Por favor, note: Este artigo é uma tradução gerada por IA.

As tarefas de auditoria são criadas como resultado de uma Rodada de Auditoria agendada por Administradores como parte de um processo de Fluxo de Trabalho de documentos. Uma Rodada de Auditoria na gestão de documentos do BIMcollab refere-se a um processo de auditoria onde os documentos são verificados quanto à qualidade, conformidade e coordenação por vários membros da equipe. Uma rodada de auditoria pode ser usada em um fluxo de trabalho como uma forma de coletar o feedback de múltiplas partes interessadas sobre um documento dentro de um prazo definido.

Quando uma Rodada de Auditoria é acionada, tarefas de Auditoria individuais para cada parte interessada são criadas automaticamente, permitindo que sejam concluídas simultaneamente. As tarefas de auditoria podem ser atribuídas a um ou vários usuários e podem ser tratadas pelo usuário responsável ou por um membro do projeto de sua empresa, já que estarão visíveis para eles também.

Portanto, agendar uma Rodada de Auditoria em um Fluxo de Trabalho é particularmente benéfico quando um documento requer revisão por múltiplos membros da equipe. Cada Rodada de Auditoria refere-se a uma versão específica do documento e requer que uma duração seja definida, especificando o número de dias até que a Rodada de Auditoria seja concluída.

Para criar uma tarefa de auditoria, o administrador do espaço responsável por definir o Fluxo de Trabalho para a coordenação de documentos deve primeiro adicionar uma Rodada de Auditoria. Isso pode ser feito clicando no botão "Adicionar ação de rodada de auditoria" dentro das etapas do Fluxo de Trabalho. Passos detalhados para criar uma Rodada de Auditoria são fornecidos neste artigo: Fluxos de Trabalho no BIMcollab.

Uma vez que os documentos são carregados e acionam uma Rodada de Auditoria, tarefas de auditoria pessoais para cada parte interessada são criadas automaticamente. Em resumo, as tarefas de auditoria não são criadas manualmente; elas são geradas automaticamente quando uma Rodada de Auditoria é acionada.

As tarefas de auditoria podem ser acessadas via:
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A. O Dashboard onde os usuários podem visualizar e acessar as tarefas de auditoria quando são criadas diretamente dentro de um projeto. Todas as tarefas de auditoria são exibidas de forma proeminente, permitindo que os usuários naveguem facilmente para as tarefas pelas quais são responsáveis.
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1. Aberto: todas as tarefas de auditoria abertas e urgentes.

2. Urgente: todas as tarefas de auditoria cujo prazo já passou e ainda não foram tratadas.

3. Concluído: tarefas de auditoria concluídas.

4. Responsável: tarefas de auditoria abertas ou urgentes pelas quais você é o principal responsável.

5. Proprietário: tarefas de verificação abertas ou urgentes em documentos dos quais sua empresa é a autora.
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Clicar em um desses status abre a visão geral das tarefas de auditoria no módulo de Tarefas, com os filtros correspondentes aplicados.
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B. O módulo de Tarefas (1) onde os itens de comunicação são encontrados. Clique em Tarefa de auditoria (2) para ver uma visão geral de todas as tarefas de auditoria em seu projeto.

3. O módulo de Documentos (1) na seção do menu onde a opção Rodada de Auditoria (2) pode ser selecionada. Clique na Rodada de Auditoria (3) desejada para acessar sua página de detalhes.

Uma tarefa de auditoria exibe as propriedades da própria tarefa de auditoria e do documento relacionado a ela. Essas propriedades fornecem mais informações de relance sobre tanto a tarefa de auditoria quanto o documento. Clique no número da tarefa de auditoria para ver as propriedades.
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Tarefa de auditoria:
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1. Número: cada tarefa de auditoria é atribuída a um número único com base na localização, edifício e fase associada à tarefa.

2. Status: o status oferece às partes interessadas informações claras sobre o progresso da tarefa. Isso será detalhado na próxima seção.
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3. Descrição: a descrição da rodada de auditoria que aciona a tarefa de auditoria é exibida aqui.
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4. Rodada de auditoria: representada por um número, que identifica exclusivamente uma rodada de auditoria. Ao clicar neste link, os usuários são redirecionados para a rodada de auditoria relacionada à tarefa.
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5. Iniciado: a data em que a tarefa de auditoria foi criada.
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6. Data de término: a data que marca o fim da duração da rodada de auditoria, que é o número de dias em que a rodada de auditoria está aberta.
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7. Responsável: você pode encontrar os membros do projeto responsáveis pela tarefa, junto com suas respectivas empresas.
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8. Encaminhar: encaminhe a tarefa de auditoria para outro usuário, que se tornará responsável por essa tarefa.

9. Concluído em: a data e hora em que a tarefa de auditoria foi tratada.
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10. Concluído por: o nome do membro do projeto e sua empresa que tratou a tarefa de auditoria.
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11. Comentários: se comentários foram adicionados à tarefa de auditoria, eles podem ser baixados aqui. Se nenhum comentário foi adicionado, a descrição "Sem comentários" será exibida.
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Documento:
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1. Número do documento: um número ou código único para o documento. Clicar no link redireciona os usuários para o documento associado à tarefa.
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2. Descrições: uma descrição do documento.
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3. Data do documento: a data de emissão da primeira versão do documento.
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4. Autor: refere-se à empresa do usuário responsável por fazer o upload do documento.
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5. Número da versão: um texto ou número que ajuda a rastrear as várias versões que um documento pode ter.
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6. Descrição da versão: uma descrição da versão do documento.
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7. Data da versão: a data da versão atual.
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Quando uma nova tarefa de auditoria é adicionada, seu status padrão é Aberto. Dependendo da duração definida na rodada de auditoria e se o usuário responsável tratou uma tarefa, a tarefa é atribuída a um dos status abaixo:
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1. Aberto: a tarefa de auditoria está aberta e ainda não foi tratada.

2. Urgente: o prazo para a tarefa de auditoria passou. Embora a tarefa de auditoria ainda possa ser tratada, não afetará o fluxo de trabalho se a próxima etapa já tiver sido concluída.

3. Auditada: a tarefa de auditoria foi concluída com ou sem comentários.

4. Cancelada: uma tarefa de auditoria pode ser cancelada se não for mais necessária. Alternativamente, se uma tarefa de auditoria estiver aberta e uma nova versão do documento for carregada, o fluxo de trabalho ativo atual e todas as tarefas associadas à versão anterior são canceladas. A opção de cancelar uma tarefa de auditoria é visível apenas para administradores do espaço.

5. Verificada (atrasada): a tarefa de auditoria foi tratada enquanto estava marcada como urgente. Os comentários ainda podem ser acessados e baixados na visão geral da tarefa de auditoria.

6. Verificada (enquanto cancelada): tarefas que foram canceladas ainda podem ser tratadas, mas como a tarefa de auditoria está cancelada, não tem efeito nas etapas restantes do fluxo de trabalho.

7. Não verificada: se o status de uma tarefa de auditoria estiver marcado como "Urgente" e a tarefa for cancelada ou uma nova versão do documento for carregada, o status da tarefa de auditoria muda para "Não verificada".

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Uma tarefa de auditoria aberta pode ser tratada com ou sem comentários. Tanto o usuário designado como responsável pela tarefa de auditoria quanto qualquer um de seus colegas da mesma empresa podem tratar uma tarefa de auditoria usando uma das duas opções:
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1. Sem comentários

2. Com comentários
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Na visão geral das Tarefas de Auditoria (1) , usuários responsáveis e membros de sua empresa têm acesso ao botão "Não tenho comentários" (2) , que permite que uma tarefa seja tratada imediatamente sem adicionar comentários.

Quando um usuário tem comentários, eles podem ser adicionados na página de detalhes de uma tarefa de auditoria, que é acessada clicando no número (3) da tarefa de auditoria.

Enquanto estiver na página de detalhes de uma tarefa de auditoria, os usuários podem baixar o documento associado a essa tarefa e anexar seus comentários. Clicar no botão "Tenho comentários" (1) revela um menu suspenso onde os usuários podem escolher (2) e carregar (3) o documento que contém seus comentários.

Além disso, o botão "Não tenho comentários" também está presente na mesma página. Se "Não tenho comentários" for selecionado, o status do documento é atualizado para "Auditada".
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Uma vez que os comentários foram carregados, eles podem ser baixados pelos membros do projeto usando o botão "Baixar comentários" mostrado na imagem abaixo.

Na visão geral das tarefas de auditoria, você também pode baixar os documentos que precisam ser verificados. Escolha o filtro "Eu sou responsável" (1) ou "minha empresa é responsável" para filtrar as tarefas relevantes. Selecione tudo (2) ou apenas as tarefas de auditoria relevantes e, em seguida, clique no botão baixar (3). Um arquivo .zip será baixado para o seu computador contendo todos os documentos das tarefas de auditoria selecionadas.
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Os documentos baixados têm um nome de arquivo especial contendo um código único, que não deve ser alterado para evitar erros durante o reenvio. Este código permite que o BIMcollab associe corretamente o arquivo às suas tarefas de auditoria atribuídas.

Abra o documento e adicione quaisquer comentários necessários. Depois, envie os documentos comentados usando o botão "Adicionar documentos auditados" (4) sem alterar o nome do arquivo. Na próxima tela, você verá uma confirmação de quais tarefas de auditoria foram concluídas com sucesso e quais não foram. Quaisquer documentos que não forem enviados com sucesso serão marcados com um status de erro, indicando o motivo da falha.

Para documentos que não requerem comentários, os usuários podem selecionar os documentos relevantes e clicar no botão "Sem Comentários", como mostrado na imagem abaixo. Uma vez que esta ação é realizada, o status da tarefa de auditoria mudará para "Auditado".
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