Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

BIMcollab est aligné sur la norme ISO 19650 pour la gestion documentaire, ce qui facilite la structuration, la gestion et la collaboration des équipes projet sur les informations du projet. L’ISO 19650 est une norme internationale largement adoptée qui, entre autres, propose une approche structurée de la gestion de l’information pendant la réalisation des projets.
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Les états des documents font référence au processus de révision de la documentation du projet avant d’obtenir l’approbation finale. Les documents en cours de révision apparaîtront dans différentes catégories d’états au fur et à mesure de leur avancement dans le processus. Dans BIMcollab, les états des documents simplifient la gestion des autorisations en veillant à ce que les utilisateurs ne voient que les versions pertinentes des documents dont ils ont besoin, sans travailler sur des versions non approuvées.

Selon l’ISO 19650, un document peut se trouver dans l’un des quatre états principaux :

Figure 1 : Schéma des onglets, concept des états de fichiers tel que présenté dans l’ISO 19650-1, Figure 10
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Les différentes catégories d’états se trouvent dans l’onglet Documents. Il existe trois catégories d’états entre lesquelles les documents peuvent alterner au fil du processus de révision : Partagé, Publié, Archivé.
Vous pouvez cliquer sur chacune pour filtrer les documents selon leur état.
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Comme mentionné plus haut, ces documents sont généralement partagés en interne au sein de l’équipe de tâches, et non importés dans BIMcollab. Si le workflow préféré est de les importer dans BIMcollab, vous pouvez utiliser le champ Statut comme solution de contournement pour indiquer que le document est en phase conceptuelle.
Pour en savoir plus sur la création de statuts, consultez cet article. Une fois le statut attribué, vous pouvez filtrer les fichiers du dossier Partagé selon leur statut.
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Par défaut, tous les fichiers importés dans BIMcollab sont attribués à l’état Partagé et placés dans le dossier Partagé. Pour en savoir plus sur l’importation de documents ou sur les listes de documents.

Comme les fichiers du dossier Partagé ne sont pas approuvés ni finalisés, les utilisateurs ont besoin d’autorisations spéciales pour voir ce dossier, comme expliqué plus loin dans cet article.
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Le dossier partagé propose une liste de tous les documents (hors documents confidentiels ou archivés), y compris les documents publiés. Des icônes sont attribuées aux documents pour faciliter leur identification :

1. L’icône coche indique les fichiers qui ont été publiés.

2. L’icône flèche indique les fichiers pour lesquels une ancienne version a été publiée mais une nouvelle version non publiée a été importée.

3. Les fichiers sans icône indiquent des fichiers qui n’ont pas été publiés et sont à l’état partagé.

Pour qu’un fichier passe de l’état partagé à l’état publié, il doit être révisé et approuvé.

Il existe deux façons d’approuver des fichiers dans BIMcollab. Les documents peuvent être approuvés manuellement (par des utilisateurs disposant des autorisations appropriées) depuis la page de détails du document, ou, si le document fait partie d’un workflow, ils peuvent être approuvés en complétant une tâche de revision.
Les deux méthodes d’approbation sont expliquées dans cet article.

Une fois approuvés, les fichiers sont automatiquement affichés dans le dossier Publié. Par défaut, les utilisateurs ont l’autorisation de voir les fichiers publiés (et ont besoin d’autorisations spéciales pour voir le dossier Partagé), qui ont été révisés et approuvés comme versions finales.
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Les documents archivés sont conservés mais ne s’affichent pas dans les listes de documents actives. Pour archiver un document (pour les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires), après avoir sélectionné un document dans la liste d’aperçu, cliquez sur l’icône Archiver.

Par défaut, les utilisateurs au niveau du projet ont accès aux documents publiés. Lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur (ou lors de la modification d’un utilisateur), il est aussi possible de donner l’accès aux documents partagés (non publiés).
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Au niveau de la phase, l’accès est géré par les autorisations de rôle utilisateur. Par défaut, les utilisateurs de la phase du projet ont accès aux documents publiés. Pour chaque rôle utilisateur, un bouton « A accès aux documents non publiés » peut être activé dans les autorisations.
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