Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Metadatenfelder erleichtern das Filtern und Suchen von Dokumenten, sodass Benutzer immer auf die aktuellsten Informationen zugreifen können. Konsistente Metadaten helfen sicherzustellen, dass große Dokumentbibliotheken zuverlässig und leicht durchsuchbar bleiben.
Dokument-Upload-Einstellungen
Metadaten werden hinzugefügt, wenn Dokumente zu einem Projekt hochgeladen werden. Es gibt zwei Optionen für die Dokument-Upload-Einstellungen in Bezug auf Metadaten. Diese Einstellungen finden Sie unter dem Tab 'Settings'.
Auf der Projektebene haben Benutzer mit der Rolle Project Leader die Berechtigung, diese Einstellung zu bearbeiten. Auf der Projektphasenebene können Benutzer mit Benutzerberechtigungen zum Bearbeiten der Settings diese bearbeiten.
A. Standard-Upload-Einstellung
Standardmäßig (für neue Projekte) ist das Hinzufügen von Metadaten optional. Das bedeutet, dass Dokumente schnell hochgeladen werden können, ohne dass Metadatenfelder manuell ausgefüllt werden müssen. Bestimmte Informationen werden während des Upload-Prozesses automatisch ausgefüllt. Benutzer können nach dem Hochladen zusätzliche Metadaten hinzufügen.
Die folgenden Metadatenfelder werden in der Standard-Upload-Einstellung automatisch ausgefüllt:
Dokumentname - dateiname.erweiterung
Dokumentdatum - Datum der ersten Version
Autor - Unternehmen des hochladenden Benutzers
Versionsnummer - Die Versionsnummer wird "1" für den ersten Upload des Dokuments sein; für alle nachfolgenden Versionen versucht die Anwendung, die nächste Versionsnummer zuzuweisen.
Versionsdatum - Upload-Datum
B. Erweiterte Upload-Einstellung
Um eine bessere Datenqualität zu gewährleisten, können Sie die Erweiterte Upload-Einstellung aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden bestimmte Metadatenfelder verpflichtend. Benutzer müssen die Metadaten hinzufügen, bevor sie Dokumente hochladen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über alle Pflichtfelder in Dokumenten, die die Erweiterte Einstellung verwenden:
Dokumentname: der Name dieses Dokuments
Beschreibung: eine textliche Beschreibung des Inhalts des Dokuments
Dokumentdatum : das Ausgabedatum der ersten Version des Dokuments
Räumliche Struktur (Ort, Projekt, Phase, zugeordnet zu) : die räumliche Struktur umfasst die Grundstücke, Gebäude und Etagen, wie sie im Ort und in den Projekten erstellt wurden.
Dokumenttyp: die Dokumenttypen bieten eine erste Unterteilung der Dokumente. Es ist einfach, nach Typen in der Navigation des Dokumentenmoduls zu filtern. Eine Auswahl eines Standard-Dokumenttyps kann getroffen werden.
Disziplin: die Liste der Disziplinen kann für jeden BIMcollab WebRaum festgelegt werden. Die Klassifizierung der Disziplinen kann je nach Projekt stark variieren.
Autor: Die Liste der Autoren entspricht den Unternehmen, die mit den WebRaum-Benutzern verbunden sind.
📝 Hinweis: Die oben genannten Daten können in eine Excel-Dateivorlage eingegeben werden. Das Hochladen dieser Excel-Datei zusammen mit Ihren Dokumenten eliminiert die Notwendigkeit, die Daten manuell einzugeben. Diese Excel-Datei wird die Upload-Liste genannt.
Einige Informationen können sich pro Version ändern, daher werden diese Felder pro Version des Dokuments gepflegt:
Versionsnummer: Nummer oder Buchstabe zur Angabe der Version.
Versionsdatum: Datum der aktuellen Version.
Versionsbeschreibung: Beschreibung der Änderungen.
Status: Ein Dokument muss immer einem Status zugewiesen werden. Die Status können pro WebRaum festgelegt werden.
Einige Informationen sind nicht verpflichtend einzuschließen, aber Sie haben die Möglichkeit, sie zu verwenden und die Daten weiter anzureichern, zum Beispiel:
Labels: einem Dokument können ein oder mehrere Labels zugewiesen werden, um Dokumente mit zusätzlichen vorgeschriebenen Eigenschaften zu versehen. Labels werden für jeden WebRaum vom WebRaum-Administrator festgelegt.
Maßstab: Maßstab der Zeichnung.
Papiergröße: Größe des Blattes, das benötigt wird, um Dokumente später zu drucken.
Benutzerdefinierte Metadaten: webRaum-spezifische Metadatenfelder, die von WebRaum-Administratoren erstellt werden können
Arbeitspaket-Code: ein einzigartiger Metadaten-Identifikator, der Dokumenten zugewiesen werden kann, sodass Dokumente zu mehreren Arbeitspaketen hinzugefügt werden können.
Externe Referenzen: Sie werden auf Dokumentebene verwendet und bieten eine Verbindung zwischen dem gesamten Dokument und einer externen Ressource. Eine Ressource, die nicht zu Ihrer BIMcollab-Dokumentstruktur hinzugefügt wurde. Dies ist nützlich, wenn die externe Ressource für alle Versionen des Dokuments relevant ist.
Externe Links: Sie sind an eine bestimmte Version eines Dokuments gebunden und ermöglichen versionsspezifische Verweise auf externe Ressourcen. Dies ist vorteilhaft, wenn verschiedene Versionen eines Dokuments sich auf unterschiedliche externe Materialien beziehen. Diese Links werden auch im Abschnitt Externe Referenzen zusammengefasst, wobei angegeben wird, zu welcher Version jeder Link gehört.
⚠️ Achtung: Externe Referenzen und Externe Links unterscheiden sich von Verknüpften Dokumenten und Anhängen features. Während Externe Referenzen und Links Dokumente mit Ressourcen außerhalb der BIMcollab-Umgebung verbinden, werden Verknüpfte Dokumente und Anhänge verwendet, um Dokumente innerhalb von BIMcollab zu verknüpfen, wie z.B. das Verknüpfen verwandter Dokumente oder das Hinzufügen von Zusatzdateien. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Artikel: Dokumentenverknüpfungen.
📝 Hinweis: Lesen Sie in diesem Artikel mehr über das Löschen von Metadateneinträgen.
Beim Hinzufügen von Metadaten sind die Werte für einige Felder voreingestellt (werden aus einer Dropdown-Liste ausgewählt) vom Projektadministrator, und einige können frei eingefügt werden. Die voreingestellten Werte, die vom Administrator festgelegt werden, sind zum Beispiel: Status, räumliche Struktur, Disziplin, Labels und Hersteller, und die Felder, die frei hinzugefügt werden können, sind Beschreibungen oder Daten.
📝 Hinweis: Die Administratoren können in unserem Starter-Guide für Administratoren des Dokumentenmanagements lernen, wie sie Werte wie Disziplinen, Status, Label, Unternehmen,... einrichten.