Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Wenn Sie Ihre Dokumente zu BIMcollab hochladen, können Sie sich entscheiden, einen Platzhalter für ein Dokument zu verwenden, anstatt es sofort hochzuladen. Platzhalter enthalten alle relevanten Informationen über das Dokument, ermöglichen jedoch das tatsächliche Hochladen der Datei zu einem späteren Zeitpunkt.
Einen Platzhalter erstellen
Platzhalter können auf zwei Arten erstellt werden: entweder durch manuelles Hinzufügen einzelner Platzhalter oder durch die Verwendung einer Upload-Liste, um mehrere Platzhalter zu generieren.
Platzhalter manuell hinzufügen
Um einen Dokumentenplatzhalter hinzuzufügen, navigieren Sie zuerst zu der Projektphase, zu der Sie ihn hinzufügen möchten.
Klicken Sie im Modul "Dokumente" auf die Schaltfläche "Hinzufügen zur Projektphase" in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie die Schaltfläche "Platzhalter". Sie müssen zu diesem Zeitpunkt keine Datei hinzufügen.
Ihre persönliche Warteschlange wird dann aktualisiert, um den gerade erstellten Platzhalter einzuschließen.
Wählen Sie den/die Platzhalter aus, dem/denen Sie Informationen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen".
Füllen Sie die Metadaten aus, genau wie bei einem normalen Dokumenten-Upload. Alle erforderlichen Felder sind mit einem Sternchen "*" markiert.
Sie können auch eine Benachrichtigung hinzufügen, die an ein Team-Mitglied gesendet wird.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" am unteren Rand der Seite, wenn Sie fertig sind.
Sie erhalten dann eine Zusammenfassung aller erstellten Dokumentenplatzhalter. Klicken Sie auf "Fortfahren", um zur Hauptseite der Dokumente zurückzukehren.
Der Platzhalter wird mit einem Ausrufezeichen "!" neben dem Dokumentnamen hinzugefügt. Alle Informationen bezüglich des Dokumentdatums, des Versionsdatums, der Versionsnummer, der Versionsbeschreibung oder des Status bleiben unausgefüllt, bis ein Dokument tatsächlich hochgeladen wird.
Mehrere Platzhalter aus der Upload-Liste hinzufügen
Um Platzhalter hinzuzufügen, ohne die Metadaten für jede Datei beim Hochladen hinzuzufügen, können Sie eine Upload-Liste verwenden, die Platzhalter basierend auf den in der Excel-Datei angegebenen Dokumentinformationen in großen Mengen hinzufügt.
Um eine Upload-Liste zu erstellen, müssen Sie zuerst die Excel-Vorlagendatei herunterladen, die hier verfügbar ist. Füllen Sie diese dann mit allen Dokumentinformationen für die Platzhalter aus, die Sie erstellen möchten.
📝 Hinweis: Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie die Excel-Vorlage der Upload-Liste verwenden, können Sie diesen Artikel konsultieren: Upload-Liste
⚠️ Achtung: Beim Erstellen der Upload-Liste sollten die Metadatenfelder, die sich auf die neueste Version beziehen, für Platzhalter leer gelassen werden, da diese Informationen im Voraus nicht vorhergesagt werden können. Alle hellblauen Spalten in der Excel-Liste, einschließlich der Dateidaten, des Dokumentdatums und aller Versionsdetails, sollten leer gelassen werden. Diese werden hinzugefügt, wenn die tatsächlichen Modelle hochgeladen werden.
Navigieren Sie zur gewünschten Ebene Ihres Projekts (Standort, Projekt oder Phase) und klicken Sie im Modul "Dokumente" auf die Schaltfläche "Hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
Ziehen Sie die erstellte Upload-Liste per Drag & Drop oder wählen Sie sie aus, um sie in das Feld "Dokumente hinzufügen" hochzuladen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen".
Überprüfen Sie alle potenziellen Benachrichtigungen oder Informationen zu den neuen Platzhaltern, die hochgeladen wurden.
Klicken Sie auf derselben Seite auf die Schaltfläche "Zur persönlichen Warteschlange gehen".
Klicken Sie auf "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen", um alle Metadaten zu überprüfen, die aus der Upload-Liste importiert wurden.
Klicken Sie auf "Speichern", nachdem Sie die Informationen für die Dokumente in Ihrer Warteschlange hinzugefügt oder angepasst haben.
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf "Fortfahren".
Jetzt können Sie zur Dokumentenübersicht zurückkehren, wo Sie die neu hinzugefügten Dokumentplatzhalter finden.
💡 Tipp: Persönliche Warteschlange
Sie können Ihre ausstehenden Dokumentplatzhalter jederzeit anzeigen, indem Sie die Schaltfläche 'Persönliche Warteschlange' im Dokumentenmodul auswählen. Dieser Abschnitt zeigt alle Platzhalter an, die zusätzliche Informationen benötigen, bevor sie hochgeladen und zur Dokumentenliste hinzugefügt werden können.
Wenn Sie Ihre persönliche Warteschlange anzeigen, können Sie jeden Platzhalter entfernen, indem Sie ihn markieren und die Schaltfläche auswählen.
Es ist möglich, Platzhalter in großen Mengen zu bearbeiten, indem Sie sie in Ihrer persönlichen Warteschlange mehrfach auswählen. Wenn Sie dann "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen" wählen, können die Informationen zu jedem Platzhalter auf derselben Seite ausgefüllt werden.
📝 Hinweis:
Es ist möglich, To-do-Elemente wie Notizen, Fragen oder Aufgaben zu Platzhaltern hinzuzufügen, bevor eine Dokumentversion hochgeladen wird. Auf diese Weise können die Dokumentinhalte besprochen werden, bevor sie überhaupt erstellt werden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie To-do's verwenden können, um über Ihre Dokumente zu kommunizieren, lesen Sie diesen Artikel: To-do's Modul
Dokument in Platzhalter hochladen
Sobald Sie bereit sind, Ihre Dokumente mit BIMcollab zu teilen, können Sie sie in die bereits erstellten Platzhalter hochladen. Genau wie beim Erstellen der Platzhalter selbst können Sie auch Dokumente entweder manuell oder mit einer Upload-Liste hinzufügen.
Dokument manuell zu Platzhalter hinzufügen
Klicken Sie auf den Dokumentnamen des Platzhalters, zu dem Sie ein Dokument hochladen möchten.
Gehen Sie zum Reiter Versionen (1) und klicken Sie auf die Schaltfläche "Version hinzufügen" (2).
Das Feld für den Dokumentnamen wird automatisch ausgefüllt, da Sie dies zuvor angegeben haben.
Vervollständigen Sie die erforderlichen Informationen, die mit einem Sternchen "*" markiert sind:Datei hochladen (1)
Versionsnummer angeben (2)
Versionsdatum hinzufügen (3)
Status angeben (4)
Sobald alle erforderlichen Informationen vollständig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" (5).
Die Seite "Dokumente erstellt" erscheint, die alle erstellten Dokumente zusammenfasst. Dies umfasst ihre Versionsnummern sowie die Information, ob sie mit einem workflow verknüpft sind.
Klicken Sie auf "Fortfahren", um zur Dokumentenseite zurückzukehren.
Eine Dokumentversion wurde nun hinzugefügt, und der Platzhalter wird jetzt als reguläres Dokument in Ihrer Dokumentenliste betrachtet.
Mehrere Dokumente aus der Upload-Liste zu Platzhaltern hinzufügen
Wenn Sie Dokumente in großen Mengen mit einer Upload-Liste hochladen möchten, können Sie diese auch verwenden, um Dokumente zu mehreren Platzhaltern gleichzeitig hinzuzufügen.
Bearbeiten Sie zuerst Ihre Upload-Liste in der Excel-Tabelle und fügen Sie die fehlenden Informationen für die blauen Zellen hinzu: Dateiname, Dokumentdatum und Versionsdetails
❗ Warnung:
Der Dateiname muss genau mit dem Dateinamen des Dokuments übereinstimmen und die Dateityp-Erweiterung enthalten (z.B. .pdf).
2. Speichern Sie die Excel-Datei.
3. Navigieren Sie in BIMcollab zu dem Ort, Projekt oder der Phase, in der sich Ihre Platzhalter befinden, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen zu".
4. Ziehen Sie die Datei(en) zusammen mit der Upload-Liste zum Hochladen oder wählen Sie sie aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen".
6. Überprüfen Sie die Informationen und Benachrichtigungen, falls vorhanden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zur persönlichen Warteschlange gehen".
7. Überprüfen Sie die Dokumente, denen Sie Informationen hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Schaltfläche "Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen".
8. Bestätigen Sie die zusätzlichen Metadaten-Informationen, die der Upload-Liste für Dateiname, Dokumentdatum und Versionsdetails hinzugefügt wurden. Alle erforderlichen Felder werden mit einem Sternchen "*" markiert.
9. Sie können auch eine Benachrichtigung hinzufügen, die an ein Team-Mitglied gesendet wird.
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" am unteren Rand der Seite, wenn Sie fertig sind.
11. Die Seite "Dokumente erstellt" erscheint, die alle erstellten Dokumente zusammenfasst. Dies umfasst ihre Versionsnummern (wie in der Upload-Liste angegeben) sowie ob sie mit Workflows verknüpft sind.
Klicken Sie auf "Fortfahren", um zur Dokumentenseite zurückzukehren.
12. Die Platzhalter werden jetzt als reguläre Dokumente in Ihrer Dokumentenliste betrachtet.