Por favor, note: Este artigo é uma tradução gerada por IA.
No gerenciamento de documentos do BIMcollab, o uso de fluxos de trabalho permite processos automáticos de aprovação de projetos para seus documentos. Isso significa que os administradores do espaço podem transformar várias tarefas (e o resultado dessas tarefas) em sequências automáticas de eventos.
💡 Dica: Se você é um administrador do espaço, pode aprender mais sobre como adicionar e criar fluxos de trabalho neste artigo: Fluxos de Trabalho no gerenciamento de documentos do BIMcollab.
Um fluxo de trabalho é acionado quando um usuário faz o upload de um documento que atende aos critérios predefinidos do fluxo de trabalho. Com base nas ações do fluxo de trabalho, os usuários podem ser automaticamente designados para tarefas específicas, e os usuários podem visualizar detalhes do fluxo de trabalho ativo no projeto.
Como usuário, você pode ser designado como responsável por Tarefas de Auditoria ou Tarefas de Revisão, ou pode ser o destinatário de uma notificação de acordo com um fluxo de trabalho.
Embora apenas administradores possam configurar e editar um fluxo de trabalho, usuários regulares podem visualizar fluxos de trabalho que estão ativos em seu projeto de duas maneiras: através do Módulo de Configurações ou do Módulo de Documentos.
⚠️ Atenção: Um fluxo de trabalho é acionado quando um membro da equipe faz o upload de um novo documento ou nova versão que atende aos critérios predefinidos; ele não será aplicado a documentos existentes na fase.
Visualizando Fluxos de Trabalho
Entender como visualizar e acompanhar fluxos de trabalho dentro de seus projetos é essencial para se manter informado sobre o status e o progresso de várias tarefas. Abaixo, orientamos você sobre as etapas para acessar e revisar fluxos de trabalho associados a fases e documentos específicos do projeto.
Módulo de Configurações
A página de Fluxos de Trabalho no Módulo de Configurações exibirá todos os fluxos de trabalho que estão atualmente ativos na fase específica do projeto selecionado.
Primeiro, navegue até o projeto ou fase em que um fluxo de trabalho foi adicionado
Selecione o Módulo de Configurações na barra horizontal superior
Navegue até a página de Fluxos de Trabalho
Todos os fluxos de trabalho que estão ativos na fase atual do projeto serão exibidos aqui
As informações do fluxo de trabalho incluem seu Nome, Ordem, Descrição, bem como a fase à qual está vinculado.
⚠️ Atenção: Um usuário deve ter as permissões necessárias habilitadas para Visualizar Configurações e Fluxos de Trabalho, caso contrário, o módulo de Configurações ou a página de Fluxos de Trabalho não serão visíveis para você. Se você não tiver as permissões corretas, entre em contato com o administrador do seu espaço.
Selecionar o nome de um fluxo de trabalho levará você à página de Visão Geral do Fluxo de Trabalho, que é explicada mais adiante neste artigo.
Módulo de Documentos
No módulo de documentos, um usuário pode ver com quais fluxos de trabalho um documento específico está associado.
Primeiro, navegue até o projeto ou fase em que um fluxo de trabalho foi adicionado
Selecione o Módulo de Documentos, seja na barra horizontal superior ou na barra lateral esquerda
Selecione o número do documento que você está interessado
Navegue até a aba de Fluxos de Trabalho
Qualquer fluxo de trabalho ativo do qual o documento faça parte será exibido aqui
As informações do fluxo de trabalho incluem:
Número da versão do documento que acionou o fluxo de trabalho
Nome do Fluxo de Trabalho
Data em que o fluxo de trabalho foi iniciado (com base em quando o documento foi primeiro carregado e o acionou)
Qualquer etapa ativa do fluxo de trabalho relacionada ao documento
Número total de etapas que foram concluídas no fluxo de trabalho
Selecionar o nome de um fluxo de trabalho levará você à página de Visão Geral do Fluxo de Trabalho, que é explicada mais adiante neste artigo.
💡 Dica: Para visualizar um histórico completo de todas as ações que ocorreram em um documento, você também pode navegar até a página de Eventos do documento. Aqui, existe um registro de ações que inclui todas as ações anteriores que ocorreram em um documento como resultado de passar por um fluxo de trabalho, bem como quaisquer ações adicionais que ocorreram fora do fluxo de trabalho.
Visão Geral do Fluxo de Trabalho
Ao selecionar um nome de fluxo de trabalho, seja no módulo de Configurações ou na página de detalhes do Documento, isso exibirá a página de visão geral do fluxo de trabalho, que pode ser lida como uma tabela ou dashboard.
Isso é composto por várias colunas diferentes:
Lista de documentos: Todos os documentos que atenderam às condições para o fluxo de trabalho serão listados no lado esquerdo, assim como sua descrição e número de versão.
Informações gerais do fluxo de trabalho: Visão geral resumida de todo o processo, incluindo quando o fluxo de trabalho começou para um documento específico, bem como seu status de conclusão.
Etapas do fluxo de trabalho: Detalhamento de cada etapa no fluxo de trabalho, onde cada tipo é distinguido por sua cor e ícone:
Rodadas de Auditoria são amarelas e incluem informações como quando foi iniciada, seu status e resultado (comentários). As tarefas de auditoria individuais para as pessoas responsáveis também são exibidas, incluindo o status da tarefa, data de conclusão e resultado (comentários).
Tarefas de Revisão são verdes e incluem informações como quando foi iniciada, seu status, bem como quando a revisão foi concluída.
Ações de Carimbo são laranjas e incluem quando o carimbo foi colocado em um documento.
Ações de Notificação são azuis e incluem quando a notificação real foi enviada.
Lendo a visão geral do fluxo de trabalho para um documento
Cada documento será exibido em sua própria linha, e as informações do fluxo de trabalho para aquele documento específico podem ser lidas horizontalmente.
Uma vez que um fluxo de trabalho foi acionado para começar, é fácil acompanhar sua conclusão geral de acordo com as informações de status na coluna geral do fluxo de trabalho:
Fluxo de Trabalho Geral
x/x etapas concluídas: Se um fluxo de trabalho ainda não estiver completo para um documento, seu status estará aberto e exibirá quantas etapas foram concluídas do total.
Concluído: Somente quando todas as pessoas responsáveis tiverem executado suas tarefas delineadas pelo fluxo de trabalho para um documento, então seu status será completo.
Uma vez que uma etapa foi iniciada no fluxo de trabalho, seu status também pode ser acompanhado com base nos resultados do item de Tarefa relevante:
Rodada de Auditoria
Ação geral:
Tarefas Abertas: Nem todas as pessoas responsáveis concluíram suas tarefas ainda.
Nenhuma Tarefa Aberta: Todas as pessoas responsáveis concluíram suas tarefas de auditoria.
Tarefa individual:
Aberta: A pessoa responsável ainda não concluiu a tarefa de auditoria.
Auditada: A pessoa responsável concluiu a tarefa com ou sem comentários.
Urgente: O prazo para a rodada de auditoria passou e a tarefa ainda não foi concluída.
Verificada (tarde demais): A tarefa foi concluída após o prazo da rodada de auditoria.
Verificada (enquanto cancelada): A tarefa foi concluída após a rodada de auditoria ter sido cancelada.
Não verificada: Nova versão do documento foi carregada quando o status da tarefa de auditoria era 'Urgente'.
Cancelada: A rodada de auditoria foi cancelada, ou uma nova versão do documento foi carregada quando o status da tarefa de auditoria era 'Aberta'.
Revisar Tarefa
Aberto: A pessoa responsável ainda não completou a tarefa de Revisão.
Urgente: O prazo para a tarefa já passou e a tarefa ainda não está completa.
Aprovado: A pessoa responsável completou a tarefa aprovando o documento.
Rejeitado: A pessoa responsável completou a tarefa rejeitando o documento.
Cancelado: Uma nova versão do documento foi carregada antes que a tarefa de Revisão fosse concluída.
Detalhes do Fluxo de Trabalho
A página "detalhes" inclui todas as informações sobre o fluxo de trabalho de acordo com a configuração feita pelo administrador. Isso inclui as seguintes páginas:
Informações - descreve as condições relevantes e as etapas do fluxo de trabalho determinadas pelo administrador.
Documentos no Fluxo de Trabalho - fornece um resumo de todos os documentos cujos detalhes atenderam aos critérios para acionar o fluxo de trabalho.
Eventos - visão geral de quando o fluxo de trabalho foi adicionado, ativado ou desativado.
💡 Dica: Para ver mais informações sobre cada uma das etapas do fluxo de trabalho, clique no nome para expandir ou recolher cada ação. Por exemplo, você pode ver quem é responsável por uma tarefa ou quem são os destinatários de uma notificação.