Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Une question, une note ou un élément de tâche peut être créé à deux endroits dans la gestion de documents BIMcollab.

Dans cet article, nous allons détailler comment créer chaque type de communication.
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Les questions générales, qui ne concernent pas un document ou un élément spécifique du projet, peuvent être ajoutées depuis la liste d'aperçu du module To do's (1) en cliquant sur le bouton Ajouter une note, question ou tâche (2). L'élément est alors ajouté à la phase, au projet ou à l'emplacement sélectionné. Cependant, cet élément n'est pas lié à un élément ou document spécifique et n'est donc visible que dans la liste d'aperçu.
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Des notes, questions et tâches peuvent être ajoutées à un seul élément ou document. Dans ce cas, la communication est liée dans les détails de l'élément en question, par exemple, dans les objets 3D ou les documents. Par exemple, voyons comment ajouter un élément de communication à un document spécifique depuis la page de détail du document.
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Sélectionnez d'abord le document requis en cliquant dessus depuis la liste d'aperçu. Sous la section To do's (1), un nouvel élément de communication peut être créé en utilisant le bouton Ajouter une note, question ou tâche (2). Là, le champ 'Appliquer à' est automatiquement rempli, et une fois enregistré, l'élément de communication est immédiatement visible pour l'élément ainsi que dans la liste d'aperçu.
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Les éléments de communication peuvent prendre la forme de Notes, Tâches, ou Questions et sont visibles dans le module "To Do's" de BIMcollab.
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Les notes peuvent être utilisées pour la communication générale ou les mémos concernant un projet mais n'ont pas d'action associée. Lors de la création d'une note, les destinataires peuvent être saisis dans le champ "Informé (1)". Chaque élément de communication, comme les notes, se voit attribuer un numéro de référence (2) unique automatiquement lors de la création. Le créateur de la note doit inclure un sujet (3) et un message (5) pour l'accompagner. De plus, des fichiers de support peuvent être joints en tant que pièces jointes (4) à la note. La dernière étape consiste à enregistrer (6) la note, après quoi les parties concernées seront notifiées.

Dans l'aperçu des notes, les détails concernant l'expéditeur et les destinataires qui ont été informés de la note sont affichés.
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La fonctionnalité Tâche permet d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, garantissant que chaque individu ou équipe est responsable de leur achèvement.
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Pour configurer une tâche, le créateur doit remplir la partie responsable dans la section "Responsable" (1), le sujet (5) de la tâche, la date de fin (7) et un message (9) lié à la tâche. Les détails optionnels incluent ceux qui peuvent avoir besoin d'être informés (2) de la tâche et l'ajout d'une étiquette (6) si nécessaire. Chaque tâche est associée à une version de document spécifique (3) et possède un numéro de référence (4) qui sert d'identifiant unique. De plus, des documents de support pour les tâches peuvent être téléchargés en tant que pièces jointes (8). Enfin, la tâche peut alors être enregistrée (10).

Dans l'aperçu des tâches, les détails concernant le statut, le répondant assigné, l'expéditeur de la question et les destinataires informés de la tâche sont affichés. Une fois que le répondant assigné a terminé la tâche, il peut la marquer comme terminée, et ensuite, l'expéditeur peut décider d'approuver la tâche.

Les questions sont utilisées lorsque les utilisateurs ont des demandes concernant des éléments du projet. L'utilisateur peut adresser une question à la partie responsable de fournir une réponse, tout en tenant les autres informés via la section "Informé".

Pour créer une question, comme pour créer une tâche, vous devez spécifier la partie responsable dans la section "Responsable" (1). Comme pour les autres types de communication, vous pouvez notifier d'autres membres des questions soulevées dans la section "Informé" (2). Chaque question est attribuée à une version de document spécifique (3) et est identifiée par un numéro de référence unique (4). Le créateur de la question doit fournir le sujet (5), la date de fin (7), et le message (9) lié à la question. De plus, il a la possibilité d'inclure une étiquette (6) et de télécharger une pièce jointe (8) si nécessaire, puis de enregistrer (10) la question.

Toutes les questions soulevées ou reçues par l'utilisateur peuvent être trouvées dans le menu "À faire". Dans l'aperçu des questions, les détails sur le statut, le répondant assigné et l'expéditeur de la question sont affichés. Une fois que la partie responsable a fourni une réponse à la question, l'expéditeur peut alors décider d'approuver la réponse.

En savoir plus sur ce sujet dans cet article : Statuts et actions de communication