Observação: Este artigo é uma tradução gerada por IA.
Os fluxos de trabalho são projetados para traduzir os diversos processos de coordenação de documentos dentro de um projeto em uma sequência automática de tarefas. Eles podem ser adicionados em qualquer local, projeto ou fase do projeto pelo administrador do espaço, que também é responsável por definir os próprios fluxos de trabalho.
❗ Atenção: Os fluxos de trabalho são acionados apenas ao usar o Upload avançado de documentos, e não na configuração padrão de upload.
⚠️ Atenção: Os fluxos de trabalho são acionados assim que um membro da equipe faz upload de um novo documento que atende a determinadas condições predefinidas.
Adicionar um fluxo de trabalho de documento
Como administrador, comece acessando a página de configurações do espaço e depois o menu Fluxos de trabalho. Aqui, você pode ver todos os fluxos de trabalho existentes no seu espaço, incluindo informações como se um fluxo de trabalho está ativo ou não (1), nome (2), ordem (3), descrição (4) e também a qual nível da estrutura espacial do projeto ele está vinculado (5).
Para adicionar um novo fluxo de trabalho, siga estes passos:
1. Clique no botão Adicionar (6).
2. Primeiro selecione o local, projeto ou fase do projeto relevante para adicionar o fluxo de trabalho.
Clique em Salvar.
3. Na próxima página, preencha as informações do fluxo de trabalho, incluindo os campos obrigatórios Nome e Ordem.
📝 Observação: O número de ordem determina a prioridade do fluxo de trabalho e quando ele deve ser acionado em relação aos outros, portanto, cada fluxo de trabalho precisa de um número de ordem único. Por exemplo, um fluxo de trabalho com ordem 0 significa que ele ocorrerá primeiro, e só depois de concluído os próximos serão executados (1, depois 2, depois 3, etc...).
4. Em seguida, insira as condições que o documento precisa atender para acionar o fluxo de trabalho, selecionando nas listas suspensas. Para cada propriedade, é possível adicionar vários valores.
A combinação das seguintes propriedades pode ser usada:
Regex do nome do documento - Refere-se a um nome de documento específico, que pode conter uma combinação de números, letras e caracteres especiais. Se estiver usando uma convenção de nomes para uma fase do projeto, o regex do nome do documento analisará o identificador do campo livre no final do nome do documento.
Estrutura espacial - Refere-se ao Local, Edifício ou Pavimento ao qual o documento foi vinculado.
Disciplina - A disciplina relevante à qual o documento está associado, que é um metadado personalizado configurado pelo administrador.
Rótulos - Quaisquer rótulos personalizados que foram adicionados às informações do documento e que são criados pelo administrador.
Tipo de documento - Refere-se ao tipo de documento especificado no upload, podendo ser Documento, Documentação, Desenho, Imagem ou Modelo.
Autor - Refere-se à empresa à qual pertence o usuário responsável pelo upload do documento.
Status - O status relevante atribuído ao documento, que é um metadado personalizado configurado pelo administrador.
Quando finalizar, clique em Salvar.
Definir etapas do fluxo de trabalho
Após adicionar as informações iniciais do fluxo de trabalho, podemos configurar as etapas do fluxo de trabalho. Quando um novo documento é adicionado e atende às condições, o fluxo de trabalho é acionado e então monitora automaticamente o progresso e coordena todas as tarefas.
Existem quatro ações padrão que podem ocorrer, incluindo uma Rodada de Auditoria, uma Tarefa de Revisão, um Carimbo e uma Notificação. Para adicionar uma dessas etapas, clique no botão Adicionar ação e selecione uma opção na lista suspensa.
Primeiro, você precisa selecionar uma ação e, em seguida, definir os gatilhos que a seguem clicando no botão Adicionar gatilho.
Veja os detalhes de cada tipo de ação.
Rodada de auditoria
Uma rodada de auditoria pode ser usada em um fluxo de trabalho como uma forma de coletar o feedback de vários envolvidos sobre um documento.
Se uma rodada de auditoria for acionada, tarefas de auditoria pessoais para cada envolvido serão criadas automaticamente e podem ser concluídas em paralelo. A próxima etapa do fluxo de trabalho depende se algum comentário foi adicionado à tarefa pelos usuários responsáveis antes do prazo da rodada de auditoria.
Uma rodada de auditoria possui as seguintes propriedades:
1. Descrição: descrição da rodada de auditoria, apenas para referência.
2. Responsável: um ou mais usuários podem ser adicionados como responsáveis e uma tarefa de auditoria é criada para cada responsável. Membros da equipe da mesma empresa podem concluir as tarefas de auditoria uns dos outros, mas a pessoa originalmente designada sempre aparecerá como responsável.
3. Duração: número de dias em que a tarefa de auditoria ficará aberta. O prazo desta tarefa é determinado pela duração.
📝 Observação: O responsável atribuído automaticamente pelo fluxo de trabalho pode ser alterado posteriormente na página de detalhes da tarefa de auditoria criada.
Após o prazo, o resultado das tarefas de auditoria dentro da rodada de controle é avaliado e a próxima etapa do fluxo de trabalho é iniciada. Uma rodada de auditoria pode ter os seguintes resultados:
Comentários: comentários foram feitos em uma ou mais tarefas de auditoria dentro do prazo.
Sem comentários: nenhum comentário foi feito em nenhuma das tarefas de auditoria. Tarefas não concluídas dentro do prazo também contam como sem comentário. Assim, a rodada de auditoria não depende de todas as tarefas serem concluídas.
Executar sempre: executa a próxima etapa do fluxo de trabalho independentemente do resultado.
Revisão
Uma Revisão pode ser usada para reprovar ou aprovar um documento dentro do fluxo de trabalho com base no feedback de um dos envolvidos.
Se uma ação de revisão for acionada em um fluxo de trabalho, uma única tarefa de revisão será criada automaticamente, onde várias pessoas podem ser designadas como responsáveis, mas a tarefa é encerrada assim que a primeira pessoa a concluir.
Uma ação de revisão possui as seguintes propriedades:
1. Descrição: descrição da tarefa de revisão, apenas para referência.
2. Responsável: os usuários autorizados a realizar a revisão. Várias pessoas podem ser adicionadas como responsáveis, mas quem concluir primeiro encerra a tarefa. Assim, apenas uma tarefa de revisão é criada por revisão.
3. Duração: o número de dias em que a revisão ficará aberta. Após o prazo, a tarefa de revisão se torna urgente, mas o fluxo de trabalho só continua quando a tarefa for concluída.
4. Publicar marca de seleção: Se esta opção for selecionada, assim que a tarefa de revisão for aprovada, os documentos associados aparecerão na pasta Publicados.
📝 Observação: O responsável atribuído automaticamente pelo fluxo de trabalho pode ser alterado posteriormente na página de detalhes da tarefa de revisão criada.
Diferente da rodada de auditoria, uma revisão só é avaliada quando a tarefa é concluída. O prazo é apenas para informação. Uma revisão possui dois resultados:
Aprovado: a revisão foi positiva e aprovada.
Rejeitado: a revisão foi negativa, podendo ser adicionada uma explicação em texto ou anexo.
Executar sempre: executa a próxima etapa do fluxo de trabalho independentemente do resultado.
📝 Observação: Para saber mais sobre estados de aprovação de documentos e fluxos de trabalho, consulte este artigo.
Carimbo
Como resultado de uma tarefa de Auditoria ou Revisão, um carimbo automático pode ser colocado em um documento com base no resultado.
Nas propriedades desta ação, é possível selecionar um dos carimbos de documento do espaço.
📝 Observação: Os carimbos de documento podem ser adicionados pelo administrador na página do portal de administração. Saiba mais sobre como criar carimbos aqui: Criar carimbos
Notificação
Uma ação de notificação envia uma notificação para os destinatários selecionados.
Nas propriedades da ação de notificação, as informações da notificação podem conter:
1. Assunto: o assunto da mensagem, que também será o assunto do e-mail enviado.
2. Destinatários: os usuários que receberão a notificação.
3. Mensagem: uma explicação em texto.
📝 Observação: As notificações podem ser programadas para serem enviadas em qualquer ponto do fluxo de trabalho. Se você for um dos destinatários, essa notificação será enviada por e-mail, mas também ficará visível no seu dashboard pessoal, na aba Tarefa.
Ativando e desativando fluxos de trabalho
Todos os fluxos de trabalho podem ser ativados ou desativados diretamente na página de visão geral do fluxo de trabalho. Assim que for ativado, o botão ficará verde.
Se necessário, também é possível desativar todos os fluxos de trabalho de uma vez clicando no botão Desativar todos os fluxos de trabalho na página de visão geral dos fluxos de trabalho.
Editando fluxos de trabalho
É possível editar os detalhes de um fluxo de trabalho posteriormente. No entanto, a Localização, Projeto e Fase do Projeto associadas ao fluxo de trabalho não podem ser alteradas.
Dependendo se um fluxo de trabalho está ativo ou não, é possível editar o seguinte:
Informações podem ser editadas a qualquer momento, independentemente se o fluxo de trabalho está ativo ou não.
Condições podem ser editadas a qualquer momento, independentemente se o fluxo de trabalho está ativo ou não.
Etapas só podem ser editadas se o fluxo de trabalho estiver desativado.
📝 Observação: Para ver mais informações sobre cada etapa do fluxo de trabalho, você pode clicar no nome para expandir ou recolher cada ação. Por exemplo, é possível ver quem é responsável por uma tarefa ou quem são os destinatários de uma notificação, entre outros.
💡 Dica: Para mais informações sobre como os usuários comuns podem visualizar os detalhes dos fluxos de trabalho criados para um projeto, assim como seus documentos associados, consulte este artigo: Visualizar fluxos de trabalho ativos como usuário.