nog geen bestand toe te voegen.
Je persoonlijke wachtrij wordt vervolgens bijgewerkt om de zojuist gemaakte placeholder op te nemen.
Selecteer de placeholder(s) waaraan je informatie wilt toevoegen en klik vervolgens op de knop "Informatie toevoegen aan geüploade bestanden".
Vul de metadata informatie in zoals je zou doen bij een normale documentupload. Alle verplichte velden worden gemarkeerd met een asterisk "*".
Je kunt er ook voor kiezen om een melding toe te voegen om naar een team member te sturen.
Klik op de knop "Opslaan" onderaan de pagina zodra je klaar bent.
Je ontvangt dan een overzicht van alle documentplaceholders die zijn aangemaakt. Klik op "continue" om terug te keren naar de hoofdpagina van documenten.
De placeholder wordt toegevoegd met een uitroepteken "!" naast de documentnaam. Alle informatie met betrekking tot de Documentdatum, Versiedatum, Versienummer, Versiebeschrijving of Status blijft leeg totdat een document daadwerkelijk is geüpload.
Meerdere placeholders toevoegen vanuit upload list
Om placeholders toe te voegen zonder de metadata voor elk bestand bij upload toe te voegen, kun je gebruik maken van een Upload list die in bulk placeholders toevoegt op basis van de documentinformatie die is gespecificeerd in het Excel-bestand.
Om een Upload list te maken, moet je eerst het Excel-sjabloonbestand downloaden dat hier beschikbaar is. Vul dit vervolgens in met alle documentinformatie voor de placeholders die je wilt maken.
📝 Opmerking: Om meer te leren over hoe je het Upload list Excel-sjabloon kunt gebruiken, kun je dit artikel raadplegen: Upload list
⚠️ Let op: Bij het maken van de upload list moeten de metadata velden die betrekking hebben op de laatste versie leeg worden gelaten voor placeholders, aangezien deze informatie niet vooraf kan worden voorspeld. Alle lichtblauwe kolommen in de Excel list, inclusief de Bestandsgegevens, Documentdatum en alle Versiedetails velden moeten leeg worden gelaten. Deze worden toegevoegd wanneer de daadwerkelijke modellen worden geüpload.
Navigeer naar het gewenste niveau van je project (locatie, project of fase) en klik in de module Documenten op de knop "Toevoegen" in de rechterbovenhoek.
Sleep en zet neer of kies het upload List-bestand dat je hebt gemaakt om te uploaden naar het veld Documenten toevoegen.
Klik op de knop "Uploaden"
Bekijk eventuele meldingen of informatie over de nieuwe placeholders die zijn geüpload.
Klik op dezelfde pagina op de knop "Ga naar de persoonlijke wachtrij".
Klik op "Informatie toevoegen aan geüploade bestanden" om alle metadata te bekijken die is geïmporteerd uit de upload List.
Klik op "Opslaan" nadat je de informatie voor de documenten in je wachtrij hebt toegevoegd of aangepast.
Klik op "Continue" op de volgende pagina.
Nu kun je terugkeren naar het documentoverzicht waar je de nieuw toegevoegde documentplaceholders kunt vinden.
💡 Tip: Persoonlijke Wachtrij
Je kunt je openstaande documentplaceholders op elk moment bekijken door de knop 'Persoonlijke Wachtrij' te selecteren binnen de documentmodule. Deze sectie toont alle placeholders die extra informatie nodig hebben voordat ze kunnen worden geüpload en toegevoegd aan de document List.
Wanneer je je Persoonlijke wachtrij bekijkt, kun je elke placeholder verwijderen door ze aan te vinken en de knop te selecteren.
Het is mogelijk om bulk te bewerken door meerdere placeholders in je persoonlijke wachtrij te selecteren, waarna je ervoor kiest om "Informatie toe te voegen aan geüploade bestanden", kan de informatie van elke placeholder op dezelfde pagina worden ingevuld.
📝 Opmerking:
Het is mogelijk om To do items zoals notities, vragen of taken toe te voegen aan placeholders voordat een documentversie wordt geüpload. Op deze manier kunnen de inhoud van het document worden besproken voordat het zelfs maar is gemaakt.
Om meer te leren over het gebruik van To do's om te communiceren over je documenten, raadpleeg dit artikel: To do's module
Document uploaden naar Placeholder
Zodra je klaar bent om je documenten te delen met BIMcollab, kun je ze uploaden naar de placeholders die je al hebt gemaakt. Net als bij het maken van de placeholders zelf, kun je ook documenten eraan toevoegen, zowel handmatig als met behulp van een upload List.
Handmatig document toevoegen aan placeholder
Klik op de documentnaam van de placeholder waar je een document naar wilt uploaden.
Ga naar het tabblad versies (1) en klik op de knop "Versie toevoegen" (2).
Het veld voor de documentnaam wordt automatisch ingevuld omdat je dit eerder hebt gespecificeerd.
Vul de vereiste informatie in die gemarkeerd is met een asterisk "*":Upload het bestand (1)
Specificeer een versienummer (2)
Voeg versiedatum toe (3)
Specificeer een status (4)
Zodra alle vereiste informatie is ingevuld, klik op de knop "Uploaden" (5).
De pagina "documenten aangemaakt" verschijnt, die een samenvatting geeft van alle aangemaakte documenten. Dit omvat hun versienummers en of ze aan workflows zijn gekoppeld.
Klik op "Doorgaan" om terug te keren naar de documentenpagina.
Er is nu een documentversie toegevoegd en de placeholder wordt nu beschouwd als een regulier document in je documentlijst.
Meerdere documenten toevoegen aan placeholders vanuit uploadlijst
Als je documenten in bulk wilt uploaden met behulp van een Uploadlijst, kun je deze ook gebruiken om documenten aan meer dan één placeholder tegelijk toe te voegen.
Bewerk eerst je Uploadlijst Excel-spreadsheet en voeg de ontbrekende informatie toe voor de blauwe cellen: Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails
❗ Waarschuwing:
Voor bestandsnaam moet dit exact overeenkomen met de bestandsnaam van het document en de bestandstype-extensie bevatten (bijv. .pdf).
2. Sla het Excel-bestand op.
3. Navigeer in BIMcollab naar de locatie, het project of de fase waar je placeholders zich bevinden en klik op de knop "Toevoegen aan".
4. Sleep of kies de bestanden samen met de uploadlijst die geüpload moeten worden.
5. Klik op de knop "Uploaden".
6. Controleer de informatie en meldingen indien aanwezig. Klik op de knop "Ga naar persoonlijke wachtrij".
7. Controleer de documenten waaraan je informatie wilt toevoegen en selecteer vervolgens de knop "Informatie toevoegen aan geüploade bestanden".
8. Bevestig de extra metadata informatie die is toegevoegd aan de Uploadlijst voor Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails. Alle vereiste velden worden gemarkeerd met een asterisk "*".
9. Je kunt er ook voor kiezen om een melding toe te voegen om naar een teamlid te sturen.
10. Klik op de knop "Opslaan" onderaan de pagina zodra je klaar bent.
11. De pagina "documenten aangemaakt" verschijnt, die een samenvatting geeft van alle aangemaakte documenten. Dit omvat hun versienummers (zoals gespecificeerd in de Upload List) en of ze aan workflows zijn gekoppeld.
Klik op "Doorgaan" om terug te keren naar de documentenpagina.
12. De placeholders worden nu beschouwd als reguliere documenten in je documentlist.