Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Work packages helpen teams bij het organiseren en beheren van de toegang tot groepen documenten binnen een project. Ze worden vaak gebruikt om opleveringen voor specifieke projectbelanghebbenden te beheren.
Een projectteam kan bijvoorbeeld aparte Work packages aanmaken voor:
prefabricage-opleveringen,
HVAC-documentatie,
onderhoudsdocumentatie,
aannemersspecifieke documentatie.
Elk Work package kan zichtbaar worden gemaakt voor specifieke companies, bewerkingsrechten toewijzen of de toegang volledig beperken.
📝 Let op: Work packages kunnen alleen worden aangemaakt op het faseniveau van een project.
Hoe Work packages werken
Work package-codes
Documenten worden onderdeel van een Work package wanneer ze dezelfde Work package-code hebben. Het Work package past dan zijn zichtbaarheid-instellingen toe op die documenten. Work package-codes zijn metadatawaarden die aan documenten worden toegekend.
Documenten worden aan een Work package gekoppeld via overeenkomende Work package-codes.
Ken één of meer Work package-codes toe aan een document in de metadata.
Maak een Work package aan en wijs dezelfde Work package-code(s) toe.
Elk document met een overeenkomende code wordt automatisch opgenomen in dat Work package.
Voorbeeld:
Het document (1) L01-S4-ARC-A.00-01.03-001 heeft de Work package-code (2) A/D toegewezen gekregen.
Het Work package (3) Architectural Drawings heeft ook de code A/D toegewezen gekregen.
Omdat de codes overeenkomen, wordt het document automatisch opgenomen in het (4) Architectural Drawings Work package.
Toegangsbeheer voor companies
Work packages kunnen worden gebruikt om te bepalen welke companies toegang hebben tot de documenten die ze bevatten. Bij het aanmaken van een Work package kun je aangeven welke companies de documenten mogen bekijken, bewerken of helemaal geen toegang hebben.
Zie het hoofdstuk Create a Work package hieronder voor meer informatie over deze toegangsinstellingen.
Beheerders: Workgroup-rolrechten instellen
Work package aanmaken
De Space Administrator kan bepalen of een Workgroup-lid Bekijken, Toevoegen, Edit of Delete Work Packages en Work package-codes mag uitvoeren, afhankelijk van hun Workgroup-rolrechten.
Per Work package
Om de zichtbaarheid-instellingen van Work packages te laten bepalen wie toegang heeft tot documenten, moeten de Workgroup-rolrechten voor (vertrouwelijke) documenten worden ingesteld op Per Work package.
Als de rechten anders zijn ingesteld, werken de zichtbaarheid-instellingen van het Work package niet zoals bedoeld.
Work package-codes aanmaken
Volg deze stappen om een Work package-code aan te maken:
Stap 1: Ga naar het tabblad Settings van een Project of Fase
Stap 2: Navigeer naar Work package-code in het instellingenmenu
Stap 3: Klik op de knop Toevoegen
Stap 4: Op de detailpagina van de Work package-code moet de naam (1) worden ingevuld en kan een beschrijving (2) worden toegevoegd.
Stap 5: Klik op Opslaan
Work package aanmaken
Volg de onderstaande stappen om een Work package aan te maken:
Stap 1: Navigeer naar een projectfase.
Stap 2: Ga naar het tabblad Documents, waar de Work package-functie te vinden is onder het Menu-gedeelte.
Stap 3: Klik vervolgens op de knop Toevoegen.
Stap 4: Op de detailpagina van het Work package moet de naam (1) worden ingevuld en kan een beschrijving (2) worden toegevoegd. Hier kan een Work package-code (3) aan het Work package worden gekoppeld.
De zichtbaarheid van documenten binnen het Work package is afhankelijk van de volgende eigenschappen:
Zichtbaar voor (4): Alleen de teamleden in de hier ingevulde companies kunnen de documenten in het Work package bekijken.
Te wijzigen door (5): Alleen de teamleden die behoren tot de hier ingevulde companies kunnen de documenten in het Work package bekijken en bewerken.
Verborgen voor (6): De hier ingevulde partijen hebben geen toegang tot de documenten in het Work package.
Stap 5: Klik op Opslaan.
💡 Tip: Work package-codes hebben zelf geen zichtbaarheid-instellingen. Ze dienen alleen om documenten te koppelen aan één of meer Work packages.
Zodra een Work package-code aan een Work package is gekoppeld, erft deze de zichtbaarheid-instellingen van dat Work package.
In de onderstaande afbeelding zijn de zichtbaarheidseigenschappen leeg omdat de Work package-code nog niet aan een Work package is gekoppeld.
Voordat een Work package-code aan een Work package is gekoppeld:
Nadat een Work package-code aan een Work package is gekoppeld:
Zoals te zien is in de afbeelding hierboven, heeft de Work package-code nu de zichtbaarheid-instellingen van het Work package HVAC_00 overgenomen.
Een Work package-code kan aan meerdere Work packages worden gekoppeld. Als Work package-codes echter aan meerdere Work packages zijn gekoppeld met conflicterende Verborgen voor-instellingen, kunnen geen van de betrokken companies de Work Packages bekijken.
Work package-codes toewijzen aan documenten
Gebruikers kunnen een Work package-code aan een document toewijzen tijdens het uploaden (bij het toevoegen van informatie aan de geüploade bestanden), of bij het bewerken van de eigenschappen van een reeds geüpload document.
1. Tijdens het uploaden:
Na het uploaden van de benodigde bestanden komen de documenten in een persoonlijke wachtrij terecht, waar extra informatie aan de geüploade bestanden moet worden toegevoegd. Hier kan de Work package-code worden ingevuld, zoals te zien is in de afbeelding hieronder.
📝 Let op: Het veld Work package-code wordt verplicht als de permissie van de gebruiker voor Toevoegen documenten is ingesteld op Per eigenschap.
2. Bij het bewerken van documenteigenschappen:
Selecteer het document waaraan je een Work package-code wilt toewijzen en klik op het bewerk-icoon. Je komt dan op de pagina Edit Document waar je de benodigde code voor het Work package kunt invullen.
Na deze stap kunnen gebruikers de documenten binnen het Work package bekijken door op de gewenste Work package-map te klikken (in het tabblad Documents) en de bekijk-knop te gebruiken.
