Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.

Je space is al geactiveerd door ons team. Bij het bestellen van een space werd je gevraagd om de eerste informatie over de space op te geven, waaronder de contactgegevens van de beheerder. Als beheerder ontvang je een e-mailuitnodiging om voor de eerste keer in te loggen op je space.
​

Voor elke space kan de beheerder bepalen hoe de space wordt ingericht en aangepast als een CDE. Volg de onderstaande stappen om je space in te richten, zodat je gebruikers aan de slag kunnen met projecten.

Na het inloggen kom je op de pagina Mijn projecten, een dashboard voor gebruikers waarop alle projecten staan waar je deel van uitmaakt.

Als beheerder kun je de CDE-instellingen openen door op het tandwiel-icoon te klikken om het beheergedeelte te openen en vervolgens het CDE-tabblad te selecteren.

​

Nieuwe projecten kunnen aan je BIMcollab space worden toegevoegd vanaf de pagina Mijn projecten. Dit kan door elke space-beheerder, of door gewone gebruikers met de machtiging Kan projecten aanmaken ingeschakeld. Klik hiervoor op de knop Nieuw project:

Vanaf hier kunnen gebruikers direct de eerste projectdocumenten uploaden op projectniveau. Ga naar het Document-tabblad en sleep je bestanden eenvoudig naar het scherm:

Om optimaal gebruik te maken van BIMcollab als CDE kun je doorgaan met de volgende stappen om het documentbeheer en de automatiseringsprocessen in je space verder aan te passen.

Bij elk project is het belangrijk om een duidelijke en consistente datastructuur te gebruiken.

In BIMcollab kan dit door als beheerder space-metadata te definiëren.

In de projectomgeving kunnen teamleden zien welke metadata beschikbaar is in hun space via het tabblad Instellingen en vervolgens naar het Documentbeheer-menu te gaan:

Het is ook mogelijk voor de Projectleider om hier een document-uploadinstelling te kiezen:

Als je weet dat je projectteams de geavanceerde uploadinstelling gaan gebruiken, kun je deze verplichte metadata-velden instellen onder Instellingen in het CDE-beheer-tabblad. Deze velden, vooraf gedefinieerd door beheerders, worden dan automatisch als keuzelijsten getoond wanneer gebruikers documenten toevoegen aan hun projecten.

Hieronder vind je een lijst van alle velden die kunnen worden toegevoegd en hun beschrijvingen. Elke nieuwe waarde kan worden toegevoegd onder het gewenste veld door op de knop Toevoegen rechtsboven te klikken.

De ruimtelijke organisatie van BIMcollab gebruikt standaard terminologie die gangbaar is in de bouwsector (gebouw, deel, verdieping). Er is een optie om deze te vervangen door alternatieve, meer algemene termen die geschikt zijn voor infrastructuurprojecten en andere toepassingen, zoals hieronder weergegeven:

Wanneer deze optie is ingeschakeld, geldt de aangepaste terminologie voor alle locaties binnen je space en kunnen de twee terminologieën niet door elkaar worden gebruikt. We raden aan dat de beheerders van de space een terminologie kiezen die past bij je projecttypes en deze instellen voordat er projecten worden gestart. Wil je deze functie inschakelen, neem dan contact met ons op via [email protected] of de chat, dan zetten wij het aan voor je space.
​

Onder Locatie kan de space-beheerder de ruimtelijke structuur van de space definiëren. In BIMcollab kun je documenten en data koppelen aan de ruimtelijke structuur van het gebouw. Deze structuur groeit mee met de ontwikkeling van het gebouw, zodat elke fase een eigen ruimtelijke structuur heeft.

Dit stel je in via het tabblad Locaties in de beheeromgeving.

De huidige ruimtelijke structuur bestaat uit 5 onderdelen:

Projecten kunnen worden opgedeeld in fasen, die specifieke periodes of reeksen gebeurtenissen binnen een project aanduiden.

Projectfasen kunnen optioneel ook gekoppeld worden aan de ruimtelijke structuur, zodat delen van de structuur door projecten worden beheerd. Meerdere projecten kunnen aan één ruimtelijke structuur worden gekoppeld. Zo kun je verschillende projecten maken die los van elkaar plaatsvinden binnen dezelfde structuur. Een projectfase kan betrekking hebben op één of meer kavels, gebouwen of gebouwdelen.

Projecten worden aangemaakt vanuit de projectomgeving, maar alle projecten zijn te vinden in het overzicht op het tabblad Project van de CDE-beheerpagina.
​

Standaard hebben nieuwe projecten geen fasen. Om een fase toe te voegen, selecteer je het project uit de list en klik je op de knop Voeg projectfase toe.
​

In BIMcollab worden gebruikers eerst toegevoegd aan projecten als teamleden in de projectomgeving.

Op projectniveau hebben zij bepaalde rechten voor Document Management functionaliteit, afhankelijk van hun teamlid-rol.

Op faseniveau hebben zij bepaalde rechten voor Document Management functionaliteit, afhankelijk van hun Fase Team-rol.

Gebruikers krijgen pas toegang tot projectfasen in de projectomgeving wanneer ze zijn toegevoegd aan een Fase Team en dat team toegang heeft gekregen tot bepaalde fasen.

Met gebruikersrollen kunnen beheerders rechten instellen en bepalen tot welke functionaliteit van Document Management gebruikers met deze rollen toegang hebben. Lees meer over gebruikersrollen en hoe je ze aanmaakt en bewerkt in dit artikel: Fase Team gebruikersrollen
​
Rollen worden per project toegekend. Als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere teams, kan diegene meerdere rollen binnen een project hebben. In dat geval worden de rechten samengevoegd en heeft de gebruiker de rechten van alle rollen in alle teams.
​

Zodra je een nieuwe gebruikersrol toevoegt, kun je de rechten en toegang die bij die rol horen aanpassen door op de gewenste gebruikersrol in de list te klikken. In het volgende venster kies je vervolgens voor Rechten of Toegang tot bestandsformaten. Gebruikersrollen worden toegewezen aan gebruikers wanneer je ze toevoegt aan teams in het tabblad Teams.
​

Teams zijn groepen gebruikers die gekoppeld zijn aan één of meer fasen. Bij het toevoegen van een nieuw team selecteer je in het volgende venster in welke projectfasen dit team Actief zal zijn. Door een team aan een projectfase te koppelen, krijgen teamleden direct toegang tot deze projectfase. In de projectomgeving kan een teamlid alleen de projectfasen zien waaraan het team is gekoppeld.

Om gebruikers aan een team toe te voegen, klik je op het team in de list en kun je onder Teamleden nieuwe teamleden toevoegen. Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker aan het team kun je direct een gebruikersrol toewijzen (die eerder is aangemaakt onder Rollen). Door gebruikers te groeperen in teams met toegang tot specifieke fasen en rollen toe te wijzen aan individuele gebruikers, bepaal je effectief hun toegang en rechten binnen het project.

Met workflows kun je elk documentproces vertalen naar een geautomatiseerde workflow. Gebruik gestandaardiseerde acties zoals audit, review, stempelen of notificaties, en configureer de volgorde, deadline en voorwaarden. De workflow wordt vervolgens geautomatiseerd om de voortgang te bewaken en taken te coördineren.
​

Met een workflow kun je een reeks acties ontwerpen die automatisch starten wanneer een nieuw document (dat voldoet aan de ingestelde workflow-eisen) wordt geüpload. Een serie acties wordt in een vaste volgorde uitgevoerd terwijl het document wordt bijgewerkt.
​