Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Documentmetadata in BIMcollab bepaalt hoe informatie binnen een project wordt georganiseerd, gecategoriseerd en opgehaald. Het helpt teams om consistentie te behouden in alle documenten, waardoor gebruikers documenten makkelijker kunnen vinden en beheren op basis van document-specifieke gegevens.
📝 Let op: Voor een uitgebreide uitleg over wat elk type metadata is in BIMcollab, kun je dit artikel raadplegen: Documentmetadata: types en gebruik.
Instellingen voor documentupload
Metadata wordt toegevoegd wanneer documenten naar een project worden geüpload. Er zijn twee opties voor uploadinstellingen met betrekking tot metadata. Deze instellingen vind je onder het tabblad Instellingen.
Op projectniveau hebben gebruikers met de rol Projectleider de rechten om deze instelling te bewerken. Op projectfaseniveau kunnen gebruikers met gebruikersrechten om de Instellingen te Bewerken, deze aanpassen.
A. Standaard uploadinstelling
Standaard (voor nieuwe projecten) is het toevoegen van metadata optioneel. Dit betekent dat documenten snel kunnen worden geüpload zonder dat metadata-velden handmatig ingevuld hoeven te worden.
Lees er meer over in dit artikel: Documenten uploaden.
B. Geavanceerde uploadinstelling
Om de datakwaliteit te verbeteren kun je de Geavanceerde uploadinstelling inschakelen. Wanneer deze is geactiveerd, worden bepaalde metadata-velden verplicht. Gebruikers moeten dan de metadata invullen voordat ze documenten kunnen uploaden.
Lees er meer over in dit artikel: Geavanceerde uploadinstelling voor documenten.
Metadata instellen
Metadata kan systeemgeconfigureerd zijn (centraal ingesteld door beheerders of projectleiders) of handmatig ingevoerd worden door gebruikers bij het uploaden of bewerken van documenten.
De onderstaande tabel geeft een overzicht van waar verschillende metadata-groepen worden gedefinieerd in de BIMcollab-interface.
Groep | Waar ingesteld | Voorbeelden van metadata |
Systeemgeconfigureerd | Beheer > CDE > Instellingen | - Discipline |
| Beheer > CDE > Locaties | - Ruimtelijke structuur (locatie, project, fase, storey of onderdeel-relaties) |
| Beheer > Gebruikers > Companies | - Auteur |
| BIMcollab gedefinieerd | - Documenttype |
| Tabblad Projectinstellingen | - Documentnaam |
Door gebruiker ingevoerd | Vrij in te voeren op document- of versieniveau bij uploaden of bewerken | - Omschrijving |
1. Systeemgeconfigureerde metadata
Sommige metadata in Documentbeheer is vooraf gedefinieerd en gestandaardiseerd voor consistentie tussen projecten. Deze worden ingesteld door beheerders en in sommige gevallen door projectleiders.
⚠️ Let op: Systeemgeconfigureerde metadata wordt één keer gedefinieerd voor de hele space en kan in alle projecten worden gebruikt, zodat uniforme standaarden gelden en dubbel werk wordt voorkomen.
Hier vind je een overzicht van waar en hoe deze kunnen worden aangemaakt en aangepast:
Disciplines, Labels, Statussen en Custom fields
Bij het uploaden of bewerken van een document kiezen gebruikers metadata voor Disciplines, Labels, Statussen en Custom fields uit een dropdown-list met vooraf ingestelde waarden.
Deze instellingen worden geconfigureerd onder Spacebeheer > CDE-tab > Instellingen.
Voor elk item moeten opties worden toegevoegd via de knop ‘Toevoegen’ rechtsboven om in de dropdown-lijsten te verschijnen.
Voor Custom fields maak je eerst de velden aan en voeg je daarna opties toe voor elk veld. Je kunt een CSV-bestand met alle velden en opties importeren om het instellen te versnellen.
💡 Tip: Projectleiders kunnen zien welke Disciplines, Labels, Statussen en Custom fields beschikbaar zijn in hun project volgens de space-instellingen door naar de betreffende Documentbeheer-instelling te gaan.
Ruimtelijke structuur
Documenten kunnen gekoppeld worden aan de ruimtelijke structuur van een projectfase, waaronder de volgende niveaus:
Locatie
Kavel
Gebouw
Storey of Onderdeel
Bij het uploaden of bewerken van een document kiezen gebruikers metadata voor het veld Ruimtelijke structuur uit een dropdown-list met vooraf ingestelde waarden.
Deze opties worden ingesteld onder Spacebeheer > CDE-tab > Locatie.
Meer informatie over het instellen van de ruimtelijke structuur vind je hier: Ruimtelijke structuur maken voor documenten
Auteur
Gebruikers kunnen ook de auteur van geüploade documenten opgeven. Dit helpt verschillende betrokkenen te zien welk bedrijf verantwoordelijk is voor bepaalde projectdocumenten.
Bij het uploaden of bewerken van een document kiezen gebruikers de auteur uit een dropdown-list met vooraf ingestelde waarden. Dit is gebaseerd op de gebruikersbedrijven binnen de space.
Deze opties worden bepaald bij het aanmaken van gebruikers onder Spacebeheer > Gebruikers > Companies.
Meer informatie over het instellen van bedrijven vind je hier: Bedrijven aanmaken en gebruiken in BIMcollab
Documenttype
Bepaalde metadata is vast en kan niet worden aangepast binnen BIMcollab. Dit geldt voor documenttype metadata met de volgende opties:
Documenten
Documentatie
Tekeningen
Afbeeldingen
Modellen
Documentnaam en werkpakketcodes
Bepaalde metadata komt uit bestaande functionaliteit van Projectinstellingen:
Documentnaam: Als er een naamgevingsconventie wordt gebruikt, wordt de documentnaam afgeleid uit bepaalde metadata. Naamgevingsconventies worden op space-niveau aangemaakt door beheerders en gekoppeld aan projecten door projectleiders. In dit artikel lees je hoe je ze kunt gebruiken: Naamgevingsconventie voor documenten
Werkpakketcodes: Deze codes worden op projectniveau aangemaakt door projectleiders. In dit artikel lees je hoe je ze kunt gebruiken en waarvoor ze dienen: Werkpakketcodes en werkpakketten
2. Door gebruiker ingevoerde metadata
Sommige metadata wordt handmatig toegevoegd op document- of versieniveau om de informatie te verrijken. Deze metadata wordt toegevoegd tijdens het uploaden van documenten of bij het bewerken van documentdetails.
De volgende tekst- of datumvelden kunnen vrij worden ingevuld:
Omschrijving
Documentdatum
Versienummer, versiedatum en versieomschrijving
Schaal
Papierformaat
Externe referenties
Externe links
Metadata gebruiken in Documentbeheer
Zodra de metadata is ingesteld, kan relevante metadata worden toegevoegd wanneer documenten worden geüpload. Naast het verrijken van documentinformatie, wordt metadata toegepast in meerdere functionaliteit binnen Documentbeheer, waaronder:
Slim groeperen, waarbij metadata zorgt voor dynamische mappen en aangepaste weergaven op basis van geselecteerde metadata-criteria.
Documenten efficiënt filteren, zoeken en groeperen.
Het bepalen van naamgevingsconventies voor documenten en workflows.
Tips voor consistentie en best practices
Houd bij het definiëren van metadata rekening met de volgende best practices om soepel gebruik en schaalbaarheid op lange termijn te waarborgen:
Begin met een plan voor de naamgevingsstructuur. Bepaal welke metadata-velden (bijv. Discipline, Status, Locatie) essentieel zijn voordat je custom fields toevoegt.
Plan metadata-velden vooraf en stem deze af op interne bedrijfs- of projectstandaarden.
Gebruik duidelijke en beschrijvende namen. Maak waarden die voor alle teamleden makkelijk te begrijpen zijn (bijv. 'Doel van document' in plaats van 'DocPurp').
Beperk bewerkingsrechten: Alleen afgesproken beheerders mogen vooraf ingestelde metadatawaarden aanpassen.
Controleer en ruim metadata opties regelmatig op.
Documenteer je set-up en deel korte instructies om teamleden te helpen metadata consequent toe te passen.