Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les éléments de communication, en particulier les Questions et les Tâches, sont des éléments dans un workflow de coordination qui impliquent souvent plusieurs échanges de communication. La partie responsable fournit la réponse pour que le statut de l'élément change, et lorsque la réponse est satisfaisante, l'expéditeur peut approuver la réponse. Une fois approuvée, l'élément est marqué comme terminé, reste visible pour référence, mais ne peut plus être modifié. Toutes les actions et modifications sont suivies dans le module des To do's.
Statuts
Ouvert - Une nouvelle question ou action est créée avec un statut Ouvert.
Urgent - Lorsque la date de fin est dépassée, le statut passe à Urgent.
Répondu - La communication reçoit le statut Répondu lorsqu'une réponse a été donnée.
Terminé - Lorsque l'expéditeur accepte la réponse.
Annulé - Lorsque l'expéditeur décide d'annuler l'élément de communication soulevé, le statut est mis à jour à Annulé.
Pour changer le statut d'un élément de communication, une action doit être effectuée. Cela peut se faire de deux manières, selon que la communication a été ajoutée comme commentaire sur un document ou non :
(1) Toutes les communications : Vous pouvez ouvrir l'aperçu des To do's en cliquant sur le nom du document. Vous pouvez alors voir les actions requises dans l'aperçu des To do's du document.
(2) Communications ajoutées comme commentaire sur un document : Vous saurez si l'élément de communication est un commentaire sur un document, si l'icône de crayon est présente à côté du numéro des To do's et qu'il y a une icône d'œil pour ouvrir le document. Consultez cet article pour en savoir plus sur les actions de communication sur un document : Prévisualiser, annoter et collaborer sur des documents
Aperçu des To do's
En plus de pouvoir voir toutes les informations associées à l'élément de communication, un certain nombre d'actions peuvent être effectuées depuis la page des To do's (1) :
Actions
Créer une communication - Lorsqu'une nouvelle question ou tâche est ajoutée, le statut est ouvert (2).
Modifier - L'expéditeur peut toujours modifier le sujet ou le message, changer la date de fin ou ajouter une pièce jointe en utilisant le bouton de modification (3). Un message peut être annulé par le créateur après publication, tant qu'il n'a pas encore été répondu. Les modifications sont toujours suivies et visibles dans la liste des Questions.
Répondre - Le destinataire du message peut répondre à la question en ajoutant une réponse (4). De plus, une pièce jointe peut également être ajoutée pour plus de clarification. Non seulement le destinataire, mais aussi les employés de la même entreprise peuvent répondre. Le statut passera à Répondu.
Informé - Les utilisateurs peuvent s'ajouter comme informés (5). L'élément de communication sera maintenant ajouté à l'aperçu dans le tableau de bord personnel.
Commentaires - Tout utilisateur ayant accès au projet peut ajouter un commentaire (6) sur un message, même si la question ne leur est pas adressée. De cette façon, des informations supplémentaires peuvent provenir de quelqu'un qui n'est pas impliqué dans la communication originale.
Une fois qu'une réponse a été ajoutée, deux actions sont disponibles et peuvent être effectuées :
Modifier (7) - Le destinataire de la question peut modifier sa réponse à tout moment avant qu'elle n'ait été acceptée par l'expéditeur.
Accepter la réponse (8) - L'expéditeur de la communication peut accepter la réponse une fois qu'il l'a examinée. Une fois acceptée, le statut de la communication passera à terminé. Après qu'une question ou une tâche a été terminée, elle ne peut plus être modifiée.
💡 Astuce : En savoir plus sur l'ajout de communication.