Workflows no BIMcollab Twin

Os fluxos de trabalho são projetados para traduzir os vários processos de coordenação de documentos em um projeto em uma sequência automática de tarefas. Eles podem ser adicionados em nível de local, projeto ou fase de projeto pelo administrador do espaço, que também é responsável por definir os próprios fluxos de trabalho. 

Os fluxos de trabalho são acionados para iniciar no momento em que um membro da equipe faz o upload de um novo documento que atenda a determinadas condições predefinidas.

Adicionar um fluxo de trabalho de documento

Como administrador, comece navegando até a página Space Settings (Configurações do espaço) e depois até o módulo Workflows (Fluxos de trabalho). Aqui, você pode ver todos os fluxos de trabalho que existem no seu espaço, incluindo informações como se um fluxo de trabalho está ativo ou não (1), nome (2), ordem (3), descrição (4), bem como a que nível dentro da estrutura espacial de um projeto ele está anexado (5).

      

Para adicionar um novo fluxo de trabalho, siga estas etapas:

      1. Clique no botão "Add" (6).

      2. Primeiro selecione o local, o projeto ou a fase do projeto relevante para adicionar o fluxo de trabalho.

             

                  Clique em "Save" (Salvar).

      3. Na próxima página, insira as informações do fluxo de trabalho, incluindo os campos obrigatórios "Name" (Nome) e "Order" (Pedido).

            

O número de ordem determina a classificação do fluxo de trabalho e quando ele deve ser acionado em comparação com outros, portanto, cada fluxo de trabalho precisa de um número de ordem exclusivo. Por exemplo, um fluxo de trabalho com ordem 0 significa que esse fluxo de trabalho ocorrerá primeiro e, somente depois de concluído, ocorrerão as ordens subsequentes (1, depois 2, depois 3, etc.).

      4. Em seguida, insira as condições que o documento precisa atender para acionar o fluxo de trabalho, selecionando-as nas listas suspensas. Para cada propriedade, vários valores podem ser adicionados.

            

            A combinação das seguintes propriedades pode ser usada:

1. Número de documento regex - Refere-se a um número de documento específico que pode consistir em uma combinação de números, letras e caracteres especiais. Se estiver usando uma convenção de nomenclatura de documentos para uma fase do projeto, o regex do número do documento examinará o identificador de campo livre no final do nome do documento.
2. Estrutura espacial - Refere-se ao local, edifício ou andar ao qual o documento foi vinculado.
3. Disciplina - A disciplina relevante à qual o documento está associado, que são metadados personalizados configurados pelo administrador.
   
4. Rótulos - Quaisquer rótulos personalizados que tenham sido adicionados às informações do documento e que tenham sido criados pelo administrador.
   
5. Tipo de documento - Refere-se ao tipo de documento especificado ao fazer upload de um documento, que pode ser Documento, Documentação, Desenho, Imagem ou Modelo.
   
6. Autor - Refere-se à empresa à qual o usuário pertence e que foi responsável pelo upload do documento.
   
7. Status - O status relevante que o documento foi determinado como tendo, que são metadados personalizados configurados pelo administrador.

       Quando terminar, clique em "Save" (Salvar).

Definir etapas do fluxo de trabalho

Depois de adicionar as informações iniciais do fluxo de trabalho, podemos configurar as etapas do fluxo de trabalho. Quando um novo documento é adicionado e atende às condições, o fluxo de trabalho é acionado e, em seguida, monitora automaticamente o progresso e coordena todas as tarefas.

Há quatro ações padrão que podem ocorrer, incluindo umarodada de auditoria, umatarefa de revisão, umcarimbo e umanotificação. Para adicionar uma dessas etapas, clique no botão "Add Action" (Adicionar ação) e selecione uma na lista suspensa.

Primeiro, você precisa selecionar uma ação e, em seguida, definir os acionadores que a seguem, selecionando o botão "Add trigger" (Adicionar acionador).

                

Os detalhes de cada tipo de ação serão explicados a seguir.

Rodada de auditoria 

Uma rodada de auditoria pode ser usada em um fluxo de trabalho como uma forma de coletar o feedback de várias partes interessadas em um documento. 

Se uma rodada de auditoria for acionada, serão criadas automaticamente tarefas de auditoria pessoais para cada parte interessada, que podem ser concluídas em paralelo. A próxima etapa do fluxo de trabalho depende de se algum comentário foi adicionado à tarefa pelos usuários responsáveis antes do prazo final da rodada de auditoria.

  

Uma rodada de auditoria tem as seguintes propriedades:

1. Descrição: descrição da rodada de auditoria, apenas para referência.

2. Responsável: um ou mais usuários podem ser adicionados como responsáveis e uma tarefa de auditoria é criada por pessoa responsável. Os membros da equipe da mesma empresa podem concluir as tarefas de auditoria uns dos outros, mas a pessoa a quem a tarefa de auditoria foi originalmente atribuída sempre aparecerá como a pessoa responsável.

3. Duração: número de dias em que a tarefa de auditoria está aberta. O prazo dessa tarefa é determinado pela duração.

A pessoa responsável atribuída automaticamente pelo fluxo de trabalho pode ser alterada posteriormente na página de detalhes da tarefa de auditoria criada.

Após o prazo, o resultado das tarefas de auditoria dentro da rodada de controle é avaliado e a próxima etapa do fluxo de trabalho é iniciada. Uma rodada de auditoria tem os seguintes resultados que podem ser adicionados:

1. Comentários: foram feitos comentários em uma ou mais tarefas de auditoria dentro do prazo.
2. Sem comentários: não foram feitos comentários sobre nenhuma das tarefas de auditoria. As tarefas não concluídas dentro do prazo também são consideradas como sem comentários. Portanto, a rodada de auditoria não depende da conclusão de todas as tarefas.
   
3. Sempre execute: execute a próxima etapa do fluxo de trabalho, independentemente do resultado.

Revisão 

Uma revisão pode ser usada para rejeitar ou aprovar um documento dentro do fluxo de trabalho com base no feedback de um participante sobre o documento.

Se uma ação de revisão for acionada em um fluxo de trabalho, uma única tarefa de revisão será criada automaticamente, na qual várias pessoas responsáveis podem ser atribuídas, mas a tarefa termina assim que a primeira pessoa a concluir.

   

Uma ação de revisão tem as seguintes propriedades:

1. Descrição: descrição da tarefa de revisão, apenas para referência.

2. Responsável: os usuários autorizados a realizar a revisão. Várias pessoas podem ser adicionadas como responsáveis, mas quem concluir isso primeiro encerrará a tarefa. Assim, apenas uma tarefa de revisão é criada por revisão.

3. Duração: o número de dias em que a revisão está aberta. Após o prazo, a tarefa de revisão se torna urgente, mas o fluxo de trabalho não continua até que a tarefa seja concluída.

4. Marca de verificação de realização

A pessoa responsável atribuída automaticamente pelo fluxo de trabalho pode ser alterada posteriormente na página de detalhes da tarefa de revisão criada.

Ao contrário da rodada de auditoria, uma revisão não é avaliada até que a tarefa seja concluída. O prazo é apenas para fins informativos. Uma revisão tem dois resultados:

1. Aprovado: A revisão foi positiva e aprovada.
2. Rejeitado: a avaliação foi negativa, uma explicação pode ser adicionada na forma de texto ou de um apêndice.
   
3. Sempre execute: execute a próxima etapa do fluxo de trabalho, independentemente do resultado.

Para saber mais sobre as tarefas de revisão e o módulo de realização, consulte o artigo Realização.

Selo

Como resultado de uma tarefa de auditoria ou revisão, um carimbo automatizado pode ser colocado em um documento com base no resultado.

    

Nas propriedades dessa ação, um dos carimbos de documento do espaço pode ser selecionado.

Os carimbos de documentos podem ser adicionados pelo administrador na página do portal de administração. Leia mais sobre como criar selos aqui: Criar selos

Notificação

Uma ação de notificação envia uma notificação do BIMcollab Twin para os destinatários selecionados.

Nas propriedades da ação de notificação, as informações da notificação podem conter:

1. Assunto: o assunto da mensagem, também o assunto do e-mail enviado.

2. Receptores: os usuários que recebem a notificação.

3. Mensagem: uma explicação textual.

As notificações podem ser programadas para serem enviadas em qualquer ponto do fluxo de trabalho. Se você, como usuário, for um destinatário, essa notificação será enviada por e-mail, mas também ficará visível em seu painel pessoal no módulo A fazer.

Ativação e desativação de fluxos de trabalho

Todos os fluxos de trabalho podem ser ativados ou desativados diretamente na página de visão geral de um fluxo de trabalho. Depois de ativado, o ícone ficará verde "".

Se necessário, também é possível desativar todos os fluxos de trabalho ao mesmo tempo, clicando no botão "Desativar todos os fluxos de trabalho" na página de visão geral dos fluxos de trabalho.

Fluxos de trabalho de edição

É possível editar os detalhes de um fluxo de trabalho em um estágio posterior. No entanto, o local, o projeto e a fase do projeto aos quais o fluxo de trabalho está associado não podem ser alterados.

Dependendo do fato de um fluxo de trabalho estar ativo ou não, os seguintes itens podem ser editados:

1. As informações podem ser editadas a qualquer momento, independentemente de o fluxo de trabalho estar ativo ou não.
   
2. As condições podem ser editadas a qualquer momento, independentemente de o fluxo de trabalho estar ativo ou não.
   
3. As etapas só podem ser editadas se o fluxo de trabalho estiver desativado.
   

Para visualizar mais informações sobre cada uma das etapas do fluxo de trabalho, você pode clicar no nome para expandir ou recolher cada ação. Por exemplo, você pode ver quem é responsável por uma tarefa ou quem são os destinatários de uma notificação etc.

Para obter mais informações sobre como os usuários comuns podem visualizar os detalhes dos fluxos de trabalho criados para um projeto, bem como seus documentos associados, consulte este artigo: Visualizar fluxos de trabalho ativos como usuário

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