Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.

Zodra je BIMcollab space actief is, is de volgende stap het verfijnen van de werking als Document Management System (DMS). Dit artikel richt zich op de meer geavanceerde configuratie-opties die beschikbaar zijn aan de beheerderszijde, specifiek binnen het tabblad DMS.

Aan het einde van deze handleiding heb je de documentmetadata en naamgevingsconventies ingesteld, de ruimtelijke en projectstructuren aangemaakt, gebruikers toegewezen aan fasegebaseerde werkgroepen en workflows voorbereid voor documentgoedkeuringen.

Als beheerder kun je de DMS-instellingen openen door op het tandwiel-icoon te klikken om het beheerdersgedeelte te openen en vervolgens het DMS-tabblad te selecteren.

​

Het is bij elk project belangrijk om een duidelijke en consistente datastructuur te gebruiken.

In BIMcollab kan dit door als beheerder space-metadata te definiëren.

In de projectomgeving kunnen teamleden zien welke metadata beschikbaar is in hun space via het tabblad Settings en vervolgens naar het Document Management-menu te gaan:

Een Projectleider kan hier ook een document-uploadinstelling kiezen:

Als je weet dat je projectteams de geavanceerde uploadinstelling gaan gebruiken, kun je deze verplichte metadata-velden instellen onder Settings in het DMS-beheer tabblad. Deze velden, vooraf gedefinieerd door beheerders, verschijnen dan automatisch als keuzelijsten wanneer gebruikers documenten toevoegen aan hun projecten.

Hieronder vind je een lijst van alle velden die kunnen worden toegevoegd en hun beschrijvingen. Elke nieuwe waarde kan worden toegevoegd onder het gewenste veld door op de knop Toevoegen rechtsboven te klikken.

Consistente documentnaamgevingsconventies zijn essentieel voor een duidelijk en doorzoekbaar DMS. Beheerders kunnen naamgevingsconventies instellen door vooraf gedefinieerde metadata-velden zoals Company, Discipline, Locatie, Project en Projectfase te combineren tot een gestructureerd naamgevingsformaat.

Er is ook een Vrij veld opgenomen waarmee elke documentnaam uniek wordt, zodat gebruikers een reeks cijfers of letters kunnen invoeren.

Na het aanmaken kunnen Projectleiders documentnaamgevingsconventies toepassen op hun project via het tabblad Settings.
​

De ruimtelijke organisatie van BIMcollab gebruikt standaard terminologie die gangbaar is in de bouwsector (gebouw, deel, verdieping). Er is een optie om deze te vervangen door alternatieve, meer algemene termen die geschikt zijn voor infrastructuurprojecten en andere toepassingen, zoals hieronder weergegeven:

Wanneer ingeschakeld, wordt de aangepaste terminologie overal in je space toegepast en kunnen de twee terminologieën niet door elkaar gebruikt worden. We raden aan dat de beheerders van de space een terminologie kiezen die past bij jullie projecttypes en deze instellen voordat projecten worden gestart. Wil je deze functie inschakelen, neem dan contact met ons op via [email protected] of de chat, dan zetten wij het aan voor je space.
​

Onder Locatie kan de space-beheerder de ruimtelijke structuur van de space definiëren. In BIMcollab kun je documenten en data koppelen aan de ruimtelijke structuur van het gebouw. Deze structuur groeit mee met de ontwikkeling van het gebouw, dus elke fase heeft een eigen ruimtelijke structuur.

Dit stel je in via het tabblad Locaties in de beheeromgeving.

De huidige ruimtelijke structuur bestaat uit 5 onderdelen:

Projecten kunnen worden opgedeeld in fasen, die specifieke periodes of reeksen gebeurtenissen binnen een project aanduiden.

Projectfasen kunnen optioneel ook gekoppeld worden aan de ruimtelijke structuur, zodat delen van de structuur door projecten worden beheerd. Meerdere projecten kunnen aan één ruimtelijke structuur gekoppeld zijn. Zo kun je verschillende projecten aanmaken die los van elkaar plaatsvinden binnen dezelfde structuur. Een projectfase kan gelden voor één of meerdere kavels, gebouwen of gebouwdelen.

Projecten worden aangemaakt vanuit de projectomgeving, maar alle projecten zijn terug te vinden in het Project-tabblad van de DMS-beheerpagina.

Standaard bevatten nieuwe projecten geen fasen. Om een fase toe te voegen, selecteer je het project uit de list en klik je vervolgens op de knop Voeg projectfase toe.
​

In BIMcollab worden gebruikers eerst toegevoegd aan projecten als team member in de projectomgeving.

Op projectniveau hebben zij bepaalde rechten voor Document Management functionaliteit, afhankelijk van hun team member-rol.

Op faseniveau hebben zij bepaalde rechten voor Document Management functionaliteit, afhankelijk van hun werk­groeprol.

Gebruikers krijgen pas toegang tot projectfasen in de projectomgeving wanneer ze zijn toegevoegd aan een werk­groep en deze werk­groep toegang heeft tot bepaalde fasen.

Met werk­groeprollen kunnen beheerders rechten instellen en bepalen tot welke functionaliteit van Document Management gebruikers met deze rollen toegang hebben. Lees meer over werk­groeprollen en hoe je ze aanmaakt en bewerkt in dit artikel: Werk­groeprollen.
​
Rollen worden toegekend per projectfase. Als een gebruiker in meerdere werk­groepen zit, kan deze meerdere rollen hebben binnen een project(fase). In dat geval worden de rechten samengevoegd en heeft de gebruiker de rechten van alle rollen in alle teams.
​

Zodra je een nieuwe werk­groeprol toevoegt, kun je de rechten en toegang aanpassen door op de gewenste werk­groeprol in de list te klikken. In het volgende venster kies je vervolgens Rechten of Toegang tot bestandsformaten. Werk­groeprollen worden aan gebruikers toegekend wanneer je ze toevoegt aan werk­groepen in het tabblad Werk­groepen.
​

Werk­groepen zijn groepen gebruikers die gekoppeld zijn aan één of meer fasen. Bij het toevoegen van een nieuwe werk­groep selecteer je in het volgende venster aan welke projectfasen deze werk­groep Actief zal zijn. Door een werk­groep aan een projectfase te koppelen, krijgen de leden van de werk­groep direct toegang tot deze projectfase. In de projectomgeving kan een lid van een werk­groep alleen de projectfasen zien waaraan de werk­groep is gekoppeld.

Om gebruikers toe te voegen aan een werk­groep, klik je op de werk­groep in het overzicht en kun je onder Werk­groepsleden gebruikers toevoegen. Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker aan de werk­groep kun je ook direct een werk­groeprol toewijzen (die eerder is aangemaakt onder Werk­groeprollen). Door gebruikers te groeperen in werk­groepen met toegang tot specifieke fasen en rollen toe te wijzen aan individuele gebruikers, bepaal je hun toegang en rechten binnen het project.

Voor bepaalde abonnementen is de informatie over werk­groepen en projectfasen waar gebruikers deel van uitmaken zichtbaar onder Space Beheer > DMS > Gebruikers.

Met workflows kun je elk documentproces vertalen naar een geautomatiseerde workflow. Gebruik gestandaardiseerde acties zoals audit, review, stempelen of notificaties, en stel de volgorde, deadline en voorwaarden in. De workflow wordt vervolgens automatisch uitgevoerd om de voortgang te bewaken en taken te coördineren.
​

Via een workflow kun je een reeks acties ontwerpen die automatisch starten wanneer een nieuw document (dat voldoet aan de ingestelde workflow-eisen) wordt geüpload. Een serie acties wordt in een vaste volgorde uitgevoerd zodra het document wordt bijgewerkt.
​