Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
In BIMcollab maakt documentgoedkeuring deel uit van het documentbeheerproces. Documenten kunnen worden goedgekeurd (te vinden in het tabblad Gepubliceerde documenten) op twee manieren, afhankelijk van of het document onderdeel is van een workflow:
Als het geen onderdeel is van een workflow: Dit kan handmatig gedaan worden via de pagina Documentdetails
Als het wél onderdeel is van een workflow: Goedkeuring gebeurt op basis van het resultaat van een Review-taak
⚠️ Let op: Standaard kunnen gebruikers documenten in de categorie Gepubliceerd bekijken. Als een gebruiker toegang nodig heeft tot Gedeelde (niet-gepubliceerde) documenten, moet de beheerder dit per projectteamrol op projectniveau of op faseniveau inschakelen
door naar Werkgroeprol > Rechten te gaan en het vakje aan te vinken bij "Heeft toegang tot niet-gepubliceerde documenten."
Een document handmatig goedkeuren
📝 Let op: Om documenten handmatig te kunnen goedkeuren, moeten gebruikers de juiste projectgebruikersrol of een faserol met de juiste rechten hebben, waaronder de toestemming om "Documenten handmatig goed te keuren".
Documentversies kunnen op elk moment worden goedgekeurd met de [Keur goed]-knop op de pagina met documentdetails.
Ga naar het tabblad Documenten.
Selecteer het documentnummer dat je wilt goedkeuren.
Klik op de [Keur goed]-knop in de actiebalk.
Er verschijnt een venster waarin wordt gevraagd of je de laatste versie van het document wilt publiceren. Klik op "Ja, publiceren".
Het document is nu zichtbaar in de Gepubliceerde documenten list.
Zodra een documentversie is goedgekeurd, verdwijnt de knop Document goedkeuren. Pas als er een nieuwe versie van het document is geüpload, wordt deze knop weer beschikbaar.
De informatie over de goedkeuring, inclusief wie het heeft goedgekeurd, wordt vastgelegd in het tabblad Gebeurtenissen op de pagina met documentdetails.
Een PDF-document goedkeuren met een stempel
Speciaal voor PDF-documenten kun je bij het handmatig publiceren een goedkeuringsstempel aan het document toevoegen.
Selecteer vanuit het tabblad Documenten een PDF-document dat je wilt goedkeuren.
Klik op de [Keur goed]-knop in de actiebalk.
Er verschijnt een venster waarin wordt gevraagd of je een stempel wilt toevoegen. Je kunt alleen stempels selecteren op basis van het bestaande Goedgekeurd-stempeltype. Het type Afgewezen stempel is niet beschikbaar.
Bekijk de geselecteerde stempel in hetzelfde venster en publiceer het document. De stempel wordt op de voorpagina van het PDF-document geplaatst op de positie die is ingesteld bij de stempelinstellingen.
Een document goedkeuren via een Review
Als een document onderdeel is van een workflow, kunnen documenten ook worden goedgekeurd via het afronden van Review-taken. Wanneer de beheerder een Review-actie aanmaakt, is er een optioneel selectievakje "Te publiceren". Als dit is aangevinkt, verschijnen de bijbehorende documenten in de map Gepubliceerd zodra de reviewtaak is goedgekeurd. Het resultaat van de review - Goedgekeurd of Afgewezen - bepaalt niet alleen de volgende stap in de workflow, maar ook de status die de reviewtaak krijgt en onder welk filter het document zichtbaar wordt.
Met deze optie kunnen documenten alleen worden goedgekeurd door de verantwoordelijke van de Review-taak. Het afronden hiervan is ook gekoppeld aan een deadline zoals bepaald in de workflow.
Als het selectievakje 'Te publiceren' niet is aangevinkt, wordt het document niet gepubliceerd wanneer de Review-taak is goedgekeurd. Het document blijft in de categorie Gedeeld staan met een goedkeuringspictogram en verschijnt niet in de map Gepubliceerd. Gebruik deze optie voor tussentijdse reviews, wanneer een document meerdere beoordelings- en goedkeuringsrondes moet doorlopen voordat het definitief is. Om het document te publiceren, voeg je een laatste Review-actie toe aan de workflow waarbij het selectievakje 'Te publiceren' is aangevinkt.
💡 Tip: Voor meer informatie over hoe gewone gebruikers de details van workflows die voor een project zijn aangemaakt en de bijbehorende documenten kunnen bekijken, zie dit artikel: Bekijk actieve workflows als gebruiker
Er wordt een actie gestart in een workflow die vereist dat een document Review-taak begint, en de verantwoordelijken worden hieraan toegewezen.
Als het selectievakje 'Te publiceren' bij de Review-taak is aangevinkt, wordt het document na goedkeuring verplaatst naar de map Gepubliceerd. Is dit niet aangevinkt, dan blijft het document in Gedeeld staan met een goedkeuringspictogram.
Een verantwoordelijke rondt vervolgens de reviewtaak af door op de knop [Keur goed] te klikken bij de betreffende Review-taak.
Het document verhuist daarna van de categorie Gedeeld naar de categorie Gepubliceerd
Wanneer er een nieuwe versie van een document wordt geüpload, wordt automatisch een nieuwe Review-taak gestart als de metadata van de nieuwe versie overeenkomen met de workflowcriteria. Het reviewproces voor deze versie begint opnieuw in de map Gedeeld, aangegeven met het pictogram 'Oudere versie is gepubliceerd'. Ondertussen blijft de vorige versie in de map Gepubliceerd staan. De nieuwe versie vervangt de vorige versie in de map Gepubliceerd pas wanneer een Review-taak is goedgekeurd waarbij het selectievakje 'Te publiceren' is aangevinkt. Als een Review-taak zonder 'Te publiceren' wordt goedgekeurd, blijft de nieuwe versie in Gedeeld staan met een goedkeuringspictogram. De vorige versie blijft dan gepubliceerd.
💡 Tip: Voor meer informatie over het afhandelen van Review-taken, zie dit artikel: Review-taken
📝 Let op: Het is alleen mogelijk om één van bovenstaande methodes te gebruiken om een document goed te keuren. Als een document in een workflow met een Review-taak terechtkomt, wordt de handmatige goedkeuringsknop automatisch niet beschikbaar (grijs).