Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Documenten uploaden
Bij het uploaden van documenten vraagt BIMcollab om documentgegevens, die automatisch kunnen worden ingevuld met een speciale uploadlijst. Dit is vooral handig bij grote aantallen bestanden. De uploadlijst koppelt elke bestandsnaam aan de bijbehorende documentgegevens, zodat de informatie altijd consistent en correct is. Door de lijst samen met de bestanden te uploaden, worden de gegevens automatisch overgenomen. Als er een documentnaamconventie (DNC) Actief is, wordt de Documentnaam gegenereerd op basis van deze gegevens (metadata).
Uploadlijst aanmaken
De meeste teken- en modelleersoftware biedt de mogelijkheid om gegevens uit het titelblok van een tekening direct te exporteren naar een Excel-bestand. Deze gegevens kun je vervolgens gebruiken om de BIMcollab-uploadlijst in te vullen. Het opzetten hiervan kost wat tijd, maar het bespaart tijd bij het uploaden van bestanden en zorgt ervoor dat de documentinformatie in BIMcollab exact overeenkomt met de tekening, terwijl typefouten worden voorkomen.
Je kunt hieronder een van de opties kiezen om gebruik te maken van onze uploadlijst, die in verschillende talen beschikbaar is:
Volg de onderstaande stappen om een uploadlijst te maken:
Stap 1:
Open het Excel-bestand dat je hebt gedownload. Het blad is ingedeeld in vier hoofdcategorieën: Documentnaam (1), Bestandsnaam (2), Documentgegevens (3) en Versiegegevens (4).
Stap 2:
Vul in kolom A de documentnaam in die voor dit bestand in BIMcollab wordt gebruikt. Let op: als er een documentnaamconventie Actief is voor je project, moet je deze volgen. Als je de Documentnaam niet invult of deze niet voldoet aan de Actieve DNC, wordt de Documentnaam uit de uploadlijst genegeerd en automatisch gegenereerd. Alleen het vrije velddeel van de Documentnaam uit de uploadlijst wordt in dat geval overgenomen. BIMcollab geeft een melding als dit gebeurt.
Stap 3:
Vul in kolom B de naam in van het te uploaden document, inclusief de extensie. Zie in de afbeelding hieronder: "test.pdf" waarbij ".pdf" de bestandsextensie is.
De bestandsnaam wordt alleen gebruikt om de juiste rij in Excel te vinden. Metadata wordt hier niet uit gehaald.
Stap 4:
Vul in kolommen C-L de vereiste documentgegevens in, waaronder de Ruimtelijke structuur, Documenttype, Discipline, Auteur, Documentdatum, Omschrijvingen 1-3, Labels en Werkpakketcodes.
Als de vereiste metadata ontbreekt of niet overeenkomt met BIMcollab, worden deze velden niet ingevuld bij het uploaden. Met een Actieve DNC kan de Documentnaam pas worden vastgesteld als de metadata bekend is. BIMcollab gebruikt dan niet de naam uit kolom A.
Stap 5:
Vul in kolommen M-S de versiegegevens in, zoals het versienummer, versiedatum, status, versieomschrijving, schaal, papierformaat en Bijlagen. Velden met een asterisk in de uploadlijst moeten ingevuld worden; je kunt ze ook invullen zolang het document nog in het tabblad Concepten staat of via het bewerkingspaneel. Voor een volgende versie worden alleen de versievelden (nummer, datum, status, enz.) gebruikt. Metadata op documentniveau uit de lijst overschrijft het bestaande document niet.
De spelregels
Het gebruik van een documentlijst kent specifieke regels. Zo weet BIMcollab zeker dat het Excel-bestand alleen als uploadlijst wordt gelezen en niet als document wordt opgeslagen. De lijst moet voor elke nieuwe bestandsversie worden bijgewerkt en altijd samen met de bijbehorende documenten worden geüpload. Als aan de onderstaande eisen wordt voldaan, verwerkt BIMcollab de lijst correct:
De bestandsnaam van de uploadlijst bevat het woord “uploadlijst”. Tekst mag ervoor of erachter staan.
De bestandsextensie is .xlsx .
Gebruik dezelfde kolomnamen als in het sjabloon.
Deze kolomnamen moeten altijd op regel 4 van het Excel-bestand staan.
De volgorde van de kolommen maakt niet uit, deze mag dus afwijken van het voorbeeld.
Regels 1 tot en met 3 worden niet gelezen; hier kun je projectgegevens, logo’s of eigen toelichtingen plaatsen.
Elke regel met een documentnaam wordt als bestand gezien. Plaats dus geen tussenkopjes in de regels.
De kolom bestandsnaam moet ook de bestandsextensie bevatten, bijvoorbeeld: tekening.pdf .
De inhoud van de cellen moet exact overeenkomen met de metadata die in BIMcollab is ingesteld.
Volgende versies behouden de bestaande documentidentiteit en metadata. Of een upload als nieuw document of als nieuwe versie wordt gezien, hangt alleen af van de Documentnaam.
BIMcollab zoekt bij het uploaden de bestandsnamen op in de uploadlijst. Alleen de bestanden die samen met de uploadlijst worden geüpload, worden gelezen. De uploadlijst mag dus extra regels bevatten voor andere bestanden, maar deze worden niet gelezen. BIMcollab meldt welke bestanden niet zijn gevonden.
De uploadlijst mag extra informatie bevatten en kan bijvoorbeeld worden opgemaakt met kleuren en tussenkopjes. Zorg ervoor dat deze informatie altijd in een eigen kolom staat, die niet door BIMcollab wordt gelezen.
Uploaden met uploadlijst
📝 Let op: Deze werkwijze geldt voor de Geavanceerde uploadinstelling voor documenten. Geüploade documenten worden eerst als concept opgeslagen, zodat je ze kunt controleren voordat je ze deelt.
Volg de onderstaande stappen om je documenten met een uploadlijst te uploaden:
Stap 1:
Selecteer het niveau waarop je de documenten wilt opslaan (locatie, project of projectfase). Ga naar de pagina Documenten en klik op Toevoegen aan project. Afhankelijk van het gekozen niveau kan deze knop ook Toevoegen aan locatie of Toevoegen aan projectfase heten. Kies daarna voor Uploadlijst.
💡 Tip: Je kunt geen uploadlijst slepen naar de tabel Concepten. Gebruik altijd de optie “Uploadlijst” om documenten met een uploadlijst te uploaden.
Stap 2:
Sleep of kies de bestanden samen met de uploadlijst die je wilt uploaden en klik op Uploaden.
Stap 3:
Controleer de meldingen, indien aanwezig. BIMcollab geeft een melding wanneer:
Een bestand niet is gevonden in de uploadlijst.
Een Documentnaam in de uploadlijst niet overeenkomt met de metadata. Als een documentnaamconventie Actief is, negeert BIMcollab de naam in de lijst en bouwt de Documentnaam op basis van de metadata.
Vereiste metadata ontbreekt of niet overeenkomt met de waarden in BIMcollab.
Stap 4:
Ga naar het tabblad Concepten. Je geüploade bestanden staan daar als concept, met de metadata uit de uploadlijst al ingevuld. In het tabblad Concepten kun je kolommen toevoegen, zoeken, concepten bewerken en verwijderen.
Stap 5:
Controleer en vul de metadata aan. Velden met een asterisk (*) zijn verplicht. Als deze niet via de uploadlijst zijn ingevuld, voeg ze dan handmatig toe:
Eén document: open het concept om het te bewerken.
Meerdere documenten: selecteer de concepten en bewerk ze samen. Velden met verschillende waarden tonen “Meerdere waarden”.
📝 Let op: Je kunt niet meerdere documenten tegelijk bewerken als:
je geen rechten hebt om een of meer van de geselecteerde documenten te bewerken.
je selectie projectdocumenten en projectfasedocumenten door elkaar bevat.
een of meer van de geselecteerde documenten zijn bevroren.
Als meer dan één van deze situaties van toepassing is, wordt alleen de eerste reden uit deze lijst getoond.
Stap 6:
Selecteer de concepten die je wilt delen en klik op Delen.
⚠️ Let op: Als een geselecteerd concept een fout bevat, kan geen van de selectie gedeeld worden. Deselecteer de concepten met fouten om de rest te delen.
Stap 7:
Je documenten verschijnen nu in het tabblad Gedeeld.
Placeholder-uploadlijst
Bij het uploaden van documenten naar BIMcollab kun je ook placeholders gebruiken als tijdelijke aanduidingen voor documenten die je later zult uploaden.
Je kunt in bulk placeholders toevoegen via een uploadlist. Volg dezelfde stappen en game rules als hierboven, maar upload alleen de uploadlist, zonder bestanden. Elke rij in de list wordt dan een placeholder voor een toekomstig bestand.
❗ Waarschuwing: Laat bij het aanmaken van de uploadlist de metadata-velden die betrekking hebben op de laatste versie leeg, omdat deze informatie vooraf niet bekend is. Alle lichtblauwe kolommen in de Excel-list, waaronder Bestandsgegevens, Documentdatum en alle velden voor Versiedetails, moeten leeg blijven. Deze worden toegevoegd zodra de daadwerkelijke modellen ook geüpload worden.