Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
BIMcollab está alineado con el estándar ISO 19650 para la gestión de documentos, lo que facilita a los equipos de proyecto estructurar, gestionar y colaborar en la información del proyecto. ISO 19650 es un estándar internacional ampliamente adoptado que, entre otras cosas, proporciona un enfoque estructurado para la gestión de la información durante la entrega del proyecto.
Los estados de los documentos se refieren al proceso de revisión de la documentación del proyecto antes de recibir la aprobación final. Los documentos que pasan por la revisión aparecerán en diferentes categorías de estado de documento a medida que avanzan en el proceso. En BIMcollab, los estados de los documentos simplifican la gestión de permisos al garantizar que los usuarios solo vean las versiones relevantes de los documentos que necesitan, sin trabajar con versiones no aprobadas.
Estados de archivo ISO 19650
Según ISO 19650, hay cuatro estados principales en los que un documento puede estar:
Trabajo en Progreso: Documentos e información que se están desarrollando y sobrescribiendo continuamente por cada equipo de tareas en su entorno local y solo son accesibles para ellos.
En BIMcollab: Los archivos en este estado solo se comparten dentro de los equipos locales y generalmente no se suben a BIMcollab ya que no están destinados a la colaboración entre equipos.
Compartido: Archivos que han pasado controles internos y están listos para la coordinación con otras disciplinas y partes interesadas. Estos archivos suelen ser accesibles, pero no editables.
En BIMcollab: Todos los archivos subidos a BIMcollab se colocan automáticamente en la carpeta Compartido, y están listos para ser enviados para revisión y aprobación.
Publicado: Documentos que han sido revisados y aprobados y cumplen con los requisitos para ser autorizados para su uso en construcción u operaciones.
En BIMcollab: Una vez que los documentos han pasado por el proceso de aprobación y se aceptan como entregables contractuales, se trasladan a la carpeta Publicado en la pestaña Documentos.
Archivado: Archivos que han sido finalizados y almacenados para proporcionar un rastro de auditoría para uso y referencia a largo plazo.
En BIMcollab: Una vez archivados, estos archivos se almacenan en la carpeta Archivado en la pestaña Documentos.
Figura 1: Diagrama de pestañas, un concepto de estados de archivo como se demuestra en ISO 19650-1, Figura 10
Flujo de trabajo de Aprobación en BIMcollab
Las diferentes categorías de estado se pueden encontrar en la pestaña Documentos. Hay tres categorías de estado diferentes entre las que los documentos pueden alternar a medida que avanzan en el proceso de revisión: Compartido, Publicado, Archivado.
Puedes hacer clic en cada una para filtrar los documentos en el estado relevante.
Trabajo en progreso
Como se mencionó anteriormente, estos documentos generalmente se comparten internamente dentro del equipo de tareas y no se suben a BIMcollab. Si el flujo de trabajo preferido es subirlos a BIMcollab, como solución alternativa puedes usar el campo de Estado para indicar que el documento está en la fase conceptual.
Lee más sobre cómo crear estados en este artículo. Una vez que se ha asignado el estado, puedes filtrar los archivos en la carpeta Compartido según su estado.
Compartido
Por defecto, todos los archivos subidos a BIMcollab se asignan a un estado Compartido y se colocan en la carpeta Compartido. Lee más sobre subir documentos o listados de documentos.
Como los archivos en la carpeta Compartido no están aprobados ni finalizados, los usuarios necesitan permisos especiales para ver esta carpeta, descritos más adelante en este artículo.
La carpeta compartida proporciona un listado de todos los documentos (que no son confidenciales o archivados), incluidos los documentos publicados. A los documentos se les asignan íconos para facilitar su identificación:
1. El ícono de verificación indica archivos que han sido publicados.
2. El ícono de flecha indica archivos donde se ha publicado una versión anterior pero se ha subido una nueva versión no publicada.
3. Archivos sin ícono indican archivos que no han sido publicados y están en un estado compartido.
Aprobar archivos para publicarlos
Para que los archivos pasen de estado compartido a publicado, deben ser revisados y aprobados.
Hay dos maneras de aprobar archivos en BIMcollab. Los documentos pueden ser aprobados manualmente (por usuarios con los permisos adecuados) desde la página de detalles de los documentos, o si un documento es parte de un Workflow, pueden ser aprobados completando una Tarea de Revisión.
La aprobación de documentos de ambas maneras se explica en este artículo.
Publicar
Una vez aprobados, los archivos se muestran automáticamente en la carpeta Publicar. Por defecto, los usuarios tienen permiso para ver los archivos publicados (y necesitan permisos especiales para ver la carpeta Compartida), que han sido revisados y aprobados como versiones finales.
Archivar
Los documentos archivados se mantienen en el archivo pero no se muestran en los listados de documentos activos. Para archivar un documento (para usuarios con los permisos adecuados), después de seleccionar un documento de la lista general, haz clic en el icono de Archivar.
Gestionar permisos de usuario
Nivel de proyecto
Por defecto, los usuarios a nivel de proyecto tienen acceso a documentos publicados. Al añadir un nuevo usuario (o editar un usuario), también se puede dar acceso a documentos compartidos (no publicados).
Nivel de fase del proyecto
A nivel de fase, el acceso se gestiona mediante permisos de roles de usuario. Por defecto, los usuarios de fase de proyecto tienen acceso a documentos publicados. Para cada rol de usuario, se puede activar un interruptor "Tiene acceso a documentos no publicados" en Permisos.