Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.

Audit-Aufgaben werden als Ergebnis einer von Administratoren geplanten Audit-Runde im Rahmen eines Dokumenten-Workflows erstellt. Eine Audit-Runde im BIMcollab-Dokumentenmanagement bezieht sich auf einen Audit-Prozess, bei dem die Dokumente von mehreren Team-Mitgliedern auf Qualität, Konformität und Koordination überprüft werden. Eine Audit-Runde kann in einem Workflow verwendet werden, um das Feedback mehrerer Interessengruppen zu einem Dokument innerhalb einer festgelegten Frist zu sammeln.

Wenn eine Audit-Runde ausgelöst wird, werden automatisch einzelne Audit-Aufgaben für jeden Beteiligten erstellt, sodass sie gleichzeitig abgeschlossen werden können. Audit-Aufgaben können einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden und können von dem verantwortlichen Benutzer oder einem Projektmitglied aus ihrem Unternehmen bearbeitet werden, da sie ihnen ebenfalls sichtbar sind.

Daher ist das Planen einer Audit-Runde in einem Workflow besonders vorteilhaft, wenn ein Dokument von mehreren Team-Mitgliedern überprüft werden muss. Jede Audit-Runde bezieht sich auf eine bestimmte Dokumentversion und erfordert eine festgelegte Dauer, die die Anzahl der Tage bis zum Abschluss der Audit-Runde angibt.

Um eine Audit-Aufgabe zu erstellen, muss der für die Definition des Workflows zur Dokumentenkoordination verantwortliche WebRaum-Administrator zuerst eine Audit-Runde hinzufügen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche "Audit-Runde hinzufügen" innerhalb der Workflow-Schritte erfolgen. Detaillierte Schritte zum Erstellen einer Audit-Runde sind in diesem Artikel beschrieben: Workflows in BIMcollab.

Sobald Dokumente hochgeladen werden, die eine Audit-Runde auslösen, werden automatisch persönliche Audit-Aufgaben für jeden Beteiligten erstellt. Zusammenfassend werden Audit-Aufgaben nicht manuell erstellt; sie werden automatisch generiert, wenn eine Audit-Runde ausgelöst wird.

Audit-Aufgaben können über folgende Wege aufgerufen werden:
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A. Das Dashboard, wo Benutzer Audit-Aufgaben einsehen und darauf zugreifen können, wenn sie direkt innerhalb eines Projekts erstellt werden. Alle Audit-Aufgaben werden deutlich angezeigt, sodass Benutzer leicht zu den Aufgaben navigieren können, für die sie verantwortlich sind.
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1. Offen: alle offenen und dringenden Audit-Aufgaben.

2. Dringend: alle Audit-Aufgaben, deren Frist abgelaufen ist und die noch bearbeitet werden müssen.

3. Abgeschlossen: abgeschlossene Audit-Aufgaben.

4. Verantwortlich: offene oder dringende Audit-Aufgaben, für die Sie hauptsächlich verantwortlich sind.

5. Eigentümer: offene oder dringende Prüfaufgaben zu Dokumenten, deren Autor Ihr Unternehmen ist.
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Durch Klicken auf einen dieser Status wird die Übersicht der Audit-Aufgaben im To do's-Modul mit den entsprechenden Filtern geöffnet.
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B. Das To-do's-Modul (1), wo Kommunikationspunkte zu finden sind. Klicken Sie auf Audit-Aufgabe (2), um eine Übersicht aller Audit-Aufgaben in Ihrem Projekt zu sehen.

3. Das Dokumentenmodul (1) im Menübereich, wo die Option Audit-Runde (2) ausgewählt werden kann. Klicken Sie auf die gewünschte Audit-Runde (3) , um deren Detailseite aufzurufen.

Eine Audit-Aufgabe zeigt die Eigenschaften der Audit-Aufgabe selbst und des damit verbundenen Dokuments an. Diese Eigenschaften bieten auf einen Blick mehr Informationen sowohl über die Audit-Aufgabe als auch über das Dokument. Klicken Sie auf die Audit-Aufgabennummer, um die Eigenschaften zu sehen.
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Audit-Aufgabe:
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1. Nummer: Jede Audit-Aufgabe erhält eine eindeutige Nummer basierend auf dem Standort, dem Gebäude und der Phase, die mit der Aufgabe verbunden sind.

2. Status: Der Status bietet den Beteiligten klare Informationen über den Fortschritt der Aufgabe. Dies wird im nächsten Abschnitt näher erläutert.
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3. Beschreibung: Die Beschreibung der Audit-Runde, die die Audit-Aufgabe auslöst, wird hier angezeigt.
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4. Audit-Runde: Dargestellt durch eine Nummer, die eine Audit-Runde eindeutig identifiziert. Durch Klicken auf diesen Link werden Benutzer zur Audit-Runde weitergeleitet, die mit der Aufgabe verbunden ist.
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5. Gestartet: Das Datum, an dem die Audit-Aufgabe erstellt wurde.
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6. Enddatum: das Datum, das das Ende der Audit-Runde markiert, also die Anzahl der Tage, die die Audit-Runde geöffnet ist.
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7. Verantwortlich: Sie können die Projektmitglieder finden, die für die Aufgabe verantwortlich sind, zusammen mit ihren jeweiligen Unternehmen.
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8. Weiterleiten: leiten Sie die Audit-Aufgabe an einen anderen Benutzer weiter, der dann für diese Aufgabe verantwortlich wird.

9. Abgeschlossen am: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Audit-Aufgabe bearbeitet wurde.
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10. Abgeschlossen von: der Name des Projektmitglieds und dessen Unternehmen, das die Audit-Aufgabe bearbeitet hat.
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11. Kommentare: wenn Kommentare zur Audit-Aufgabe hinzugefügt wurden, können sie hier heruntergeladen werden. Wenn keine Kommentare hinzugefügt wurden, wird die Beschreibung "Keine Kommentare" angezeigt.
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Dokument:
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1. Dokumentnummer: eine eindeutige Nummer oder ein Code für das Dokument. Durch Klicken auf den Link werden Benutzer zum mit der Aufgabe verbundenen Dokument weitergeleitet.
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2. Beschreibungen: eine Beschreibung des Dokuments.
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3. Dokumentdatum: das Ausgabedatum der ersten Version des Dokuments.
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4. Autor: bezieht sich auf das Unternehmen des Benutzers, der für das Hochladen des Dokuments verantwortlich ist.
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5. Versionsnummer: ein Text oder eine Nummer, die hilft, die verschiedenen Versionen eines Dokuments nachzuverfolgen.
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6. Versionsbeschreibung: eine Beschreibung der Dokumentversion.
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7. Versionsdatum: das Datum der aktuellen Version.
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Wenn eine neue Audit-Aufgabe hinzugefügt wird, ist ihr Standardstatus Offen. Abhängig von der in der Audit-Runde definierten Dauer und davon, ob der verantwortliche Benutzer eine Aufgabe bearbeitet hat, wird der Aufgabe einer der folgenden Status zugewiesen:
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1. Offen: Audit-Aufgabe ist offen und wurde noch nicht bearbeitet.

2. Dringend: die Dauer für die Audit-Aufgabe ist abgelaufen. Obwohl die Audit-Aufgabe noch bearbeitet werden kann, hat dies keinen Einfluss auf den workflow, wenn der nächste Schritt bereits abgeschlossen ist.

3. Geprüft: Audit-Aufgabe wurde mit oder ohne Kommentare abgeschlossen.

4. Abgebrochen: eine Audit-Aufgabe kann abgebrochen werden, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Alternativ, wenn eine Audit-Aufgabe offen ist und eine neue Dokumentversion hochgeladen wird, werden der aktuelle aktive workflow und alle mit der vorherigen Version verbundenen Aufgaben abgebrochen. Die Option zum Abbrechen einer Audit-Aufgabe ist nur für WebRaum-Administratoren sichtbar.

5. Geprüft (zu spät): die Audit-Aufgabe wurde bearbeitet, während sie als dringend markiert war. Die Kommentare können weiterhin aus der Audit-Aufgabenübersicht abgerufen und heruntergeladen werden.

6. Geprüft (während abgebrochen): Aufgaben, die abgebrochen wurden, können weiterhin bearbeitet werden, aber da die Audit-Aufgabe abgebrochen ist, hat dies keinen Einfluss auf die verbleibenden Schritte im workflow.

7. Nicht geprüft: wenn der Status einer Audit-Aufgabe als "Dringend" markiert ist und die Aufgabe entweder abgebrochen wird oder eine neue Dokumentversion hochgeladen wird, ändert sich der Status der Audit-Aufgabe zu "Nicht geprüft".

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Eine offene Audit-Aufgabe kann entweder mit oder ohne Kommentare bearbeitet werden. Sowohl der als verantwortlich zugewiesene Benutzer für die Audit-Aufgabe als auch alle seine Kollegen aus demselben Unternehmen können eine Audit-Aufgabe mit einer der beiden Optionen bearbeiten:
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1. Keine Kommentare

2. Mit Kommentaren
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In der Audit-Aufgaben (1) Übersicht, haben verantwortliche Benutzer und ihre Unternehmensmitglieder Zugriff auf die Schaltfläche "Ich habe keine Kommentare" (2) , die es ermöglicht, eine Aufgabe sofort ohne Hinzufügen von Kommentaren zu bearbeiten.

Wenn ein Benutzer Kommentare hat, können diese auf der Detailseite einer Audit-Aufgabe hinzugefügt werden, die durch Klicken auf die Nummer (3) der Audit-Aufgabe aufgerufen wird.

Während sich auf der Detailseite einer Audit-Aufgabe befinden, können Benutzer das mit dieser Aufgabe verbundene Dokument herunterladen und ihre Kommentare anhängen. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Ich habe Kommentare" (1) wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Benutzer das Dokument wählen (2) und hochladen (3) können, das ihre Kommentare enthält.

Zusätzlich ist die Schaltfläche "Ich habe keine Kommentare" ebenfalls auf derselben Seite vorhanden. Wenn "Ich habe keine Kommentare" ausgewählt wird, wird der Dokumentstatus auf "Geprüft" aktualisiert.
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Sobald die Kommentare hochgeladen wurden, können sie von Projektmitgliedern mit der im Bild unten gezeigten Schaltfläche "Bemerkungen herunterladen" heruntergeladen werden.

In der Übersicht der Audit-Aufgaben können Sie auch die zu überprüfenden Dokumente herunterladen. Wählen Sie den Filter "Ich bin verantwortlich" (1) oder "mein Unternehmen ist verantwortlich", um die relevanten Aufgaben zu filtern. Wählen Sie alle (2) oder nur die relevanten Audit-Aufgaben aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Herunterladen (3). Eine .zip-Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen, die alle Dokumente der ausgewählten Audit-Aufgaben enthält.
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Die heruntergeladenen Dokumente haben einen speziellen Dateinamen, der einen eindeutigen Code enthält, der nicht geändert werden darf, um Fehler beim erneuten Hochladen zu vermeiden. Dieser Code ermöglicht es BIMcollab, die Datei korrekt mit den zugewiesenen Audit-Aufgaben zu verknüpfen.

Öffnen Sie das Dokument und fügen Sie alle notwendigen Kommentare hinzu. Laden Sie anschließend die kommentierten Dokumente mit der Schaltfläche "Auditierte Dokumente hinzufügen" (4) hoch, ohne den Dateinamen zu ändern. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie eine Bestätigung, welche Audit-Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden und welche nicht. Alle Dokumente, die nicht erfolgreich hochgeladen werden, werden mit einem Fehlerstatus markiert, der den Grund für das Scheitern angibt.

Für Dokumente, die keine Kommentare erfordern, können Benutzer die relevanten Dokumente auswählen und auf die Schaltfläche "Keine Kommentare" klicken, wie im Bild unten gezeigt. Sobald diese Aktion ausgeführt wurde, ändert sich der Status der Audit-Aufgabe zu "Auditiert".
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