Por favor, note: Este artigo é uma tradução gerada por IA.
Os fluxos de trabalho são projetados para traduzir os vários processos de coordenação de documentos dentro de um projeto em uma sequência automática de tarefas. Eles podem ser adicionados em nível de local, projeto ou fase do projeto pelo administrador do espaço, que também é responsável por definir os próprios fluxos de trabalho.
❗ Aviso: Os fluxos de trabalho são acionados apenas ao usar o Carregamento avançado de documentos, e não na configuração padrão de upload.
⚠️ Atenção: Os fluxos de trabalho são acionados para começar no momento em que um membro da equipe carrega um novo documento que atende a condições pré-definidas específicas.
Adicionar um Fluxo de Trabalho de Documento
Como administrador, comece navegando até a página de Configurações do Espaço e depois para o módulo de Fluxos de Trabalho. Aqui, você pode ver todos os fluxos de trabalho que existem no seu espaço, incluindo informações como se um fluxo de trabalho está ativo ou não (1), nome (2), ordem (3), descrição (4) e também a qual nível dentro da estrutura espacial de um projeto ele está vinculado (5).
Para adicionar um novo fluxo de trabalho, siga estas etapas:
1. Clique no botão "Add" (6).
2. Primeiro selecione o local, projeto ou fase do projeto relevante para adicionar o fluxo de trabalho.
Clique em "Salvar".
3. Na próxima página, insira as informações do fluxo de trabalho, incluindo os campos obrigatórios "Nome" e "Ordem".
📝 Nota: O número de ordem determina a classificação do fluxo de trabalho e quando ele deve ser acionado em comparação com outros, portanto, cada fluxo de trabalho precisa de um número de ordem único. Por exemplo, um fluxo de trabalho com ordem 0 significa que este fluxo de trabalho ocorrerá primeiro, e somente quando ele for concluído, as ordens subsequentes ocorrerão (1, depois 2, depois 3, etc...).
4. Em seguida, insira as condições que o documento precisa atender para acionar o fluxo de trabalho, selecionando nas listas suspensas. Para cada propriedade, múltiplos valores podem ser adicionados.
A combinação das seguintes propriedades pode ser usada:
Regex do nome do documento - Refere-se a um nome de documento específico que pode consistir em uma combinação de números, letras e caracteres especiais. Se estiver usando uma convenção de nomenclatura de documentos para uma fase do projeto, o regex do nome do documento analisará o identificador de campo livre no final do nome do documento.
Estrutura espacial - Refere-se ao Local, Edifício ou Pavimento ao qual o documento foi vinculado.
Disciplina - A disciplina relevante à qual o documento está associado, que é um metadado personalizado configurado pelo administrador.
Rótulos - Quaisquer rótulos personalizados que foram adicionados às informações do documento e que são criados pelo administrador.
Tipo de documento - Refere-se a qual tipo de documento foi especificado ao carregar um documento, podendo ser Documento, Documentação, Desenho, Imagem ou Modelo.
Autor - Refere-se a qual empresa o usuário pertence que foi responsável por carregar o documento.
Status - O status relevante que o documento foi determinado a ter, que é um metadado personalizado configurado pelo administrador.
Quando finalizar, clique em "Salvar".
Definir Etapas do Fluxo de Trabalho
Após adicionar as informações iniciais do fluxo de trabalho, podemos configurar as etapas do fluxo de trabalho. Quando um novo documento é adicionado que atende às condições, o fluxo de trabalho é acionado e então monitora automaticamente o progresso e coordena todas as tarefas.
Existem quatro ações padrão que podem ocorrer, incluindo uma Rodada de Auditoria, uma Tarefa de Revisão, um Carimbo e uma Notificação. Para adicionar uma dessas etapas, clique no botão "Adicionar Ação" e depois selecione uma da lista suspensa.
Primeiro, você precisa selecionar uma ação e, em seguida, definir os gatilhos que seguem selecionando o botão "Adicionar gatilho".
Aqui estão os detalhes de cada tipo de ação.
Rodada de Auditoria
Uma rodada de auditoria pode ser usada em um fluxo de trabalho como uma forma de coletar o feedback de múltiplas partes interessadas sobre um documento.
Se uma rodada de auditoria for acionada, tarefas de auditoria pessoais para cada parte interessada serão criadas automaticamente e podem ser concluídas em paralelo. O próximo passo no fluxo de trabalho depende se algum comentário é adicionado à tarefa pelos usuários responsáveis antes do prazo da rodada de auditoria.
Uma rodada de auditoria possui as seguintes propriedades:
1. Descrição: descrição da rodada de auditoria, apenas para referência.
2. Responsável: um ou mais usuários podem ser adicionados como responsáveis e uma tarefa de auditoria é criada por pessoa responsável. Membros da equipe da mesma empresa podem completar as tarefas de auditoria uns dos outros, mas a pessoa que foi originalmente designada para a tarefa de auditoria sempre aparecerá como a responsável.
3. Duração: número de dias em que a tarefa de auditoria está aberta. O prazo desta tarefa é determinado pela duração.
📝 Nota: A pessoa responsável atribuída automaticamente pelo fluxo de trabalho pode ser alterada posteriormente na página de detalhes da tarefa de auditoria criada.
Após o prazo, o resultado das tarefas de auditoria dentro da rodada de controle é avaliado e o próximo passo no fluxo de trabalho é iniciado. Uma rodada de auditoria possui os seguintes resultados que podem ser adicionados:
Comentários: comentários foram colocados em uma ou mais tarefas de auditoria dentro do prazo.
Sem comentários: nenhum comentário foi colocado em qualquer uma das tarefas de auditoria. Tarefas não concluídas dentro do prazo também contam como sem comentário. Assim, a rodada de auditoria não depende de todas as tarefas serem concluídas.
Sempre executar: executar o próximo passo do fluxo de trabalho independentemente do resultado.
Revisão
Uma Revisão pode ser usada para rejeitar ou aprovar um documento dentro do fluxo de trabalho com base no feedback de uma parte interessada sobre o documento.
Se uma ação de revisão for acionada em um fluxo de trabalho, uma única tarefa de revisão será criada automaticamente onde várias pessoas responsáveis podem ser atribuídas, mas a tarefa termina assim que a primeira pessoa a completar.
Uma ação de revisão possui as seguintes propriedades:
1. Descrição: descrição da tarefa de revisão, apenas para referência.
2. Responsável: os usuários autorizados a realizar a revisão. Várias pessoas podem ser adicionadas como responsáveis, mas quem completar primeiro encerrará a tarefa. Assim, apenas uma tarefa de revisão é criada por revisão.
3. Duração: o número de dias em que a revisão está aberta. Após o prazo, a tarefa de revisão se torna urgente, mas o fluxo de trabalho não continua até que a tarefa seja concluída.
4. Para Publicar marca de seleção: Se isso for selecionado, uma vez que a tarefa de revisão for aprovada, os documentos associados aparecerão na pasta Publicados.
📝 Nota: A pessoa responsável atribuída automaticamente pelo fluxo de trabalho pode ser alterada posteriormente na página de detalhes da tarefa de revisão criada.
Ao contrário da rodada de auditoria, uma revisão não é avaliada até que a tarefa seja concluída. O prazo é apenas para fins informativos. Uma revisão possui dois resultados:
Aprovado: a revisão foi positiva e aprovada.
Rejeitado: a revisão foi negativa, uma explicação pode ser adicionada na forma de texto ou um anexo.
Sempre executar: executar o próximo passo do fluxo de trabalho independentemente do resultado.
📝 Nota: Para saber mais sobre estados de aprovação de documentos e fluxos de trabalho, consulte este artigo.
Carimbo
Como resultado de uma tarefa de Auditoria ou Revisão, um carimbo automático pode ser colocado em um documento com base no resultado.
Nas propriedades desta ação, um dos carimbos de documento do espaço pode ser selecionado.
📝 Nota: Os carimbos de documento podem ser adicionados pelo administrador na página do portal de administração. Leia mais sobre como criar carimbos aqui: Create stamps
Notificação
Uma ação de notificação envia uma notificação para os destinatários selecionados.
Nas propriedades da ação de notificação, as informações da notificação podem conter:
1. Assunto: o assunto da mensagem, também o assunto do email enviado.
2. Destinatários: os usuários que receberão a notificação.
3. Mensagem: uma explicação em texto.
📝 Nota: As notificações podem ser agendadas para serem enviadas em qualquer ponto do fluxo de trabalho. Se você, como usuário, for um destinatário, esta notificação é enviada por e-mail, mas também será visível no seu dashboard pessoal dentro do módulo de Tarefas.
Ativando e Desativando Fluxos de Trabalho
Todos os fluxos de trabalho podem ser ativados ou desativados diretamente da página de visão geral de um fluxo de trabalho. Uma vez ativado, o botão ficará verde.
Se necessário, também é possível desativar todos os fluxos de trabalho ao mesmo tempo clicando no botão "Desativar todos os fluxos de trabalho" na página de visão geral dos fluxos de trabalho.
Editando Fluxos de Trabalho
É possível editar os detalhes de um fluxo de trabalho em uma fase posterior. No entanto, a Localização, o Projeto e a Fase do Projeto com os quais o fluxo de trabalho está associado não podem ser alterados.
Dependendo se um fluxo de trabalho está ativo ou não, o seguinte pode ser editado:
Informações podem ser editadas a qualquer momento, independentemente de o fluxo de trabalho estar ativo ou não.
Condições podem ser editadas a qualquer momento, independentemente de o fluxo de trabalho estar ativo ou não.
Etapas só podem ser editadas se o fluxo de trabalho estiver desativado.
📝 Nota: Para ver mais informações sobre cada uma das etapas do fluxo de trabalho, você pode clicar no nome para expandir ou recolher cada ação. Por exemplo, você pode ver quem é responsável por uma tarefa ou quem são os destinatários de uma notificação, etc.
💡 Dica: Para mais informações sobre como usuários regulares podem visualizar os detalhes dos fluxos de trabalho que são criados para um projeto, bem como seus documentos associados, consulte este artigo: View active workflows as a user.