Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
Metagegevensvelden vergemakkelijken het filteren en zoeken van documenten, zodat gebruikers altijd toegang hebben tot de meest actuele informatie. Consistente metadata helpt ervoor te zorgen dat grote documentbibliotheken betrouwbaar en gemakkelijk doorzoekbaar blijven.
Instellingen voor documentupload
Metagegevens worden toegevoegd wanneer documenten naar een project worden geüpload. Er zijn twee opties voor documentuploadinstellingen met betrekking tot metadata. Deze instellingen zijn te vinden onder het tabblad 'Instellingen'.
Op projectniveau hebben gebruikers met de rol Projectleider de toestemming om deze instelling te bewerken. Op projectfaseniveau kunnen gebruikers met gebruikersrechten om de Instellingen te bewerken, dit aanpassen.
A. Standaard uploadinstelling
Standaard (voor nieuwe projecten) is het toevoegen van metadata optioneel. Dit betekent dat documenten snel kunnen worden geüpload zonder dat metagegevensvelden handmatig moeten worden ingevuld. Bepaalde informatie wordt automatisch ingevuld tijdens het uploadproces. Gebruikers kunnen later na het uploaden extra metadata toevoegen.
De volgende metagegevensvelden worden automatisch ingevuld in de standaard uploadinstelling:
Documentnaam - bestandsnaam.extensie
Documentdatum - eerste versiedatum
Auteur - bedrijf van gebruiker die uploadt
Versienummer - Het versienummer zal "1" zijn voor de eerste upload van het document; voor alle volgende versies zal de applicatie proberen het volgende versienummer toe te wijzen.
Versiedatum - uploaddatum
B. Geavanceerde uploadinstelling
Om een betere datakwaliteit te garanderen, kun je de Geavanceerde uploadinstelling inschakelen. Wanneer dit is geactiveerd, worden bepaalde metagegevensvelden verplicht. Gebruikers moeten de metadata toevoegen voordat ze documenten uploaden.
Hieronder volgt een overzicht van alle verplichte velden in documenten die de Geavanceerde instelling gebruiken:
Documentnaam: de naam van dit document
Beschrijving: een tekstuele beschrijving van de inhoud van het document
Documentdatum : de uitgiftedatum van de eerste versie van het document
Ruimtelijke structuur (locatie, project, fase, gekoppeld aan) : de ruimtelijke structuur omvat de percelen, gebouwen en verdiepingen zoals gecreëerd in de locatie en projecten.
Documenttype: de documenttypes bieden een eerste onderverdeling van de documenten. Het is gemakkelijk om op types te filteren in de navigatie van de documentmodule. Er kan een keuze worden gemaakt uit standaard documenttypes.
Discipline: de lijst van disciplines kan worden ingesteld voor elke BIMcollab space. De classificatie van disciplines kan sterk variëren per project.
Auteur: De lijst van auteurs komt overeen met de bedrijven die zijn gekoppeld aan de space gebruikers.
📝 Opmerking: De hierboven genoemde gegevens kunnen worden ingevoerd in een Excel-bestandssjabloon. Door dit Excel-bestand samen met je documenten te uploaden, hoef je de gegevens niet handmatig in te voeren. Dit Excel-bestand wordt de uploadlijst genoemd.
Sommige informatie kan per versie veranderen, dus deze velden worden per versie van het document bijgehouden:
Versienummer: nummer of letter om de versie aan te geven.
Versiedatum: datum van de huidige versie.
Versiebeschrijving: beschrijving van de wijzigingen.
Status: een document moet altijd één status toegewezen krijgen. De statussen kunnen per space worden ingesteld.
Sommige informatie is niet verplicht om op te nemen, maar je hebt de optie om ze te gebruiken en de gegevens verder te verrijken, bijvoorbeeld:
Labels: een document kan één of meer labels toegewezen krijgen om documenten van extra voorgeschreven eigenschappen te voorzien. Labels worden ingesteld voor elke space door de spacebeheerder.
Schaal: schaal van de tekening.
Papierformaat: formaat van het vel dat nodig is om documenten later af te drukken.
Aangepaste metadata: space-specifieke metagegevensvelden, die kunnen worden aangemaakt door spacebeheerders
Werkpakketcode: een unieke metadata-identificator die aan documenten kan worden toegewezen, waardoor documenten aan meerdere Werkpakketten kunnen worden toegevoegd.
Externe Referenties: Ze worden gebruikt op documentniveau en bieden een verbinding tussen het gehele document en een externe bron. Een bron die niet is toegevoegd aan je BIMcollab documentstructuur. Dit is nuttig wanneer de externe bron relevant is voor alle versies van het document.
Externe Links: Ze zijn gekoppeld aan een specifieke versie van een document, waardoor versie-specifieke verwijzingen naar externe bronnen mogelijk zijn. Dit is nuttig wanneer verschillende versies van een document betrekking hebben op verschillende externe materialen. Deze links worden ook samengevat in de sectie Externe Referenties, waarbij wordt aangegeven bij welke versie elke link hoort.
⚠️ Let op: Externe Referenties en Externe Links zijn distinct van Gekoppelde documenten en Bijlagen functionaliteit. Terwijl Externe Referenties en Links documenten verbinden met bronnen buiten de BIMcollab-omgeving, worden Gekoppelde documenten en Bijlagen gebruikt om documenten binnen BIMcollab te associëren, zoals het koppelen van gerelateerde documenten of het toevoegen van aanvullende bestanden. Lees meer over dit onderwerp in het artikel: documentassociaties.
📝 Opmerking: Lees meer over het verwijderen van metadata-items in dit artikel.
Bij het toevoegen van metadata zijn de waarden voor sommige velden vooraf ingesteld (worden geselecteerd uit een dropdown list) door de projectbeheerder, en sommige kunnen vrij worden ingevoerd. De vooraf ingestelde waarden die door de beheerder zijn ingesteld, zijn bijvoorbeeld: status, ruimtelijke structuur, discipline, labels en fabrikant, en de velden die vrij kunnen worden toegevoegd zijn beschrijvingen of datums.
📝 Opmerking: De beheerders kunnen leren hoe ze waarden zoals Disciplines, Status, Label, Companies,... kunnen instellen in onze Startergids voor beheerders van documentbeheer.