Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les éléments de communication, en particulier les Questions et les Tâches, sont des éléments d’un workflow de coordination qui impliquent souvent plusieurs échanges.
La partie responsable fournit la réponse pour que le statut de l’élément change, et lorsque la réponse est satisfaisante, l’expéditeur peut approuver la réponse. Une fois approuvée, l’élément est marqué comme terminé, reste visible pour référence, mais ne peut plus être modifié. Toutes les actions et modifications sont suivies dans l’onglet To do.
Statuts
Ouvert - Une nouvelle question ou action est créée avec le statut Ouvert.
Urgent - Lorsque la date de fin est dépassée, le statut passe à Urgent.
Répondu - La communication reçoit le statut Répondu lorsqu’une réponse a été donnée.
Terminé - Lorsque l’expéditeur accepte la réponse.
Annulé - Lorsque l’expéditeur décide d’annuler l’élément de communication, le statut passe à Annulé.
Pour changer le statut d’un élément de communication, une action doit être effectuée. Cela peut se faire de deux manières, selon que la communication a été ajoutée en tant que commentaire sur un document ou non :
(1) Toutes les communications : Vous pouvez ouvrir la vue d’ensemble des To do en cliquant sur le nom du document. Vous verrez alors les actions requises dans la vue d’ensemble des To do du document.
(2) Communications ajoutées en commentaire sur un document : Vous saurez si l’élément de communication est un commentaire sur un document si l’icône de crayon est présente à côté du numéro To do et qu’il y a une icône d’œil pour ouvrir le document. Consultez cet article pour en savoir plus sur les actions de communication sur un document : Prévisualiser, annoter et collaborer sur des documents
Vue d’ensemble des To do
En plus de pouvoir voir toutes les informations associées à l’élément de communication, plusieurs actions peuvent être effectuées depuis l’onglet To do (1) :
Actions
Créer une communication - Lorsqu’une nouvelle question ou tâche est ajoutée, le statut est ouvert (2).
Edit - L’expéditeur peut toujours modifier l’objet ou le message, changer la date de fin ou ajouter une pièce jointe en utilisant le bouton d’édition (3). Un message peut être annulé par le créateur après publication, tant qu’il n’a pas déjà reçu de réponse. Les modifications sont toujours suivies et visibles dans la liste des Questions.
Répondre - Le destinataire du message peut répondre à la question en ajoutant une réponse (4). Une pièce jointe peut également être ajoutée pour plus de clarté. Non seulement le destinataire, mais aussi les employés de la même entreprise peuvent répondre. Le statut passera à Répondu.
Informé - Les utilisateurs peuvent s’ajouter comme informé (5). L’élément de communication sera alors ajouté à la vue d’ensemble dans le dashboard personnel.
Commentaires - Tout utilisateur ayant accès au projet peut ajouter un commentaire (6) sur un message, même si la question ne lui est pas adressée. Ainsi, des informations supplémentaires peuvent provenir de personnes non impliquées dans la communication initiale.
Une fois qu’une réponse a été ajoutée, deux actions sont disponibles :
Edit (7) - Le destinataire de la question peut modifier sa réponse à tout moment avant qu’elle ne soit acceptée par l’expéditeur.
Accepter la réponse (8) - L’expéditeur de la communication peut accepter la réponse après l’avoir examinée. Une fois acceptée, le statut de la communication passe à terminé. Après qu’une question ou une tâche a été terminée, elle ne peut plus être modifiée.
💡 Astuce : En savoir plus sur l’ajout de communication.