Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Mit Dokumentenüberarbeitungen (siehe Pläne für die Verfügbarkeit der Funktion) können Sie ein Dokument (oder eine Gruppe von Dokumenten) zur Überarbeitung zuweisen und den Prozess verfolgen. Sobald eine Überarbeitung einem Benutzer zugewiesen ist, werden die Dokumente in der Überarbeitung eingefroren. Das bedeutet, dass keine neuen widersprüchlichen Dokumentversionen hinzugefügt werden können, während die Dokumente in der Überarbeitung sind, was Ihnen hilft, Ihre Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten.
Um Überarbeitungen in Ihrem Projekt (Phase) zu erstellen und damit zu arbeiten, folgen Sie den untenstehenden Schritten.
Benutzerberechtigungen
Im Dokumentenmanagement von BIMcollab wird der Benutzerzugriff von Administratoren über Benutzerrollen definiert. Bevor Benutzer mit Überarbeitungen arbeiten können, müssen sie zuerst die Berechtigung dazu über Benutzerrollenberechtigungen haben.
Als Administrator, um Überarbeitungen für eine bestimmte Benutzerrolle zu aktivieren, gehen Sie zum Benutzerrollen-Tab (1) auf der Seite WebRaum-Einstellungen. Wählen Sie die erforderliche Benutzerrolle, wählen Sie Berechtigungen (2) aus dem Menü auf der linken Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen bearbeiten (3).
Im Überarbeitungs-Tab wählen Sie aus, ob Benutzer in dieser Benutzerrolle die Überarbeitungen in dieser Projektphase ansehen (1), hinzufügen (2) oder bearbeiten (3) können. Sie können mehrere Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen.
Zum Beispiel können nur bestimmte Benutzer Überarbeitungen hinzufügen, und nur bestimmte Benutzer können Berechtigungen ansehen oder bearbeiten.
Im Berechtigungs-Tab müssen Sie auch sicherstellen, dass im Dokumentenmenü die Funktion Neue Tabelle (Technologie-Vorschau) aktiviert ist.
Erstellen der Überarbeitung
Wählen Sie in der Projektumgebung zuerst den richtigen Standort, das Projekt und die Projektphase aus.
Im Dokumentenmodul wählen Sie das erforderliche Dokument oder eine Gruppe verwandter Dokumente aus, die überarbeitet werden müssen. Klicken Sie auf das Überarbeitungssymbol im Schnellmenü.
Das Menü Überarbeitungen erstellen wird geöffnet, mit einer Liste von Informationsfeldern:
Referenznummer ist eine eindeutige Nummer, die dieser Überarbeitung automatisch zugewiesen wird.
Beschreibung ist das Feld, in dem Sie eine freie Textbeschreibung Ihrer Überarbeitung eingeben können.
Zugewiesene Benutzer sind verantwortlich für das Aktualisieren und Hochladen der neuen Dokumentversion. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der Dropdown-Liste aus.
Informiert ist das Feld, in dem Sie einen oder mehrere Benutzer auswählen können, die per E-Mail benachrichtigt werden, wenn diese Überarbeitung erstellt wird.
Startdatum das aktuelle Datum wird automatisch im Startdatumsfeld eingetragen.
Enddatum ist das Feld, in dem Sie die Deadline für diese Überarbeitung auswählen können.
Dokumente Abschnitt ist der Bereich, in dem Sie die Liste der ausgewählten Dokumente sehen, auf die diese Überarbeitung angewendet wird.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen und Überprüfen der Informationen fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
❗ Warnung: Sobald eine Überarbeitung erstellt wurde, kann sie nicht abgebrochen oder gelöscht werden.
Dokumente, die zur Überarbeitung hinzugefügt werden, werden automatisch eingefroren, wie durch das eingefrorene Symbol auf der Dokumentübersichtsseite angezeigt. Dies verhindert, dass andere Benutzer als die verantwortlichen Benutzer widersprüchliche Dokumentversionen hochladen, während die Dokumente überarbeitet werden.
Überarbeitung ansehen
Die Liste der erstellten Überarbeitungen finden Sie im To-do-Modul unter dem Überarbeitungen (1)-Tab.
Die Übersicht zeigt relevante Informationen über die Überarbeitung, einschließlich des aktuellen Status der Überarbeitung.
Überarbeitungen können einen der folgenden Status haben:
Offen: Die Überarbeitung ist offen.
Dringend: Die Deadline der Überarbeitung ist abgelaufen.
Abgeschlossen: Die Überarbeitung wurde geschlossen und neue Dokumentversionen wurden hochgeladen.
Überarbeitung bearbeiten
Durch Klicken auf die Revisionsnummer öffnet sich die Seite Revisionsdetails. Hier können Sie die Revisionsinformationen und die Dokumente, die Teil dieser Revision sind, einsehen. Unter To do's (1) können Sie ein Kommunikationselement (Notiz, Frage oder Aufgabe) hinzufügen, das es Ihnen ermöglicht, eine Diskussion zu starten oder zusätzliche Aufgaben in Bezug auf die Revision zu setzen. Die für die Revision erstellten Kommunikationselemente sind auch in der allgemeinen Übersicht aller Kommunikationselemente im To do's-Tab verfügbar. Unter Ereignisse (2) können Sie die neuesten Aktionen sehen, die von Benutzern an dieser Revision vorgenommen wurden.
Der Absender der Revision und andere Benutzer aus seinem Unternehmen können die Revision bearbeiten (solange sie nicht abgeschlossen ist), indem sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche (3) klicken.
Um mit den Dokumenten zu arbeiten, laden Sie sie mit dem Download-Symbol (4) herunter, um sicherzustellen, dass Sie mit den neuesten Versionen der Dokumente arbeiten. Sie können wählen, nur die neuesten Versionen des Dokuments herunterzuladen, indem Sie nur die 'Dokument'-Version auswählen. Oder laden Sie die Dokumente mit ihren Anhängen und verknüpften Dokumenten herunter. Sie können auch die Upload-Liste herunterladen, um den Prozess beim Hochladen neuer Dokumente effizienter zu gestalten.
Wenn Sie mit der Bearbeitung der Dokumente fertig sind, können Sie die neue Dokumentversion von der Dokumentenseite hochladen. Folgen Sie diesem Artikel, um manuell hochzuladen oder mit der Upload-Liste hochzuladen.
Wenn ein neues Dokument hochgeladen wird, werden die neuen Versionen (5) auf der Seite Revisionsdetails im Dokumentenmenü aufgelistet.
Wenn die Arbeit an der Revision abgeschlossen ist, können der Absender und andere Benutzer aus seinem Unternehmen die Revision schließen, indem sie auf die Abschließen (6)-Schaltfläche klicken.
Wenn eine neue Version eines Dokuments nicht hochgeladen wurde, wird eine Nachricht unter dem Dokument angezeigt. Klicken Sie auf Speichern, um die Revision zu schließen, wodurch der Status der Revision auf 'abgeschlossen' geändert wird.
⚠️ Achtung: Sobald die Revision abgeschlossen ist, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wenn neue Versionen der Dokumente hochgeladen werden, sind sie nicht Teil dieser Revision und werden daher nicht auf der Seite Revisionsdetails angezeigt.