Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Arbeitspakete helfen Teams dabei, Gruppen von Dokumenten innerhalb eines Projekts zu organisieren und den Zugriff darauf zu steuern. Sie werden häufig verwendet, um Liefergegenstände für bestimmte Projektbeteiligte zu verwalten.
Beispielsweise kann ein Projektteam separate Arbeitspakete für folgende Zwecke erstellen:
Liefergegenstände für die Vorfertigung,
HLK-Dokumentation,
Wartungsdokumentation,
unternehmensspezifische Dokumentation für Auftragnehmer.
Jedes Arbeitspaket kann für bestimmte Unternehmen sichtbar gemacht, mit Bearbeitungsrechten versehen oder der Zugriff komplett eingeschränkt werden.
📝 Hinweis: Arbeitspakete können nur auf der Phasenebene eines Projekts erstellt werden.
Wie Arbeitspakete funktionieren
Arbeitspaket-Codes
Dokumente werden Teil eines Arbeitspakets, wenn sie denselben Arbeitspaket-Code haben. Das Arbeitspaket übernimmt dann seine Sichtbarkeitseinstellungen für diese Dokumente. Arbeitspaket-Codes sind Metadaten, die Dokumenten zugewiesen werden.
Dokumente werden einem Arbeitspaket durch übereinstimmende Arbeitspaket-Codes zugeordnet.
Weisen Sie einem Dokument in seinen Metadaten einen oder mehrere Arbeitspaket-Codes zu.
Erstellen Sie ein Arbeitspaket und weisen Sie ihm denselben Arbeitspaket-Code (oder mehrere) zu.
Jedes Dokument mit einem passenden Code wird automatisch in dieses Arbeitspaket aufgenommen.
Beispiel:
Dem Dokument (1) L01-S4-ARC-A.00-01.03-001 ist der Arbeitspaket-Code (2) A/D zugewiesen.
Dem Arbeitspaket (3) Architekturzeichnungen ist ebenfalls der Code A/D zugewiesen.
Da die Codes übereinstimmen, wird das Dokument automatisch in das Arbeitspaket (4) Architekturzeichnungen aufgenommen.
Zugriffskontrolle für Unternehmen
Arbeitspakete können verwendet werden, um zu steuern, welche Unternehmen Zugriff auf die darin enthaltenen Dokumente haben. Beim Erstellen eines Arbeitspakets können Sie festlegen, welche Unternehmen die Dokumente ansehen, bearbeiten oder gar keinen Zugriff darauf haben.
Weitere Informationen zu diesen Zugriffseinstellungen finden Sie im Kapitel Arbeitspaket erstellen weiter unten.
Administratoren: Arbeitsgruppen-Rollenberechtigungen festlegen
Arbeitspaket-Erstellung
Der WebRaum-Administrator kann steuern, ob das Team-Mitglied Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Arbeitspaketen und Arbeitspaket-Codes entsprechend seiner Arbeitsgruppen-Rollenberechtigungen durchführen darf.
Nach Arbeitspaket
Damit die Sichtbarkeitseinstellungen des Arbeitspakets den Dokumentenzugriff steuern, müssen die Arbeitsgruppen-Rollenberechtigungen für (vertrauliche) Dokumente auf Nach Arbeitspaket gesetzt werden.
Wenn die Berechtigungen anders gesetzt sind, greifen die Sichtbarkeitseinstellungen des Arbeitspakets nicht wie vorgesehen.
Arbeitspaket-Codes erstellen
So richten Sie einen Arbeitspaket-Code ein:
Schritt 1: Gehen Sie zum Reiter Einstellungen eines Projekts oder einer Phase
Schritt 2: Navigieren Sie im Einstellungsmenü zu Arbeitspaket-Code
Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
Schritt 4: Auf der Detailseite des Arbeitspaket-Codes muss der Name (1) ausgefüllt werden, und eine Beschreibung (2) kann ergänzt werden.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern
Arbeitspaket erstellen
So erstellen Sie ein Arbeitspaket:
Schritt 1: Navigieren Sie zu einer Projektphase.
Schritt 2: Gehen Sie zum Reiter Dokumente, wo Sie die Funktion Arbeitspaket im Menü finden.
Schritt 3: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Schritt 4: Auf der Detailseite des Arbeitspakets muss der Name (1) ausgefüllt werden, und eine Beschreibung (2) kann ergänzt werden. Hier kann dem Arbeitspaket ein Arbeitspaket-Code (3) zugewiesen werden.
Die Sichtbarkeit der Dokumente im Arbeitspaket hängt von folgenden Eigenschaften ab:
Sichtbar für (4): Nur die Team-Mitglieder der hier eingetragenen Unternehmen können die Dokumente im Arbeitspaket sehen.
Zu ändern durch (5): Nur die Team-Mitglieder der hier eingetragenen Unternehmen können die Dokumente im Arbeitspaket ansehen und bearbeiten.
Ausgeblendet für (6): Die hier aufgeführten Parteien haben keinen Zugriff auf die Dokumente im Arbeitspaket.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern.
💡 Tipp: Arbeitspaket-Codes haben keine eigenen Sichtbarkeitseinstellungen. Sie dienen lediglich dazu, Dokumente mit einem oder mehreren Arbeitspaketen zu verknüpfen.
Sobald ein Arbeitspaket-Code einem Arbeitspaket zugewiesen ist, übernimmt er die Sichtbarkeitseinstellungen dieses Arbeitspakets.
Im folgenden Beispielbild sind die Sichtbarkeitseigenschaften leer, da der Arbeitspaket-Code noch keinem Arbeitspaket zugewiesen wurde.
Bevor ein Arbeitspaket-Code einem Arbeitspaket zugewiesen wird:
Nachdem ein Arbeitspaket-Code einem Arbeitspaket zugewiesen wurde:
Wie im Bild oben zu sehen, hat der Arbeitspaket-Code nun die Sichtbarkeitseinstellungen des Arbeitspakets HVAC_00 übernommen.
Ein Arbeitspaket-Code kann mehreren Arbeitspaketen zugewiesen werden. Werden Arbeitspaket-Codes jedoch mehreren Arbeitspaketen mit widersprüchlichen Ausgeblendet für-Einstellungen zugewiesen, können die betroffenen Unternehmen keines der Arbeitspakete sehen.
Arbeitspaket-Codes Dokumenten zuweisen
Nutzer können einem Dokument entweder während des Hochladevorgangs (beim Hinzufügen von Informationen zu den hochgeladenen Dateien) oder beim Bearbeiten der Eigenschaften eines bereits hochgeladenen Dokuments einen Arbeitspaket-Code zuweisen.
1. Während des Hochladevorgangs:
Nach dem Hochladen der benötigten Dateien werden die Dokumente in eine persönliche Warteschlange gelegt, in der zusätzliche Informationen zu den hochgeladenen Dateien ergänzt werden müssen. Hier kann der Arbeitspaket-Code wie im Bild unten eingetragen werden.
📝 Hinweis: Das Feld Arbeitspaket-Code wird verpflichtend, wenn die Berechtigung des Nutzers für Dokumente hinzufügen auf Nach Eigenschaft gesetzt ist.
2. Beim Bearbeiten der Dokumenteigenschaften:
Wählen Sie das Dokument aus, dem Sie einen Arbeitspaket-Code zuweisen möchten, und klicken Sie dann auf das Bearbeiten-Symbol. Sie gelangen zur Seite Dokument bearbeiten, auf der Sie den benötigten Code für das Arbeitspaket eintragen können.
Nach Abschluss dieses Schritts können Nutzer die Dokumente im Arbeitspaket anzeigen, indem sie im Reiter Dokumente auf den gewünschten Arbeitspaket-Ordner klicken und die Ansicht-Schaltfläche nutzen.
