Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Im Dokumentenmanagement von BIMcollab können Stempel zu PDF-Dokumenten entweder über einen geplanten Schritt in einem workflow oder im Rahmen einer manuellen Genehmigung hinzugefügt werden, wobei sie verschiedene Informationen darstellen können.
⚠️ Achtung: Es ist nur möglich, Stempel zu Dokumenten im PDF-Format hinzuzufügen. Wenn ein anderes Dateiformat den workflow auslöst, wird die Stempel-Aktion übersprungen und der nächste Schritt wird fortgesetzt.
Hinweis: Wenn ein PDF aus mehreren Seiten besteht, wird der Stempel nur auf der ersten Seite des Dokuments platziert.
Verwendung von Stempeln
Im Bauprozess kann das Hinzufügen eines Stempels zu Dokumenten anzeigen, dass diese von den erforderlichen Parteien geprüft und genehmigt/abgelehnt wurden. Im folgenden Beispiel zeigt der Genehmigungsstempel im workflow an, dass das Dokument alle Anforderungen erfüllt und für den Einsatz im Bauprozess bereit ist.
Stempel-Schritt, der durch einen workflow geplant wurde:
Stempel automatisch auf ein Dokument angewendet:
Stempel erfüllen mehrere Zwecke:
Statusanzeige: Stempel können den Status des Dokuments anzeigen, z. B. ob es nach Abschluss einer Überprüfungsaufgabe durch die verantwortliche Person genehmigt oder abgelehnt wurde.
Versionsprüfung: Durch das Hinzufügen eines QR-Codes kann überprüft werden, ob das Dokument die aktuellste Version in BIMcollab ist.
Aus diesen Gründen gibt es verschiedene Optionen, welche Informationen auf einem Stempel enthalten sein können:
Freitextfeld
Zeitpunkt der Genehmigung oder Ablehnung
Name der Person, die das Dokument genehmigt/abgelehnt hat
QR-Code
Stempel erstellen
Um einen neuen Stempel zu erstellen, gehe zur Seite WebRaum-Administration und dann zum Tab DMS-Einstellungen.
⚠️ Achtung: Nur WebRaum-Administratoren können neue Stempel und workflows erstellen. Weitere Informationen zu den Admin-Funktionen findest du in diesem Artikel: Erste Schritte mit BIMcollab-Dokumenten für Admins.
Klicke im Menü auf den Bereich 'Dokumentenstempel' (1).
Klicke auf die Schaltfläche 'Hinzufügen' (2).
Fülle die Informationen für deinen neuen Stempel aus. Während die Informationen hinzugefügt werden, wird die Vorschau aktualisiert. Pflichtfelder werden mit einem '*' markiert. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist.
InformationenName: Bezeichnung des Stempels, damit er erkennbar ist. Dieses Feld wird nicht im Stempel verwendet.
Stempeltyp: Dient zur Gruppierung von Stempeln nach ihrem Status, z. B. Stempel für 'Abgelehnte' oder 'Genehmigte' Dokumente. Beim Erstellen eines workflows kann so schnell nach relevanten Stempeln gefiltert werden, je nach Ergebnis der Aktion, und es wird verhindert, dass ein falscher Status-Stempel zugewiesen wird.
Text: Freitextfeld, das als Titel des Stempels angezeigt wird.
Farbe: Wählt eine Farbe für den gesamten Stempel aus.
Mit Datum-Uhrzeit: Fügt dem Stempel das aktuelle Datum und die Uhrzeit hinzu (zu dem Zeitpunkt im workflow, an dem dieser Schritt ausgelöst wurde)
Name der Person drucken: Fügt den Namen der Person hinzu, die das Dokument genehmigt/abgelehnt hat
📝 Hinweis: Je nachdem, wo eine Stempel-Aktion im workflow platziert ist, wird das Feld 'Name der Person drucken' mit dem Namen der Person ausgefüllt, die die letzte Aktion durchgeführt hat:
Wird ein Stempel am Anfang eines workflows platziert, erscheint der Name der Person, die das Dokument hochgeladen hat
Wird ein Stempel nach einer Audit- oder Überprüfungsaktion platziert, erscheint der Name der Person, die das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat
Wird ein Stempel nach einer Benachrichtigung platziert, die nach einer Audit- oder Überprüfungsaktion erfolgt, erscheint ebenfalls der Name der Person, die das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat
QR-Code
Mit QR-Code: Bestimme, ob ein QR-Code im Stempel enthalten sein soll.
Feste Größe (Größe (mm)): Falls gewünscht, bestimme die Größe des QR-Codes. Der QR-Code ist quadratisch und die Zahl in mm gibt die Seitenlänge an.
Positionierung auf der Seite
Positionierung auf der Seite: Wähle eine der vier vordefinierten Ecken.
Offset-X (mm): Verschiebung in X-Richtung relativ zur gewählten Position.
Offset-Y (mm): Verschiebung in Y-Richtung relativ zur gewählten Position.
Nachdem der Stempel definiert wurde, findest du ihn unter 'Dokumentenstempel'. Klicke auf den Namen des Stempels, um die Details zu öffnen.
💡 Tipp: Ein Test kann auch direkt von der Stempel-Detailseite durchgeführt werden, um zu prüfen, ob der Stempel zufriedenstellend ist. Klicke in der Stempelliste auf den gewünschten Stempel. In der Stempel-Detailseite kannst du im unteren Menü zuerst eine PDF-Datei auswählen, die du testen möchtest, und dann die Schaltfläche 'Stempel testen' auswählen. Es wird eine PDF heruntergeladen, die den Stempel an der gewählten Position im Dokument enthält.
Stempel bearbeiten
Stempel können jederzeit bearbeitet und angepasst werden, indem du auf die 'Bearbeiten'-Schaltfläche (1) klickst.
Diese Änderung wirkt sich nur auf neue Dokumentenversionen aus, die danach hochgeladen werden, und ändert nicht das Aussehen des Stempels auf bestehenden Versionen.
Stempel können auch gelöscht werden, indem du auf die 'Löschen'-Schaltfläche (2) klickst. Stempel, die in workflows verwendet werden, können nicht gelöscht werden; dies wird in der Warnmeldung angezeigt.
Stempel in deinen Workflow integrieren
Stempel können an jeder Stelle in einem workflow hinzugefügt werden. Es ist auch möglich, innerhalb eines einzelnen workflows mehr als einen Stempel auf ein Dokument zu platzieren.
Wenn Stempel nach einer Audit- oder Überprüfungsaufgabe hinzugefügt werden, stehen je nach Auslöser und Gruppierung bei der Stempelerstellung nur bestimmte Stempel zur Verfügung.
Um nach einer Audit- oder Überprüfungsaufgabe einen Stempel hinzuzufügen, füge mindestens einen Auslöser hinzu, der das Ergebnis definiert. Bei Audit-Runden sind dies 'Kommentare' oder 'Keine Kommentare', bei Überprüfungen 'Genehmigt' oder 'Abgelehnt'.
Hier ein Beispiel, wie ein Stempel verwendet werden kann, um das Ergebnis einer Audit-Runde zu kennzeichnen:
Nach einem Auslöser (Kommentare oder Keine Kommentare) wähle im Dropdown-Menü 'Aktion hinzufügen' die Option 'Stempel-Aktion hinzufügen'.
Das Informationsfeld erscheint und zeigt, in welchem workflow der Stempel aktiv ist und an welchen Auslöser (basierend auf dem Ergebnis der Audit-Runde) er gebunden ist.
Wähle aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Stempel aus. Es werden nur die Stempel angezeigt, die beim Erstellen dem entsprechenden Audit-Ergebnis (in diesem Fall Abgelehnt) zugeordnet wurden.
Sobald der workflow ausgelöst wurde und die Audit-Runden-Frist abgelaufen ist, wird – falls die verantwortliche Person Kommentare zum Dokument abgegeben hat – der 'Zur Prüfung'-Stempel automatisch platziert.
💡 Tipp: Weitere Informationen zum Erstellen und Hinzufügen von workflows zu deinen Projektphasen als Admin findest du in diesem Artikel: Workflows in BIMcollab
QR-Code-Informationen
Wenn ein Stempel einen QR-Code enthält, öffnet sich beim Scannen mit der Kamera deines Smartphones oder Tablets ein Link.
Auf der Webseite erscheint dann ein grüner oder roter Bildschirm. Nur der QR-Code der neuesten Version der Dokumentennummer zeigt einen grünen Bildschirm an, alle vorherigen Versionen zeigen einen roten Bildschirm. So lässt sich leicht überprüfen, ob die Zeichnung, die du betrachtest, die aktuellste Version ist.