Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
Con las Revisiones de Documentos (ver planes para la disponibilidad de funciones) puedes asignar un documento (o un grupo de documentos) para ser revisado y seguir el proceso. Una vez que una revisión se asigna a un usuario, los documentos en la revisión quedan congelados. Esto significa que no se pueden añadir nuevas versiones de documentos en conflicto mientras los documentos están en revisión, ayudándote a mantener tus documentos actualizados.
Para crear y trabajar con Revisiones en tu proyecto (fase), sigue los pasos a continuación.
Permisos de Usuario
En la gestión de documentos de BIMcollab, el acceso de usuario está definido por los administradores a través de Roles de Usuario. Antes de que los usuarios puedan trabajar con revisiones, primero necesitan tener permiso para hacerlo a través de Permisos de Rol de Usuario.
Como administrador, para activar Revisiones para un rol de usuario específico, ve a la pestaña Roles de Usuario (1) en la página de Configuración del Espacio. Elige el rol de usuario requerido, selecciona Permisos (2) del menú a la izquierda y haz clic en el botón Editar Permisos (3) .
Desde la pestaña de Revisión, selecciona si el usuario en este rol de usuario puede: Ver (1), Añadir (2), o Editar (3) las revisiones en esta fase del proyecto. Puedes crear múltiples roles de usuario con diferentes permisos.
Por ejemplo, solo ciertos usuarios pueden añadir revisiones, y solo ciertos usuarios pueden ver o editar permisos.
En la pestaña de Permisos, también necesitas asegurarte de que en el menú de Documentos, la función Nueva tabla (vista previa tecnológica) esté activada.
Crear la Revisión
En el entorno del Proyecto, primero selecciona la ubicación correcta, el proyecto y la fase del proyecto.
En el módulo de Documentos, selecciona el documento requerido o un grupo de documentos relacionados que necesiten ser revisados. Haz clic en el icono de revisiones del menú rápido.
El menú Crear revisiones se abrirá, con un listado de campos de información:
Número de Referencia es un número único asignado automáticamente a esta Revisión.
Descripción es el campo donde puedes ingresar una descripción libre de tu revisión.
Usuario(s) Asignado(s) son responsables de actualizar y cargar la nueva versión del documento. Selecciona uno o más usuarios de la lista desplegable.
Informado(s) es el campo donde puedes seleccionar uno o más usuarios para ser notificados por correo electrónico cuando se crea esta revisión.
Fecha de Inicio la fecha actual se ingresa automáticamente en el campo de Fecha de Inicio.
Fecha de Vencimiento es donde puedes seleccionar el vencimiento para esta revisión.
Documentos es la sección donde ves el listado de los documentos seleccionados a los que se aplicará esta revisión.
Cuando termines de añadir y revisar la información, haz clic en Guardar.
❗ Advertencia: Una vez que se ha creado una Revisión, no se puede cancelar ni eliminar.
Los documentos que se añaden a la revisión se congelan automáticamente, como lo indica el icono de congelado en la página de vista general del Documento. Esto impide que usuarios distintos a los responsables carguen versiones de documentos en conflicto mientras los documentos están siendo revisados.
Ver la Revisión
El listado de Revisiones creadas se puede encontrar en el módulo de Tareas pendientes, bajo la pestaña Revisiones (1) .
La vista general muestra información relevante sobre la revisión, incluyendo el estado actual de la revisión.
Las revisiones pueden tener cualquiera de los siguientes estados:
Abierta: La revisión está abierta.
Urgente: La fecha de vencimiento de la revisión ha pasado.
Completada: La revisión ha sido cerrada, y se han cargado nuevas versiones de documentos.
Editar la Revisión
Al hacer clic en el número de revisión se abre la página de Detalles de la Revisión. Aquí puedes ver la información de la revisión y los documentos que forman parte de esta revisión. En Tareas pendientes (1) puedes añadir un elemento de comunicación (nota, pregunta o tarea), lo que te permite iniciar una discusión o establecer tareas adicionales relacionadas con la revisión. Los elementos de comunicación creados para la revisión también están disponibles en la vista general de todos los elementos de comunicación en la pestaña de Tareas pendientes. En Eventos (2) puedes ver las últimas acciones realizadas por los usuarios en esta revisión.
El remitente de la revisión y otros usuarios de su empresa pueden editar la revisión (siempre que no haya sido resuelta) haciendo clic en el botón Editar (3).
Para comenzar a trabajar en los documentos, descárgalos usando el icono de Descarga (4), lo que asegura que estás trabajando con las últimas versiones de los documentos. Puedes elegir descargar solo las últimas versiones del documento seleccionando solo la versión ‘Documento’. O descargar los documentos con sus anexos y documentos vinculados. También puedes descargar el listado de carga para un proceso más eficiente al subir nuevos documentos.
Cuando hayas terminado de editar los documentos, puedes subir la nueva versión del documento desde la página de Documentos. Sigue este artículo para subir manualmente o subir usando el Listado de Carga.
Cuando se sube un nuevo documento, las nuevas versiones (5) se listan en la página de detalles de la Revisión, en el menú de Documentos.
Cuando el trabajo en la revisión está terminado, el remitente y otros usuarios de su empresa pueden cerrar la revisión, haciendo clic en el botón Resolver (6).
Si no se ha subido una nueva versión de un documento, se mostrará un mensaje debajo del documento. Haz clic en guardar para Cerrar la revisión, lo que cambia el estado de la revisión a ‘acabado’.
⚠️ Atención: Una vez que la revisión está acabada, ya no se puede editar. Cuando se suben nuevas versiones de los documentos, no forman parte de esta revisión, y por lo tanto no aparecerán en la página de detalles de la revisión.