Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.

Sobald Ihr BIMcollab WebRaum eingerichtet ist, besteht der nächste Schritt darin, die Funktionsweise als Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiter zu verfeinern. Dieser Artikel konzentriert sich auf die erweiterten Konfigurationsoptionen im Admin-Bereich, insbesondere im DMS-Tab.

Am Ende dieser Anleitung haben Sie Ihre Dokumenten-Metadaten und Namenskonventionen konfiguriert, die räumlichen und Projektstrukturen erstellt, Benutzer phasenbasierten Arbeitsgruppen zugewiesen und Workflows für Dokumentfreigaben vorbereitet.

Als Administrator können Sie auf die DMS-Einstellungen zugreifen, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, um den Administrationsbereich zu öffnen, und dann den DMS-Tab auswählen.

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Bei jedem Projekt ist es wichtig, eine klare und konsistente Datenstruktur zu verwenden.

In BIMcollab kann dies durch das Definieren von WebRaum-Metadaten als Administrator erfolgen.

Im Projektbereich können Team-Mitglieder sehen, welche Metadaten in ihrem WebRaum verfügbar sind, indem sie den Settings-Tab öffnen und dann zum Dokumentenmanagement-Menü gehen:

Ein Project Leader kann hier außerdem eine Dokumenten-Upload-Einstellung wählen:

Wenn Sie wissen, dass Ihre Projektteams die erweiterte Upload-Einstellung nutzen werden, können Sie diese verpflichtenden Metadatenfelder unter Settings im DMS-Administrationsbereich einrichten. Diese von Admins vordefinierten Felder werden dann beim Hinzufügen von Dokumenten als Dropdown-Menüs automatisch angezeigt.

Nachfolgend finden Sie eine Liste aller Felder, die hinzugefügt werden können, sowie deren Beschreibung. Jeder neue Wert kann über die Schaltfläche Hinzufügen oben rechts im jeweiligen Feld ergänzt werden.

Konsistente Dokumenten-Namenskonventionen sind entscheidend, um ein übersichtliches und durchsuchbares DMS zu gewährleisten. Administratoren können Namenskonventionen konfigurieren, indem sie vordefinierte Metadatenfelder wie Unternehmen, Disziplin, Ort, Projekt und Projektphase zu einem strukturierten Namensschema kombinieren.

Ein Freies Feld ist ebenfalls enthalten, das sicherstellt, dass jeder Dokumentenname eindeutig ist. Nutzer können hier eine Zahlen- oder Buchstabenfolge eingeben.

Nach der Erstellung können Project leader die Dokumenten-Namenskonventionen im Settings-Tab auf ihr Projekt anwenden.
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Die räumliche Organisation von BIMcollab verwendet standardmäßig Begriffe aus dem Bauwesen (Gebäude, Teil, Geschoss). Es besteht die Möglichkeit, diese durch eine alternative, allgemeinere Terminologie zu ersetzen, die für Infrastrukturprojekte und andere Anwendungsfälle geeignet ist, wie unten aufgeführt:

Wenn aktiviert, gilt die aktualisierte Terminologie für alle Bereiche Ihres WebRaums und die beiden Terminologien können nicht gemischt werden. Wir empfehlen, dass die Administratoren des WebRaums eine Terminologie wählen, die zu Ihren Projekttypen passt, und diese vor dem Start von Projekten festlegen. Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected] oder im Chat, und wir schalten sie für Ihren WebRaum frei.
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Unter Location kann der WebRaum-Administrator die räumliche Struktur des WebRaums definieren. In BIMcollab können Sie Dokumente und Daten mit der räumlichen Struktur des Gebäudes verknüpfen. Diese räumliche Struktur wächst mit der Entwicklung des Gebäudes, sodass jede Phase ihre eigene räumliche Struktur hat.

Dies wird im Locations-Tab im Administrationsbereich eingerichtet.

Die aktuelle räumliche Struktur besteht aus 5 Komponenten:

Projekte können in Phasen unterteilt werden, die bestimmte Zeiträume oder Ereignisfolgen innerhalb eines Projekts darstellen.

Projektphasen können optional auch mit der räumlichen Struktur verknüpft werden, sodass Teile der Struktur von Projekten verwaltet werden. Mehrere Projekte können mit einer räumlichen Struktur verknüpft werden. So können Sie verschiedene Projekte erstellen, die separat innerhalb derselben Struktur stattfinden. Eine Projektphase kann sich auf ein oder mehrere Grundstücke, Gebäude oder Gebäudeteile beziehen.

Projekte werden aus dem Projektbereich heraus erstellt, aber alle Projekte sind im Projekt-Tab der DMS-Administrationsseite übersichtlich dargestellt.

Standardmäßig enthalten neue Projekte keine Phasen. Um eine Phase hinzuzufügen, wählen Sie das Projekt aus der Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Projektphase hinzufügen.
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In BIMcollab werden Nutzer zunächst als Team-Mitglieder zu Projekten hinzugefügt und zwar in der Projektumgebung.

Auf Projektebene verfügen sie je nach Team-Mitglied Rolle über bestimmte Berechtigungen für Dokumentenmanagement-Funktionen.

Auf Phasenebene verfügen sie je nach Arbeitsgruppenrolle über bestimmte Berechtigungen für Dokumentenmanagement-Funktionen.

Nutzer erhalten erst dann Zugriff auf Projektphasen in der Projektumgebung, wenn sie zu einer Arbeitsgruppe hinzugefügt wurden und diese Arbeitsgruppe Zugriff auf bestimmte Phasen hat.

Mit Arbeitsgruppenrollen können Administratoren Berechtigungen festlegen und bestimmen, auf welche Funktionen des Dokumentenmanagements Nutzer mit diesen Rollen zugreifen können. Mehr über Arbeitsgruppenrollen und wie Sie diese erstellen und bearbeiten, erfahren Sie in diesem Artikel: Arbeitsgruppenrollen.
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Rollen werden auf Basis der Projektphase vergeben. Ist ein Nutzer Teil mehrerer Arbeitsgruppen, kann er innerhalb eines Projekts (bzw. einer Phase) mehrere Rollen haben. In diesem Fall werden die Berechtigungen zusammengeführt und der Nutzer erhält die Berechtigungen aller Rollen in allen Teams.
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Sobald Sie eine neue Arbeitsgruppenrolle hinzufügen, können Sie die zugehörigen Berechtigungen und Zugriffe ändern, indem Sie die gewünschte Arbeitsgruppenrolle aus der Liste auswählen und im nächsten Fenster entweder Berechtigungen oder Rechte für Dateiformate wählen. Arbeitsgruppenrollen werden Nutzern zugewiesen, wenn Sie sie im Tab Arbeitsgruppen zu Arbeitsgruppen hinzufügen.
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Arbeitsgruppen sind Gruppen von Nutzern, die mit einer oder mehreren Phasen verknüpft sind. Wenn Sie eine neue Arbeitsgruppe hinzufügen, wählen Sie im nächsten Fenster aus, in welchen Projektphasen diese Arbeitsgruppe aktiv sein soll. Die Verknüpfung einer Arbeitsgruppe mit einer Projektphase gibt den Mitgliedern der Arbeitsgruppe direkten Zugriff auf diese Projektphase. In der Projektumgebung kann ein Mitglied einer Arbeitsgruppe nur die Projektphasen sehen, mit denen die Arbeitsgruppe verknüpft ist.

Um Nutzer zu einer Arbeitsgruppe hinzuzufügen, klicken Sie in der Übersichtsliste auf die Arbeitsgruppe und können unter Arbeitsgruppenmitglieder Nutzer hinzufügen. Beim Hinzufügen eines neuen Nutzers zur Arbeitsgruppe können Sie ihm auch eine Arbeitsgruppenrolle zuweisen (die zuvor unter Arbeitsgruppenrollen erstellt wurde). Indem Sie Nutzer in Arbeitsgruppen mit Zugriff auf bestimmte Phasen gruppieren und einzelnen Nutzern Rollen zuweisen, legen Sie effektiv deren Zugriffsrechte und Berechtigungen im Projekt fest.

Für bestimmte Tarife sind die Informationen zu Arbeitsgruppen und Projektphasen, an denen Nutzer beteiligt sind, unter WebRaum Administration > DMS > Nutzer sichtbar.

Mit Workflows können Sie jeden Dokumentenprozess in einen automatisierten workflow übersetzen. Nutzen Sie standardisierte Aktionen wie Audit, Prüfung, Stempel oder Benachrichtigungen und konfigurieren Sie deren Reihenfolge, Frist und Bedingungen. Der workflow wird dann automatisiert, um den Fortschritt zu überwachen und Aufgaben zu koordinieren.
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Mit einem workflow können Sie eine Reihe von Aktionen entwerfen, die automatisch starten, wenn ein neues Dokument (das die spezifischen workflow-Anforderungen erfüllt) hochgeladen wird. Eine Reihe von Aktionen wird in einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt, sobald das Dokument aktualisiert wird.
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