Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Kommunikationselemente, insbesondere Fragen und Aufgaben, sind Elemente in einem Koordinationsworkflow, die oft mehrere Runden von Hin- und Her-Kommunikation erfordern. Die verantwortliche Partei liefert die Antwort, damit sich der Status des Elements ändert, und wenn die Antwort zufriedenstellend ist, kann der Absender die Antwort genehmigen. Sobald genehmigt, wird das Element als abgeschlossen markiert, bleibt zur Referenz sichtbar, kann jedoch nicht mehr bearbeitet werden. Alle Aktionen und Änderungen werden im To do's-Modul nachverfolgt.
Status
Offen - Eine neue Frage oder Aktion wird mit dem Status Offen erstellt.
Dringend - Wenn das Enddatum überschritten ist, ändert sich der Status zu Dringend.
Beantwortet - Die Kommunikation erhält den Status Beantwortet, wenn eine Antwort gegeben wurde.
Abgeschlossen - Wenn der Absender die Antwort akzeptiert.
Abgebrochen - Wenn der Absender entscheidet, das aufgeworfene Kommunikationselement abzubrechen, wird der Status auf Abgebrochen aktualisiert.
Um den Status eines Kommunikationselements zu ändern, muss eine Aktion durchgeführt werden. Dies kann auf zwei Arten geschehen, je nachdem, ob die Kommunikation als Kommentar zu einem Dokument hinzugefügt wurde oder nicht:
(1) Alle Kommunikationen: Sie können die To do's-Übersicht öffnen, indem Sie auf den Dokumentnamen klicken. Dann können Sie die erforderlichen Aktionen in der To do's-Übersicht des Dokuments sehen.
(2) Kommunikationen, die als Kommentar zu einem Dokument hinzugefügt wurden: Sie erkennen, ob das Kommunikationselement ein Kommentar zu einem Dokument ist, wenn das Stiftsymbol neben der To do's-Nummer vorhanden ist und ein Augensymbol zum Öffnen des Dokuments vorhanden ist. Schauen Sie sich diesen Artikel an, um mehr über Kommunikationsaktionen in einem Dokument zu erfahren: Dokumente anzeigen, annotieren und zusammenarbeiten
To do's-Übersicht
Neben der Möglichkeit, alle mit dem Kommunikationselement verbundenen Informationen zu sehen, können auf der To do's (1)-Seite eine Reihe von Aktionen durchgeführt werden:
Aktionen
Kommunikation erstellen - Wenn eine neue Frage oder Aufgabe hinzugefügt wird, ist der Status offen (2).
Bearbeiten - Der Absender kann jederzeit den Betreff oder die Nachricht bearbeiten, das Enddatum ändern oder einen Anhang hinzufügen, indem er die Bearbeiten-Schaltfläche (3) verwendet. Eine Nachricht kann vom Ersteller nach dem Posten abgebrochen werden, solange sie noch nicht beantwortet wurde. Änderungen werden immer nachverfolgt und sind in der Fragenliste sichtbar.
Antworten - Der Empfänger der Nachricht kann auf die Frage antworten, indem er eine Antwort hinzufügt (4). Zusätzlich kann ein Anhang zur weiteren Klärung hinzugefügt werden. Nicht nur der Empfänger, sondern auch Mitarbeiter desselben Unternehmens können antworten. Der Status wird auf Beantwortet geändert.
Informiert - Benutzer können sich als informiert (5) hinzufügen. Das Kommunikationselement wird nun in der Übersicht im persönlichen Dashboard hinzugefügt.
Kommentare - Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Projekt kann einen Kommentar hinzufügen (6) zu einer Nachricht, auch wenn die Frage nicht an ihn gerichtet ist. Auf diese Weise können zusätzliche Informationen von jemandem kommen, der nicht an der ursprünglichen Kommunikation beteiligt ist.
Sobald eine Antwort hinzugefügt wurde, stehen zwei Aktionen zur Verfügung, die durchgeführt werden können:
Bearbeiten (7) - Der Empfänger der Frage kann seine Antwort jederzeit bearbeiten, bevor sie vom Absender akzeptiert wurde.
Antwort akzeptieren (8) - Der Absender der Kommunikation kann die Antwort akzeptieren, nachdem er sie überprüft hat. Sobald akzeptiert, ändert sich der Kommunikationsstatus zu abgeschlossen. Nachdem eine Frage oder Aufgabe abgeschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.
💡 Tipp: Erfahren Sie mehr über Kommunikation hinzufügen.