Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Une question, une note ou une tâche peuvent être créées à deux endroits dans la gestion documentaire de BIMcollab.

Dans cet article, nous allons détailler comment créer chaque type de communication.
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Les questions générales, qui ne concernent pas un document ou un élément précis du projet, peuvent être ajoutées depuis la liste d’aperçu de l’onglet To do’s (1) en cliquant sur le bouton Ajouter une note, une question ou une tâche (2). L’élément est alors ajouté à la phase, au projet ou à l’emplacement sélectionné. Cependant, cet élément n’est pas lié à un document ou un élément spécifique et n’est donc visible que dans la liste d’aperçu.
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Des notes, questions et tâches peuvent être ajoutées à un élément ou document précis. Dans ce cas, la communication est liée dans les détails de l’élément concerné, par exemple dans les objets 3D ou les Documents. Prenons l’exemple de l’ajout d’un élément de communication à un document spécifique depuis la page de détail du document.
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Commencez par sélectionner le document souhaité en cliquant dessus dans la liste d’aperçu. Sous l’onglet To do’s (1), un nouvel élément de communication peut être créé à l’aide du bouton Ajouter une note, une question ou une tâche (2). Ici, le champ « Appliquer à » est automatiquement rempli, et une fois enregistré, l’élément de communication est immédiatement visible pour l’élément ainsi que dans la liste d’aperçu.
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Les éléments de communication peuvent prendre la forme de Notes, Tâches ou Questions et sont visibles dans l’onglet To Do’s de BIMcollab.
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Les notes servent à la communication générale ou aux mémos concernant un projet, mais n’impliquent pas d’action à réaliser. Lors de la création d’une note, les destinataires peuvent être renseignés dans le champ « Informé (1) ». Chaque élément de communication, comme les notes, reçoit un numéro de référence (2) unique automatiquement lors de la création. L’auteur de la note doit indiquer un sujet (3) et un message (5) pour l’accompagner. Des fichiers complémentaires peuvent également être joints en tant que pièces jointes (4) à la note. La dernière étape consiste à enregistrer (6) la note, après quoi les personnes concernées seront notifiées.

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Dans l’aperçu des notes, les détails concernant l’expéditeur et les destinataires informés de la note sont affichés.
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La fonctionnalité Tâche permet d’assigner des tâches à des membres de l’équipe, afin que chaque personne ou équipe soit responsable de leur réalisation.
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Pour créer une tâche, l’auteur doit renseigner la personne responsable dans la section « Responsable » (1), le sujet de la tâche (5), la date de fin (7) et un message (9) relatif à la tâche. Les informations facultatives incluent les personnes à informer (2) au sujet de la tâche et l’ajout d’une étiquette (6) si besoin. Chaque tâche est associée à une version de document spécifique (3) et possède un numéro de référence (4) qui sert d’identifiant unique. Des documents complémentaires peuvent également être ajoutés en tant que pièces jointes (8). Enfin, la tâche peut être enregistrée (10).

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Dans l’aperçu des tâches, les détails concernant le statut, le responsable assigné, l’expéditeur de la question et les destinataires informés de la tâche sont affichés. Une fois la tâche terminée par le responsable désigné, il peut la marquer comme terminée, puis l’expéditeur peut décider de l’approuver.

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Les questions sont utilisées lorsque les utilisateurs ont des interrogations sur des éléments du projet. L’utilisateur peut adresser une question à la personne responsable d’y répondre, tout en tenant les autres informés via la section « Informé ».

Pour créer une question, comme pour une tâche, il faut indiquer la personne responsable dans la section « Responsable » (1). Comme pour les autres types de communication, vous pouvez notifier d’autres membres des questions posées dans la section « Informé » (2). Chaque question est associée à une version de document spécifique (3) et identifiée par un numéro de référence unique (4). L’auteur de la question doit fournir le sujet (5), la date de fin (7) et le message (9) relatif à la question. Il est également possible d’ajouter une étiquette (6) et de joindre une pièce jointe (8) si besoin, puis enregistrer (10) la question.

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Toutes les questions posées ou reçues par l’utilisateur se trouvent dans l’onglet « To Do’s ». Dans l’aperçu des questions, les détails concernant le statut, le responsable assigné et l’expéditeur de la question sont affichés. Une fois que la personne responsable a répondu à la question, l’expéditeur peut alors décider d’approuver la réponse.

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En savoir plus sur ce sujet dans cet article : Statuts et actions de communication

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