Let op: Dit artikel is een AI-gegenereerde vertaling.
Wanneer je je documenten uploadt naar BIMcollab, kun je ervoor kiezen om een Placeholder voor een document te gebruiken in plaats van het bestand direct te uploaden. Placeholders bevatten alle relevante informatie over het document, maar geven je de mogelijkheid om het daadwerkelijke bestand op een later moment te uploaden.
Een placeholder aanmaken
Placeholders kunnen op twee manieren worden aangemaakt: door handmatig individuele placeholders toe te voegen of door een Upload List te gebruiken om meerdere placeholders tegelijk te genereren.
Handmatig een placeholder toevoegen
Om een document-placeholder toe te voegen, ga je eerst naar de projectfase waaraan je deze wilt toevoegen.
Klik in het tabblad Documenten op de knop Toevoegen aan projectfase rechtsboven.
Selecteer de knop Placeholder. Je hoeft op dit moment nog geen bestand toe te voegen.
Je persoonlijke wachtrij wordt nu bijgewerkt met de zojuist aangemaakte placeholder.
Selecteer de placeholder(s) waaraan je informatie wilt toevoegen en klik vervolgens op de knop Informatie toevoegen aan geüploade bestanden.
Vul de metadata in, net zoals je zou doen bij een normale document-upload. Alle verplichte velden zijn gemarkeerd met een asterisk *.
Je kunt er ook voor kiezen om een notificatie toe te voegen om een team member te informeren.
Klik onderaan de pagina op de knop Opslaan zodra je klaar bent.
Je krijgt vervolgens een overzicht van alle aangemaakte document-placeholders. Klik op Continue om terug te keren naar de hoofdpagina Documenten.
De placeholder wordt toegevoegd met een uitroepteken ! naast de documentnaam. Informatie zoals Documentdatum, Versiedatum, Versienummer, Versiebeschrijving of Status blijft leeg totdat er daadwerkelijk een document wordt geüpload.
Meerdere placeholders toevoegen via de upload list
Om placeholders toe te voegen zonder direct de metadata voor elk bestand in te vullen, kun je gebruikmaken van een Upload list. Hiermee voeg je in bulk placeholders toe op basis van de documentinformatie die je in het Excel-bestand opgeeft.
Om een Upload list te maken, download je eerst het Excel-sjabloonbestand, dat je hier vindt. Vul dit vervolgens in met alle documentinformatie voor de placeholders die je wilt aanmaken.
📝 Let op: Wil je meer weten over het gebruik van het Upload list Excel-sjabloon? Lees dan dit artikel: Upload list
⚠️ Let op: Bij het aanmaken van de upload list moeten de metadata-velden die betrekking hebben op de laatste versie leeg blijven voor placeholders, omdat deze informatie vooraf niet bekend is. Alle lichtblauwe kolommen in de Excel-list, waaronder Bestandsgegevens, Documentdatum en alle Versiedetails, moeten leeg blijven. Deze worden ingevuld zodra de daadwerkelijke modellen worden geüpload.
Navigeer naar het gewenste niveau van je project (locatie, project of fase) en klik in het tabblad Documenten op de knop Toevoegen rechtsboven.
Sleep het upload list-bestand dat je hebt aangemaakt naar het veld Documenten toevoegen, of kies het bestand handmatig.
Klik op de knop Uploaden
Controleer eventuele meldingen of informatie over de nieuwe placeholders die zijn geüpload.
Klik op dezelfde pagina op de knop Ga naar de persoonlijke wachtrij.
Klik op Informatie toevoegen aan geüploade bestanden om alle metadata te bekijken die uit de upload list is geïmporteerd.
Klik op Opslaan nadat je de informatie voor de documenten in je wachtrij hebt toegevoegd of aangepast.
Klik op Continue op de volgende pagina.
Je komt nu terug in het documentenoverzicht, waar je de nieuw toegevoegde document-placeholders kunt vinden.
💡 Tip: Persoonlijke wachtrij
Je kunt je openstaande document-placeholders altijd bekijken door op de knop Persoonlijke wachtrij te klikken in het tabblad Documenten. In dit gedeelte zie je alle placeholders waarvoor nog extra informatie nodig is voordat ze geüpload en toegevoegd kunnen worden aan de document-list.
In je persoonlijke wachtrij kun je elke placeholder verwijderen door deze aan te vinken en op de knop te klikken.
Het is mogelijk om meerdere placeholders tegelijk te bewerken door ze in je persoonlijke wachtrij te selecteren. Wanneer je dan kiest voor Informatie toevoegen aan geüploade bestanden, kun je de informatie van elke placeholder op dezelfde pagina invullen.
📝 Let op:
Het is mogelijk om To do-items zoals notities, vragen of taken toe te voegen aan placeholders voordat er een documentversie is geüpload. Zo kun je de inhoud van het document alvast bespreken voordat het is aangemaakt.
Wil je meer weten over het gebruik van To do's om te communiceren over je documenten? Lees dan dit artikel: To do's tab
Document uploaden naar placeholder
Zodra je klaar bent om je documenten te delen met BIMcollab, kun je ze uploaden naar de placeholders die je al hebt aangemaakt. Net als bij het aanmaken van de placeholders zelf, kun je ook documenten toevoegen aan placeholders, zowel handmatig als via een upload list.
Handmatig document toevoegen aan placeholder
Klik op de documentnaam van de placeholder waar je een document aan wilt toevoegen.
Ga naar het tabblad versies (1) en klik op de knop Versie toevoegen (2).
Het veld voor de documentnaam wordt automatisch ingevuld, omdat je dit eerder hebt opgegeven.
Vul de verplichte informatie in die gemarkeerd is met een asterisk *:Upload het bestand (1)
Geef een versienummer op (2)
Voeg de versiedatum toe (3)
Geef een status op (4)
Als alle verplichte informatie is ingevuld, klik je op de knop Uploaden (5).
De pagina Documenten aangemaakt verschijnt, waarop alle aangemaakte documenten worden samengevat. Dit bevat hun versienummers en of ze gekoppeld zijn aan workflows.
Klik op Doorgaan om terug te keren naar de Documenten-pagina.
Er is nu een documentversie toegevoegd en de placeholder wordt nu gezien als een regulier document in je documentlist.
Meerdere documenten toevoegen aan placeholders via uploadlist
Wil je meerdere documenten tegelijk uploaden met een Upload List, dan kun je deze ook gebruiken om documenten aan meerdere placeholders tegelijk toe te voegen.
Bewerk eerst je Upload List Excel-bestand en vul de ontbrekende informatie in voor de blauwe cellen: Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails
❗ Waarschuwing:
De bestandsnaam moet exact overeenkomen met de naam van het document en de bestandsextensie bevatten (bijv. .pdf).
2. Sla het Excel-bestand op.
3. Navigeer in BIMcollab naar de locatie, het project of de fase waar je placeholders staan en klik op de knop Toevoegen aan.
4. Sleep de bestanden of kies de bestanden samen met de uploadlist die je wilt uploaden.
5. Klik op de knop Uploaden.
6. Controleer de informatie en meldingen indien aanwezig. Klik op de knop Ga naar persoonlijke wachtrij.
7. Vink de documenten aan waaraan je informatie wilt toevoegen en selecteer vervolgens de knop Informatie toevoegen aan geüploade bestanden.
8. Bevestig de extra metadata die is toegevoegd aan de Upload List voor Bestandsnaam, Documentdatum en Versiedetails. Alle verplichte velden zijn gemarkeerd met een asterisk *.
9. Je kunt er ook voor kiezen om een melding toe te voegen om naar een teamlid te sturen.
10. Klik onderaan de pagina op de knop Opslaan als je klaar bent.
11. De pagina documenten aangemaakt verschijnt, waarop alle aangemaakte documenten worden samengevat. Dit bevat hun versienummers (zoals opgegeven in de Upload List) en of ze gekoppeld zijn aan workflows.
Klik op Doorgaan om terug te keren naar de Documenten-pagina.
12. De placeholders worden nu gezien als reguliere documenten in je documentlist.