Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Met Documentrevisies (zie plannen voor beschikbaarheid van de functie) kun je een document (of een set documenten) toewijzen om te laten herzien en het proces volgen. Zodra een revisie aan een gebruiker is toegewezen, worden de documenten in de revisie bevroren. Dit betekent dat er geen nieuwe conflicterende documentversies kunnen worden toegevoegd zolang de documenten in revisie zijn, zodat je je documenten up-to-date houdt.
Volg de onderstaande stappen om revisies aan te maken en ermee te werken in je project(fase).
Gebruikersrechten
In het documentbeheer van BIMcollab worden gebruikersrechten door beheerders bepaald via Gebruikersrollen. Voordat gebruikers met revisies kunnen werken, moeten ze hiervoor eerst toestemming hebben via Gebruikersrolrechten.
Als beheerder kun je revisies inschakelen voor een specifieke gebruikersrol door naar het tabblad Gebruikersrollen (1) te gaan op de Space Settings-pagina. Kies de gewenste gebruikersrol, selecteer Rechten (2) in het menu aan de linkerkant en klik op de knop Rechten bewerken (3).
In het tabblad Revisie kun je aangeven of gebruikers in deze gebruikersrol de revisies in deze projectfase mogen: Bekijken (1), Toevoegen (2), of Bewerken (3). Je kunt meerdere gebruikersrollen aanmaken met verschillende rechten.
Bijvoorbeeld: alleen bepaalde gebruikers mogen revisies toevoegen, en alleen bepaalde gebruikers mogen rechten bekijken of bewerken.
In het tabblad Rechten moet je er ook voor zorgen dat onder het tabblad Documenten de functie Nieuwe tabel (technologie preview) is ingeschakeld.
De revisie aanmaken
Selecteer in de projectomgeving eerst de juiste locatie, het juiste project en de juiste projectfase.
Selecteer in het tabblad Documenten het gewenste document of een set gerelateerde documenten die moeten worden herzien. Klik op het revisie-icoon in het snelmenu.
Het menu Revisies toevoegen wordt geopend, met een lijst van informatievelden:
Referentienummer is een uniek nummer dat automatisch aan deze revisie wordt toegekend.
Beschrijving is het veld waar je een vrije tekstbeschrijving van je revisie kunt invoeren.
Toegewezen gebruiker(s) zijn verantwoordelijk voor het bijwerken en uploaden van de nieuwe documentversie. Selecteer één of meer gebruikers uit de keuzelijst.
Geïnformeerd is het veld waar je één of meer gebruikers kunt selecteren die per e-mail op de hoogte worden gebracht wanneer deze revisie is aangemaakt.
Startdatum de huidige datum wordt automatisch ingevuld in het veld Startdatum.
Einddatum hier kun je de deadline voor deze revisie selecteren.
Documenten tabblad toont de List van de geselecteerde documenten waarop deze revisie van toepassing is.
Als je klaar bent met het toevoegen en controleren van de informatie, klik je op Opslaan.
❗ Waarschuwing: Zodra een revisie is aangemaakt, kan deze niet meer worden afgebroken of verwijderd.
Documenten die aan de revisie zijn toegevoegd, worden automatisch bevroren, wat wordt aangegeven door het bevroren-icoon op de Documenten-overzichtspagina. Dit voorkomt dat andere gebruikers dan de verantwoordelijke gebruikers conflicterende documentversies uploaden terwijl de documenten worden herzien.
De revisie bekijken
De List van aangemaakte revisies vind je in het tabblad To do, onder het tabblad Revisies (1).
Het overzicht toont relevante informatie over de revisie, inclusief de huidige status van de revisie.
Revisies kunnen de volgende statussen hebben:
Open: De revisie is open.
Urgent: De deadline van de revisie is verstreken.
Voltooid: De revisie is gesloten en nieuwe documentversies zijn geüpload.
De revisie bewerken
Door op het revisienummer te klikken, open je de pagina Revisiedetails. Hier zie je de revisie-informatie en de documenten die bij deze revisie horen. Onder To do's (1) kun je een communicatie-item toevoegen (notitie, vraag of taak), waarmee je een discussie kunt starten of extra taken kunt instellen met betrekking tot de revisie. De communicatie-items die voor de revisie zijn aangemaakt, zijn ook beschikbaar in het algemene overzicht van alle communicatie-items in het tabblad To do's. Onder Gebeurtenissen (2) zie je de laatste acties die door gebruikers op deze revisie zijn uitgevoerd.
De verzender van de revisie en andere gebruikers van zijn bedrijf kunnen de revisie bewerken (zolang deze niet is opgelost) door op de Bewerken-knop (3) te klikken.
Om aan documenten te werken, download je ze via het Download-icoon (4), zodat je zeker weet dat je met de laatste versies werkt. Je kunt ervoor kiezen alleen de laatste versies van het document te downloaden door alleen de ‘Document’-versie te selecteren. Of download de documenten met bijlagen en gekoppelde documenten. Je kunt ook de upload-List downloaden voor een efficiënter proces bij het uploaden van nieuwe documenten.
Als je klaar bent met het bewerken van de documenten, kun je de nieuwe documentversie uploaden via het tabblad Documenten. Volg dit artikel om handmatig te uploaden of te uploaden via de Upload List.
Wanneer een nieuw document is geüpload, worden de nieuwe versies (5) weergegeven op de pagina Revisiedetails, in het tabblad Documenten.
Als het werk aan de revisie is afgerond, kunnen de verzender en andere gebruikers van zijn bedrijf de revisie sluiten door op de knop Oplossen (6) te klikken.
Als er geen nieuwe versie van een document is geüpload, wordt er een bericht onder het document weergegeven. Klik op opslaan om de revisie te sluiten, waarmee de status van de revisie wordt gewijzigd naar ‘voltooid’.
⚠️ Let op: Zodra de revisie is voltooid, kan deze niet meer worden bewerkt. Wanneer er nieuwe versies van de documenten worden geüpload, maken deze geen deel meer uit van deze revisie en worden ze dus niet weergegeven op de revisiedetailpagina.