Observação: Este artigo é uma tradução gerada por IA.

As tarefas de auditoria são criadas como resultado de uma Rodada de Auditoria agendada por Administradores como parte de um fluxo de trabalho de documentos. Uma rodada de auditoria na gestão de documentos do BIMcollab refere-se a um processo em que os documentos são verificados quanto à qualidade, conformidade e coordenação por vários membros da equipe. Uma rodada de auditoria pode ser usada em um fluxo de trabalho como uma forma de coletar o feedback de vários envolvidos sobre um documento dentro de um prazo definido.

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Quando uma rodada de auditoria é acionada, tarefas de auditoria individuais para cada parte interessada são criadas automaticamente, permitindo que sejam concluídas simultaneamente. As tarefas de auditoria podem ser atribuídas a um ou mais usuários e podem ser tratadas pelo usuário responsável ou por um membro do projeto da mesma empresa, já que também ficarão visíveis para eles.

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Portanto, agendar uma rodada de auditoria em um fluxo de trabalho é especialmente útil quando um documento precisa ser revisado por vários membros da equipe. Cada rodada de auditoria está relacionada a uma versão específica do documento e exige que seja definido um prazo, que especifica o número de dias até o término da rodada de auditoria.

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Para criar uma tarefa de auditoria, o administrador do espaço responsável por definir o fluxo de trabalho para a coordenação de documentos deve primeiro adicionar uma Rodada de Auditoria. Isso pode ser feito clicando no botão "Adicionar ação de rodada de auditoria" dentro das etapas do fluxo de trabalho. As etapas detalhadas para criar uma rodada de auditoria estão neste artigo: Fluxos de trabalho no BIMcollab.

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Assim que os documentos são enviados e acionam uma rodada de auditoria, tarefas de auditoria pessoais para cada parte interessada são criadas automaticamente. Em resumo, as tarefas de auditoria não são criadas manualmente; elas são geradas automaticamente quando uma rodada de auditoria é acionada.

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As tarefas de auditoria podem ser acessadas por meio de:
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A. O dashboard, onde os usuários podem visualizar e acessar as tarefas de auditoria quando são criadas diretamente em um projeto. Todas as tarefas de auditoria são exibidas em destaque, permitindo que os usuários naveguem facilmente para as tarefas pelas quais são responsáveis.
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1. Abertas: todas as tarefas de auditoria abertas e urgentes.

2. Urgentes: todas as tarefas de auditoria cujo prazo já passou e ainda não foram tratadas.

3. Concluídas: tarefas de auditoria concluídas.

4. Responsável: tarefas de auditoria abertas ou urgentes pelas quais você é o principal responsável.

5. Autor: tarefas de verificação abertas ou urgentes em documentos dos quais sua empresa é autora.
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Clicar em um desses status abre a visão geral das tarefas de auditoria na aba Tarefa, com os filtros correspondentes aplicados.
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B. A aba Tarefa (1), onde ficam os itens de comunicação. Clique em Tarefa de auditoria (2) para ver uma visão geral de todas as tarefas de auditoria do seu projeto.

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3. A aba Documentos (1), onde a opção Rodada de auditoria (2) pode ser selecionada. Clique na rodada de auditoria desejada (3) para acessar a página de detalhes.

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Uma tarefa de auditoria exibe as propriedades da própria tarefa e do documento relacionado a ela. Essas propriedades fornecem mais informações de forma rápida tanto sobre a tarefa de auditoria quanto sobre o documento. Clique no número da tarefa de auditoria para ver as propriedades.
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Tarefa de auditoria:
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1. Número: cada tarefa de auditoria recebe um número único com base na localização, edifício e fase associada à tarefa.

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2. Status: o status oferece aos envolvidos informações claras sobre o andamento da tarefa. Isso será detalhado na próxima seção.
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3. Descrição: a descrição da rodada de auditoria que gerou a tarefa de auditoria é exibida aqui.
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4. Rodada de auditoria: representada por um número, que identifica de forma única uma rodada de auditoria. Ao clicar neste link, os usuários são redirecionados para a rodada de auditoria relacionada à tarefa.
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5. Iniciada em: a data em que a tarefa de auditoria foi criada.
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6. Data final: a data que marca o fim do prazo da rodada de auditoria, ou seja, o número de dias em que a rodada de auditoria fica aberta.
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7. Responsável: você pode ver os membros do projeto responsáveis pela tarefa, junto com suas respectivas empresas.
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8. Encaminhar: encaminhe a tarefa de auditoria para outro usuário, que passará a ser o responsável por essa tarefa.

9. Concluída em: a data e hora em que a tarefa de auditoria foi tratada.
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10. Concluída por: o nome do membro do projeto e da empresa que tratou a tarefa de auditoria.
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11. Comentários: se comentários foram adicionados à tarefa de auditoria, eles podem ser baixados aqui. Se não houver comentários, será exibida a descrição "Sem comentários".
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Documento:
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1. Número do documento: um número ou código único para o documento. Clicar no link redireciona o usuário para o documento associado à tarefa.
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2. Descrição: uma descrição do documento.
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3. Data do documento: a data de emissão da primeira versão do documento.
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4. Autor: refere-se à empresa do usuário responsável pelo envio do documento.
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5. Número da versão: um texto ou número que ajuda a rastrear as várias versões que um documento pode ter.
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6. Descrição da versão: uma descrição da versão do documento.
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7. Data da versão: a data da versão atual.
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Quando uma nova tarefa de auditoria é adicionada, seu status padrão é Aberta. Dependendo do prazo definido na rodada de auditoria e se o usuário responsável já tratou a tarefa, ela recebe um dos status abaixo:
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1. Aberta: a tarefa de auditoria está aberta e ainda não foi tratada.

2. Urgente: o prazo para a tarefa de auditoria já passou. Embora a tarefa ainda possa ser tratada, isso não afetará o fluxo de trabalho se a próxima etapa já tiver sido concluída.

3. Auditada: a tarefa de auditoria foi concluída com ou sem comentários.

4. Cancelada: uma tarefa de auditoria pode ser cancelada se não for mais necessária. Alternativamente, se uma tarefa de auditoria estiver aberta e uma nova versão do documento for enviada, o fluxo de trabalho ativo e todas as tarefas associadas à versão anterior são canceladas. A opção de cancelar uma tarefa de auditoria só é visível para administradores do espaço.

5. Verificada (fora do prazo): a tarefa de auditoria foi tratada enquanto estava marcada como urgente. Os comentários ainda podem ser acessados e baixados na visão geral da tarefa de auditoria.

6. Verificada (após cancelamento): tarefas que foram canceladas ainda podem ser tratadas, mas como a tarefa de auditoria está cancelada, isso não afeta as etapas restantes do fluxo de trabalho.

7. Não verificada: se o status da tarefa de auditoria estiver como "Urgente" e a tarefa for cancelada ou uma nova versão do documento for enviada, o status da tarefa de auditoria muda para "Não verificada".

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Uma tarefa de auditoria aberta pode ser tratada com ou sem comentários. Tanto o usuário designado como responsável pela tarefa de auditoria quanto qualquer colega da mesma empresa podem tratar uma tarefa de auditoria usando uma das duas opções:
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1. Sem comentários

2. Com comentários
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Na visão geral das tarefas de auditoria (1), os responsáveis e membros da empresa têm acesso ao botão "Não tenho comentários" (2), que permite tratar a tarefa imediatamente sem adicionar comentários.

Quando um usuário tem comentários, eles podem ser adicionados na página de detalhes da tarefa de auditoria, acessada ao clicar no número (3) da tarefa de auditoria.

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Na página de detalhes da tarefa de auditoria, os usuários podem baixar o documento associado à tarefa e anexar seus comentários. Ao clicar no botão "Tenho comentários" (1), é exibido um menu suspenso onde o usuário pode selecionar (2) e enviar (3) o documento com seus comentários.

Além disso, o botão "Não tenho comentários" também está presente na mesma página. Se "Não tenho comentários" for selecionado, o status do documento é atualizado para "Auditada".
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Depois que os comentários forem enviados, eles podem ser baixados pelos membros do projeto usando o botão "Baixar comentários" mostrado na imagem abaixo.

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Na visão geral das tarefas de auditoria, você também pode baixar os documentos que precisam ser verificados. Escolha o filtro "Sou responsável" (1) ou "minha empresa é responsável" para filtrar as tarefas relevantes. Selecione tudo (2) ou apenas as tarefas de auditoria desejadas e, em seguida, clique no botão baixar (3). Um arquivo .zip será baixado para o seu computador contendo todos os documentos das tarefas de auditoria selecionadas.
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Os documentos baixados possuem um nome de arquivo especial contendo um código único, que não deve ser alterado para evitar erros durante o reenvio. Esse código permite que o BIMcollab associe corretamente o arquivo às tarefas de auditoria atribuídas.

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Abra o documento e adicione os comentários necessários. Depois, envie os documentos comentados usando o botão "Adicionar documentos auditados" (4) sem alterar o nome do arquivo. Na próxima tela, você verá uma confirmação de quais tarefas de auditoria foram concluídas com sucesso e quais não foram. Qualquer documento que não for enviado corretamente será marcado com um status de erro, indicando o motivo da falha.

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Para documentos que não precisam de comentários, os usuários podem selecionar os documentos desejados e clicar no botão "Sem comentários", como mostrado na imagem abaixo. Após essa ação, o status da tarefa de auditoria mudará para "Auditada".
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