Observação: Este artigo é uma tradução gerada por IA.
No gerenciamento de documentos do BIMcollab, o uso de fluxos de trabalho permite processos automáticos de aprovação de projetos para seus documentos. Isso significa que os administradores do espaço podem transformar várias tarefas (e seus resultados) em sequências automáticas de eventos.
💡Dica: Se você é um administrador do espaço, pode saber mais sobre como adicionar e criar fluxos de trabalho neste artigo: Fluxos de trabalho no gerenciamento de documentos do BIMcollab.
Um fluxo de trabalho é acionado quando um usuário faz upload de um documento que atende aos critérios pré-definidos do fluxo de trabalho. Com base nas ações do fluxo de trabalho, os usuários podem ser automaticamente designados para tarefas específicas, e os usuários podem visualizar detalhes de fluxos de trabalho ativos no projeto.
Como usuário, você pode ser designado como responsável por tarefas de auditoria ou tarefas de revisão, ou pode ser o destinatário de uma notificação de acordo com um fluxo de trabalho.
Enquanto apenas administradores podem configurar e editar um fluxo de trabalho, usuários comuns podem visualizar os fluxos de trabalho ativos em seu projeto de duas formas: pela Aba Configurações ou pela Aba Documentos.
⚠️ Atenção: Um fluxo de trabalho é acionado quando um membro da equipe faz upload de um novo documento ou nova versão que atende aos critérios pré-definidos; ele não será aplicado a documentos já existentes na fase.
Visualizando fluxos de trabalho
Entender como visualizar e acompanhar fluxos de trabalho dentro dos seus projetos é essencial para se manter informado sobre o status e o andamento de várias tarefas. Abaixo, mostramos o passo a passo para acessar e revisar fluxos de trabalho associados a fases e documentos específicos do projeto.
Aba Configurações
O menu Fluxos de trabalho na Aba Configurações exibirá todos os fluxos de trabalho que estão atualmente ativos na fase do projeto selecionada.
Primeiro, navegue até o projeto ou fase em que um fluxo de trabalho foi adicionado
Selecione a Aba Configurações na barra horizontal superior
Acesse a aba Fluxos de trabalho
Todos os fluxos de trabalho ativos na fase atual do projeto serão exibidos aqui
As informações do fluxo de trabalho incluem Nome, Ordem, Descrição e a fase à qual está vinculado.
⚠️ Atenção: O usuário deve ter as permissões necessárias habilitadas para Visualizar Configurações e Fluxos de trabalho, caso contrário, a Aba Configurações ou o menu Fluxos de trabalho não ficarão visíveis para você. Se não tiver as permissões corretas, entre em contato com o administrador do seu espaço.
Selecionar o nome de um fluxo de trabalho levará você ao menu Visão geral do fluxo de trabalho, que será explicado mais adiante neste artigo.
Aba Documentos
Na Aba Documentos, o usuário pode ver a quais fluxos de trabalho um documento específico está associado.
Primeiro, navegue até o projeto ou fase em que um fluxo de trabalho foi adicionado
Selecione a Aba Documentos na barra horizontal superior ou na barra lateral esquerda
Selecione o número do documento desejado
Acesse a aba Fluxos de trabalho
Qualquer fluxo de trabalho ativo do qual o documento faz parte será exibido aqui
As informações do fluxo de trabalho incluem:
Número da versão do documento que acionou o fluxo de trabalho
Nome do fluxo de trabalho
Data em que o fluxo de trabalho foi iniciado (com base em quando o documento foi enviado e o acionou)
Quaisquer etapas ativas do fluxo de trabalho relacionadas ao documento
Número total de etapas já concluídas no fluxo de trabalho
Selecionar o nome de um fluxo de trabalho levará você ao menu Visão geral do fluxo de trabalho, que será explicado mais adiante neste artigo.
💡Dica: Para ver um histórico completo de todas as ações realizadas em um documento, você também pode acessar o menu Eventos do documento. Lá, existe um registro de ações que inclui todas as ações anteriores realizadas em um documento como resultado da passagem por um fluxo de trabalho, além de quaisquer ações adicionais realizadas fora do fluxo de trabalho.
Visão geral do fluxo de trabalho
Ao selecionar o nome de um fluxo de trabalho, seja pela Aba Configurações ou pela Aba de detalhes do Documento, será exibida a página de visão geral do fluxo de trabalho, que pode ser lida como uma tabela ou dashboard.
Ela é composta por várias colunas diferentes:
Lista de documentos: Todos os documentos que atenderam às condições do fluxo de trabalho serão listados no lado esquerdo, junto com sua descrição e número da versão.
Informações gerais do fluxo de trabalho: Resumo geral de todo o processo, incluindo quando o fluxo de trabalho começou para um determinado documento e seu status de conclusão.
Etapas do fluxo de trabalho: Detalhamento de cada etapa do fluxo de trabalho, onde cada tipo é identificado por sua cor e ícone:
Rodadas de auditoria são amarelas e incluem informações como quando foi iniciada, seu status e resultado (comentários). As tarefas individuais de auditoria para os responsáveis também são exibidas, incluindo o status da tarefa, data de conclusão e resultado (comentários).
Tarefas de revisão são verdes e incluem informações como quando foi iniciada, seu status e quando a revisão foi concluída.
Ações de carimbo são laranjas e incluem quando o carimbo foi colocado em um documento.
Ações de notificação são azuis e incluem quando a notificação foi enviada.
Lendo a visão geral do fluxo de trabalho de um documento
Cada documento será exibido em sua própria linha, e as informações do fluxo de trabalho para aquele documento podem ser lidas horizontalmente.
Assim que um fluxo de trabalho for iniciado, é fácil acompanhar sua conclusão geral de acordo com as informações de status na coluna geral do fluxo de trabalho:
Fluxo de trabalho geral
x/x etapas concluídas: Se um fluxo de trabalho ainda não estiver concluído para um documento, seu status ficará aberto e mostrará quantas etapas já foram concluídas do total.
Concluído: Somente quando todos os responsáveis tiverem executado suas tarefas definidas pelo fluxo de trabalho para um documento, o status será considerado concluído.
Assim que uma etapa for iniciada no fluxo de trabalho, seu status também pode ser acompanhado, com base nos resultados do respectivo item de Tarefa:
Rodada de auditoria
Ação geral:
Tarefas em aberto: Nem todas as pessoas responsáveis concluíram suas tarefas ainda.
Nenhuma tarefa em aberto: Todas as pessoas responsáveis concluíram suas tarefas de auditoria.
Tarefa individual:
Em aberto: A pessoa responsável ainda não concluiu a tarefa de auditoria.
Auditada: A pessoa responsável concluiu a tarefa, com ou sem comentários.
Urgente: O prazo da rodada de auditoria expirou e a tarefa ainda não foi concluída.
Verificada (fora do prazo): A tarefa foi concluída após o prazo da rodada de auditoria.
Verificada (após cancelamento): A tarefa foi concluída depois que a rodada de auditoria foi cancelada.
Não verificada: Uma nova versão do documento foi enviada quando o status da tarefa de auditoria estava como 'Urgente'.
Cancelada: A rodada de auditoria foi cancelada ou uma nova versão do documento foi enviada quando o status da tarefa de auditoria estava como 'Em aberto'.
Tarefa de revisão
Em aberto: A pessoa responsável ainda não concluiu a tarefa de revisão.
Urgente: O prazo da tarefa expirou e ela ainda não foi concluída.
Aprovado: A pessoa responsável concluiu a tarefa aprovando o documento.
Rejeitado: A pessoa responsável concluiu a tarefa rejeitando o documento.
Cancelada: Uma nova versão do documento foi enviada antes da conclusão da tarefa de revisão.
Detalhes do fluxo de trabalho
Clique em Detalhes para ver todas as informações sobre o fluxo de trabalho conforme configurado pelo administrador. Isso inclui:
Informações - apresenta as condições relevantes e as etapas do fluxo de trabalho definidas pelo administrador.
Documentos no fluxo de trabalho - apresenta um resumo de todos os documentos cujos detalhes atenderam aos critérios para acionar o fluxo de trabalho.
Eventos - visão geral de quando o fluxo de trabalho foi adicionado, ativado ou desativado.
💡 Dica: Para ver mais informações sobre cada etapa do fluxo de trabalho, clique no nome para expandir ou recolher cada ação. Por exemplo, é possível ver quem é o responsável por uma tarefa ou quem são os destinatários de uma notificação.