Observação: Este artigo é uma tradução gerada por IA.
Os itens de comunicação, especificamente Perguntas e Tarefas, são itens em um fluxo de trabalho de coordenação que geralmente envolvem várias rodadas de comunicação entre as partes.
A parte responsável fornece a resposta para que o status do item seja alterado e, quando a resposta é satisfatória, o remetente pode aprovar a resposta. Uma vez aprovada, o item é marcado como concluído, permanece visível para consulta, mas não pode mais ser editado. Todas as ações e alterações são registradas na aba Tarefa.
Status
Aberto - Uma nova pergunta ou ação é criada com o status Aberto.
Urgente - Quando a data final já passou, o status muda para Urgente.
Respondido - A comunicação recebe o status Respondido quando uma resposta é dada.
Concluído - Quando o remetente aprova a resposta.
Cancelado - Quando o remetente decide cancelar o item de comunicação criado, o status é atualizado para Cancelado.
Para alterar o status de um item de comunicação, é necessário realizar uma ação. Isso pode ser feito de duas formas, dependendo se a comunicação foi adicionada como comentário em um documento ou não:
(1) Todas as comunicações: Você pode abrir a visão geral das Tarefas clicando no nome do documento. Assim, é possível ver as ações necessárias na visão geral das Tarefas do documento.
(2) Comunicações adicionadas como comentário em um documento: Você saberá se o item de comunicação é um comentário em um documento se o ícone de lápis estiver presente ao lado do número da Tarefa e houver um ícone de olho para abrir o documento. Veja este artigo para saber mais sobre ações de comunicação em um documento: Visualizar, anotar e colaborar em documentos
Visão geral das Tarefas
Além de poder visualizar todas as informações associadas ao item de comunicação, diversas ações podem ser realizadas a partir da aba Tarefa (1):
Ações
Criar comunicação - Quando uma nova pergunta ou tarefa é adicionada, o status é aberto (2).
Editar - O remetente pode sempre editar o assunto ou a mensagem, alterar a data final ou adicionar um anexo usando o botão de edição (3). Uma mensagem pode ser cancelada pelo criador após o envio, desde que ainda não tenha sido respondida. As alterações são sempre registradas e ficam visíveis na Lista de Perguntas.
Responder - O destinatário da mensagem pode responder à pergunta adicionando uma resposta (4). Além disso, um anexo também pode ser incluído para mais esclarecimentos. Não só o destinatário, mas também colaboradores da mesma empresa podem responder. O status será alterado para Respondido.
Informado - Usuários podem se adicionar como informados (5). O item de comunicação agora será adicionado à visão geral no dashboard pessoal.
Comentários - Qualquer usuário com acesso ao projeto pode adicionar um comentário (6) em uma mensagem, mesmo que a pergunta não seja direcionada a ele. Assim, informações adicionais podem vir de alguém que não estava envolvido na comunicação original.
Depois que uma resposta é adicionada, duas ações ficam disponíveis:
Editar (7) - O destinatário da pergunta pode editar sua resposta a qualquer momento antes que ela seja aprovada pelo remetente.
Aprovar Resposta (8) - O remetente da comunicação pode aprovar a resposta após revisá-la. Uma vez aprovada, o status da comunicação mudará para concluído. Depois que uma pergunta ou tarefa é concluída, não pode mais ser editada.
💡 Dica: Saiba mais sobre Adicionar comunicação.