Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Communicatie-items, met name Vragen en Taken, zijn onderdelen in een coördinatieworkflow waarbij vaak meerdere keren over en weer wordt gecommuniceerd.
De verantwoordelijke partij geeft het antwoord zodat de status van het item kan worden aangepast. Wanneer het antwoord naar tevredenheid is, kan de verzender het antwoord goedkeuren. Zodra het is goedgekeurd, wordt het item als voltooid gemarkeerd, blijft het zichtbaar ter referentie, maar kan het niet meer worden bewerkt. Alle acties en wijzigingen worden bijgehouden in het To do's-tabblad.
Statussen
Open - Een nieuwe vraag of actie wordt aangemaakt met de status Open.
Urgent - Wanneer de einddatum is verstreken, verandert de status naar Urgent.
Beantwoord - De communicatie krijgt de status Beantwoord zodra er een antwoord is gegeven.
Voltooid - Wanneer de verzender het antwoord accepteert.
Afgebroken - Wanneer de verzender besluit het aangemaakte communicatie-item af te breken, wordt de status bijgewerkt naar Afgebroken.
Om de status van een communicatie-item te wijzigen, moet er een actie worden uitgevoerd. Dit kan op twee manieren, afhankelijk van of de communicatie als opmerking bij een document is toegevoegd of niet:
(1) Alle communicatie: Je kunt het To do's-overzicht openen door op de documentnaam te klikken. Vervolgens zie je de benodigde acties in het To do's-overzicht van het document.
(2) Communicatie toegevoegd als opmerking bij een document: Je herkent of het communicatie-item een opmerking bij een document is, als het potloodicoon naast het To do's-nummer staat en er een oog-icoon is om het document te openen. Lees dit artikel voor meer informatie over communicatie-acties op een document: Documenten bekijken, annoteren en samenwerken
To do's-overzicht
Naast het bekijken van alle informatie die bij het communicatie-item hoort, kun je vanuit het To do's-tabblad (1) een aantal acties uitvoeren:
Acties
Communicatie aanmaken - Wanneer een nieuwe vraag of taak wordt toegevoegd, is de status open (2).
Edit - De verzender kan altijd het onderwerp of het bericht bewerken, de einddatum wijzigen of een bijlage toevoegen via de edit-knop (3). Een bericht kan door de maker worden afgebroken na plaatsing, zolang er nog geen antwoord is gegeven. Wijzigingen worden altijd bijgehouden en zijn zichtbaar in de Questions List.
Beantwoorden - De ontvanger van het bericht kan antwoorden op de vraag door een antwoord toe te voegen (4). Ook kan er een bijlage worden toegevoegd voor extra toelichting. Niet alleen de ontvanger, maar ook medewerkers van hetzelfde bedrijf kunnen antwoorden. De status verandert dan naar Beantwoord.
Geïnformeerd - Gebruikers kunnen zichzelf als geïnformeerd toevoegen (5). Het communicatie-item wordt dan toegevoegd aan het overzicht in het persoonlijke dashboard.
Opmerkingen - Elke gebruiker met toegang tot het project kan een opmerking toevoegen (6) aan een bericht, ook als de vraag niet aan hem of haar is gericht. Zo kan extra informatie komen van iemand die niet bij de oorspronkelijke communicatie betrokken was.
Zodra er een antwoord is toegevoegd, zijn er twee acties beschikbaar:
Edit (7) - De ontvanger van de vraag kan zijn of haar antwoord op elk moment bewerken, zolang het nog niet is geaccepteerd door de verzender.
Accepteer antwoord (8) - De verzender van de communicatie kan het antwoord accepteren zodra deze is beoordeeld. Na acceptatie verandert de status van de communicatie naar voltooid. Nadat een vraag of taak is voltooid, kan deze niet meer worden bewerkt.
💡 Tip: Lees meer over Communicatie toevoegen.