Atenção: Este artigo é uma tradução gerada por IA.

O BIMcollab está alinhado com a norma ISO 19650 para gestão de documentos, facilitando para as equipes de projeto a estruturação, o gerenciamento e a colaboração nas informações do projeto. A ISO 19650 é uma norma internacional amplamente adotada que, entre outras coisas, fornece uma abordagem estruturada para a gestão de informações durante a entrega do projeto.
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Os estados dos documentos se referem ao processo de revisão da documentação do projeto antes de receber a aprovação final. Os documentos que passam pela revisão aparecem em diferentes categorias de estado de documento à medida que avançam no processo. No BIMcollab, os estados dos documentos facilitam a gestão de permissões, garantindo que os usuários vejam apenas as versões relevantes dos documentos de que precisam, sem trabalhar com versões não aprovadas.

De acordo com a ISO 19650, existem quatro estados principais em que um documento pode estar:

Figura 1: Diagrama de abas, conceito de estados de arquivos conforme demonstrado na ISO 19650-1, Figura 10
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As diferentes categorias de estado podem ser encontradas na aba Documentos. Existem três categorias de estado pelas quais os documentos podem alternar à medida que passam pelo processo de revisão: Compartilhado, Publicado, Arquivado.
Você pode clicar em cada uma para filtrar os documentos no estado correspondente.
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Como mencionado acima, esses documentos geralmente são compartilhados internamente dentro da equipe de tarefa e não enviados para o BIMcollab. Se o fluxo de trabalho preferido for enviá-los para o BIMcollab, como alternativa você pode usar o campo Status para indicar que o documento está na fase conceitual.
Saiba mais sobre como criar status neste artigo. Depois que o status for atribuído, você pode filtrar os arquivos na pasta Compartilhado de acordo com o status.
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Por padrão, todos os arquivos enviados para o BIMcollab recebem o estado Compartilhado e são colocados na pasta Compartilhado. Saiba mais sobre como enviar documentos ou sobre listas de documentos.

Como os arquivos na pasta Compartilhado não estão aprovados nem finalizados, os usuários precisam de permissões especiais para visualizar essa pasta, conforme descrito mais adiante neste artigo.
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A pasta compartilhada exibe uma lista de todos os documentos (que não são confidenciais nem arquivados), incluindo documentos publicados. Os documentos recebem ícones para facilitar a identificação:

1. O ícone de check indica arquivos que foram publicados.

2. O ícone de seta indica arquivos em que uma versão mais antiga foi publicada, mas uma nova versão, ainda não publicada, foi enviada.

3. Arquivos sem ícone indicam arquivos que não foram publicados e estão em estado compartilhado.

Para que os arquivos passem do estado compartilhado para o publicado, eles precisam ser revisados e aprovados.

Existem duas formas de aprovar arquivos no BIMcollab. Os documentos podem ser aprovados manualmente (por usuários com as permissões adequadas) na página de detalhes do documento, ou, se o documento fizer parte de um fluxo de trabalho, podem ser aprovados ao concluir uma Tarefa de Revisão.
A aprovação de documentos de ambas as formas é explicada neste artigo.

Depois de aprovados, os arquivos são exibidos automaticamente na pasta Publicado. Por padrão, os usuários têm permissão para visualizar arquivos publicados (e precisam de permissões especiais para visualizar a pasta Compartilhado), que foram revisados e aprovados como versões finais.
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Documentos arquivados são mantidos no sistema, mas não aparecem nas listas de documentos ativos. Para arquivar um documento (para usuários com as permissões adequadas), após selecionar um documento na lista geral, clique no ícone Arquivar.

Por padrão, usuários no nível de projeto têm acesso a documentos publicados. Ao adicionar um novo usuário (ou editar um usuário), também é possível conceder acesso a documentos compartilhados (não publicados).
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No nível de fase, o acesso é gerenciado pelas permissões de função de usuário. Por padrão, usuários de fase do projeto têm acesso a documentos publicados. Para cada função de usuário, é possível habilitar a opção "Tem acesso a documentos não publicados" em Permissões.
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