Let op: Dit artikel is een door AI gegenereerde vertaling.
Communicatie-items, specifiek Vragen en Taken, zijn items in een coördinatieworkflow die vaak meerdere rondes van heen-en-weer communicatie vereisen. De verantwoordelijke partij levert het antwoord zodat de status van het item kan veranderen, en wanneer het antwoord bevredigend is, kan de afzender het antwoord goedkeuren. Zodra goedgekeurd, wordt het item als voltooid gemarkeerd, blijft zichtbaar ter referentie, maar kan niet meer worden bewerkt. Alle acties en wijzigingen worden bijgehouden in de To do's module.
Statussen
Open - Een nieuwe vraag of actie wordt aangemaakt met de status Open.
Urgent - Wanneer de einddatum is verstreken, verandert de status naar Urgent.
Beantwoord - De communicatie krijgt de status Beantwoord wanneer er een antwoord is gegeven.
Voltooid - Wanneer de afzender het antwoord accepteert.
Geannuleerd - Wanneer de afzender besluit het communicatie-item te annuleren, wordt de status bijgewerkt naar Geannuleerd.
Om de status van een communicatie-item te wijzigen, moet er een actie worden uitgevoerd. Dit kan op twee manieren, afhankelijk of de communicatie als een opmerking op een document is toegevoegd of niet:
(1) Alle communicatie: Je kunt het To do's overzicht openen door op de documentnaam te klikken. Dan kun je de vereiste acties in het document To do's overzicht zien.
(2) Communicatie toegevoegd als een opmerking op een document: Je weet of het communicatie-item een opmerking op een document is, als het potloodicoon aanwezig is naast het To do's nummer en er een oogicoon is om het document te openen. Bekijk dit artikel om meer te leren over communicatieacties op een document: Voorbeeld, annoteren en samenwerken aan documenten
To do's overzicht
Naast het kunnen zien van alle informatie die bij het communicatie-item hoort, kunnen er een aantal acties worden uitgevoerd vanaf de To do's (1) pagina:
Acties
Communicatie aanmaken - Wanneer een nieuwe vraag of taak wordt toegevoegd, is de status open (2).
Bewerken - De afzender kan altijd het onderwerp of het bericht bewerken, de einddatum wijzigen of een bijlage toevoegen met behulp van de bewerkknop (3). Een bericht kan door de maker worden geannuleerd na plaatsing, zolang het nog niet is beantwoord. Wijzigingen worden altijd bijgehouden en zichtbaar in de Vragen List.
Antwoorden - De ontvanger van het bericht kan op de vraag antwoorden door een antwoord toe te voegen (4). Daarnaast kan er ook een bijlage worden toegevoegd voor verdere verduidelijking. Niet alleen de ontvanger, maar ook medewerkers van hetzelfde bedrijf kunnen antwoorden. De status zal veranderen naar Beantwoord.
Geïnformeerd - Gebruikers kunnen zichzelf toevoegen als geïnformeerd (5). Het communicatie-item wordt nu toegevoegd aan het overzicht in het persoonlijke dashboard.
Opmerkingen - Elke gebruiker met toegang tot het project kan een opmerking toevoegen (6) op een bericht, zelfs als de vraag niet aan hen is gericht. Op deze manier kan extra informatie komen van iemand die niet betrokken is bij de oorspronkelijke communicatie.
Zodra een antwoord is toegevoegd, zijn er twee acties beschikbaar die kunnen worden uitgevoerd:
Bewerken (7) - De ontvanger van de vraag kan hun antwoord op elk moment bewerken voordat het door de afzender is geaccepteerd.
Antwoord accepteren (8) - De afzender van de communicatie kan het antwoord accepteren zodra ze dit hebben beoordeeld. Zodra geaccepteerd, verandert de communicatiestatus naar voltooid. Nadat een vraag of taak is voltooid, kan deze niet meer worden bewerkt.
💡 Tip: Leer meer over Communicatie toevoegen.