Por favor, ten en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los workflows de gestión de documentos hacen uso de Fases del Proyecto.
Para participar en una fase, los usuarios deben primero ser añadidos a su Equipo de Fase. Luego, los administradores asignan Roles de usuario basados en las responsabilidades del usuario dentro de esa fase y establecen permisos de acceso.
Debido a que los equipos están vinculados a fases específicas, la información mostrada en las páginas 'Mis Proyectos' y 'Panel de datos' de cada usuario puede variar significativamente. Los roles permiten a los administradores gestionar la visibilidad de diferentes partes del proyecto.
📝 Nota: Existen tres tipos de Roles de Usuario que pueden existir en un Espacio de BIMcollab.
Rol de espacio
Rol de espacio
El Rol de espacio define si un usuario es un Administrador del Espacio o un usuario regular. Este rol se asigna cuando el usuario es añadido por primera vez al espacio y puede ser cambiado posteriormente desde la página de Usuarios en el portal de Administración del Espacio.
Rol a nivel de proyecto
Rol a nivel de proyecto
A nivel de proyecto, a cada miembro del equipo se le puede asignar un rol específico con ciertos permisos. Después de crear o editar un miembro del equipo, los Jefes de proyecto también pueden otorgarles derechos adicionales desde la página de Configuración del proyecto.
Rol del Equipo de Fase
Rol del Equipo de Fase
El rol del Equipo de Fase se refiere a qué permisos tendrá un usuario regular dentro de una fase que se discute en este artículo.
💡 Consejo: Obtén una visión completa de todos los roles de usuario de BIMcollab en nuestro artículo Roles dentro del entorno BIMcollab
Añadir un nuevo rol de Equipo de Fase
⚠️ Atención: Para acceder al portal de 'Administración de Documentos' y gestionar los roles del Equipo, los Administradores requieren acceso a una licencia de gestión de documentos.
Los Administradores del Espacio pueden crear nuevos roles de Equipo de Fase siguiendo los pasos que se describen a continuación:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y selecciona Administración de Twin.
En el menú de configuración, ve a la página de Roles de usuario. Verás un listado de todos los roles de equipo existentes en tu Espacio de BIMcollab.
Presiona el botón 'Añadir'
Introduce un nombre requerido para el rol del Equipo así como opcionalmente una descripción.
Haz clic en 'Guardar' para acabar.
📝 Nota: Hay una serie de roles predeterminados disponibles para ayudarte a comenzar rápidamente. Todos estos roles pueden ser eliminados y editados según sea necesario por el administrador.
Una vez que se ha creado un nuevo rol de Equipo de Fase, puedes ver un resumen de qué usuarios han sido asignados a este rol en la página de Información, incluyendo el equipo relevante. También puedes editar o eliminar el rol de usuario aquí.
Editar permisos para roles de Equipo de Fase
Para editar estos permisos, primero navega al módulo de Roles de usuario en el menú de configuración del portal de Administración de Documentos:
Haz clic en el Rol del Equipo de Fase [1] que deseas editar. Para encontrarlo rápidamente, puedes usar la barra de búsqueda.
Selecciona la página de 'Permisos' [2] para ver los permisos que el rol tiene actualmente.
Haz clic en 'Editar permisos' [3] y realiza las modificaciones necesarias.
Una vez que hayas terminado, haz clic en 'Guardar' en la sección inferior para conservar los cambios.
Permisos
Para cada función, hay una serie de acciones diferentes que se pueden establecer. Estas incluyen las siguientes:
Ver
Añadir
Editar
Eliminar
Ejecutar (término general para varias acciones únicas de ciertas funciones)
Para cada acción, puedes definir permisos específicos usando una de las siguientes opciones: siempre, nunca, por propiedad, o mi empresa.
⚠️ Atención: La opción 'Mi empresa' permite a un usuario tener acceso solo a los documentos donde su empresa es el autor.
⚠️ Atención: El permiso 'Por propiedad controla el acceso del rol de usuario a documentos específicos según sus propiedades. Actualmente, solo se admite la propiedad Código de Paquete de Trabajo .
📝 Nota: Para usar la configuración de permiso 'Por propiedad', la empresa del usuario debe estar vinculada a un Paquete de Trabajo. Cada Paquete de Trabajo incluye uno o más Códigos de Paquete de Trabajo.
Al subir un documento, puedes completar el campo Código de Paquete de Trabajo para especificar a qué Paquete de Trabajo pertenece el documento. Si el código coincide con un Paquete de Trabajo asignado a la empresa del usuario, se le permitirá realizar la acción asociada con ese permiso.
Acceso a documentos no publicados
Acceso a documentos no publicados
Por defecto, los usuarios solo tienen acceso a los documentos publicados, que han sido revisados y aprobados. Sin embargo, en la sección de permisos, es posible permitir que el usuario también vea y modifique los documentos que no están publicados. Estos documentos se encuentran en el estado Compartido.
💡 Consejo: Accede a nuestro artículo workflow de estados de documentos de BIMcollab para obtener información sobre el estado 'Compartido'.
Además, los permisos para los Equipos de Fase se dividen en tres categorías principales. A continuación, se presenta una visión general de cada categoría y cómo sus permisos afectan a los roles de usuario.
Documentos Regulares
Documentos Regulares
Se refiere a todas las acciones aplicables a documentos que no están clasificados como 'confidenciales'. Los permisos en esta categoría controlan la capacidad de un usuario para realizar las siguientes acciones:
Archivar: Permite a los usuarios acceder a la sección de Archivos archivados desde la página de Documentos. Esto también habilita/restringe la capacidad de archivar documentos activos.
Activado
Inhabilitado
Editar enlaces: Concede la capacidad de crear o eliminar enlaces entre documentos regulares. Los archivos enlazados serán visibles en el menú de Enlaces del documento.
Activado
Inhabilitado
Congelar: Permite/impide a los usuarios congelar documentos regulares, bloqueándolos para evitar más cambios.
Activado
Inhabilitado
Usar tabla heredada: Determina cómo se muestran los documentos regulares en la página de Documentos. Los usuarios pueden alternar entre el listado de documentos estándar y la vista de tabla heredada.
Activado (Tabla heredada)
Inhabilitado (Listado de documentos)
Publicar documento manualmente: Habilita o deshabilita la opción de aprobar manualmente versiones de documentos regulares usando el botón [Aprobar] en la página de detalles del documento. Solo los documentos que no forman parte de un workflow pueden ser aprobados manualmente. Una vez aprobado, el documento aparece en la carpeta Publicado.
Activado
Inhabilitado
Documentos Confidenciales
Documentos Confidenciales
Debido a que puede que desees conservar ciertos documentos o modelos visibles solo para usuarios seleccionados, estos también pueden añadirse bajo la categoría de Documentos Confidenciales en la página de Documentos. Los permisos en esta categoría controlan la capacidad de un usuario para realizar las siguientes acciones:
Archivar: Permite a los usuarios acceder a la sección de Archivos Archivados desde la página de Documentos. Esto también habilita/restringe la capacidad de archivar documentos confidenciales.
Activado
Inhabilitado
Congelar: Permite/impide a los usuarios congelar documentos confidenciales, bloqueándolos para evitar más cambios.
Activado
Inhabilitado
Publicar documento manualmente: Habilita o inhabilita la opción de aprobar manualmente versiones de documentos confidenciales usando el botón [Aprobar] en la página de detalles del documento. Solo los documentos que no forman parte de un workflow pueden ser aprobados manualmente. Una vez aprobado, el documento aparece en la carpeta Publicado.
Activado
Inhabilitado
Otros permisos
Otros permisos
Workflow: Solo los administradores del espacio pueden crear Workflows para documentos; sin embargo, la capacidad de cualquier otro rol de usuario para Ver estos en la página de Configuración puede ser controlada mediante permisos. Si el permiso de Ver está restringido, el módulo de Workflow no estará disponible o aparecerá desactivado para ese usuario si tiene múltiples roles de usuario.
Activado
Edición masiva:
Grupo de Documentos: Al agrupar Documentos en un Grupo de Documentos, un jefe de proyecto puede desear que ciertas personas sean responsables de esto. Por lo tanto, se pueden controlar los permisos para cada rol de usuario, lo que incluye la capacidad de Ver, Añadir, Editar o Eliminar Grupos de Documentos.
Ver activado
Añadir activado
Editar y Eliminar activado
Adjuntar documentos a objetos: Se refiere a la capacidad de adjuntar documentos a componentes 3D desde archivos en la pestaña de Modelo. Si este permiso está restringido, el botón de Adjuntar Documentos no estará disponible en el panel de documentos cuando un usuario seleccione un elemento en la vista 3D desde el entorno de Modelo.
Activado
📝 Nota: Al adjuntar un documento, solo estarán disponibles para selección los documentos para los que un usuario tenga los derechos correspondientes. Los otros permisos que afectarán lo que se ve en este listado incluyen.
La capacidad de Ver documentos
La capacidad de Ver documentos confidenciales
De manera similar, al seleccionar objetos con documentos adjuntos, solo se mostrarán los documentos que estén bajo tus permisos.
💡 Consejo: Para saber más sobre cómo adjuntar documentos a elementos del modelo, puedes consultar este artículo: Adjuntar documentos a elementos del modelo 3D
Modelo: Este permiso se refiere a la pestaña Modelo y la capacidad de un rol de usuario para Ver y Subir un modelo al WebViewer. Si el permiso de Ver está restringido, el usuario aún podrá acceder a la pestaña Modelo pero recibirá un mensaje que dice "No tienes los derechos necesarios para ver modelos".
Inhabilitado
Subir: Controla si los usuarios pueden subir archivos en el Model WebViewer. Si este permiso está restringido, los usuarios aún pueden ver modelos en el WebViewer, pero verán el mensaje "Derechos insuficientes para subir modelos" al pasar el cursor sobre el botón Subir en la pestaña de navegación.
Inhabilitado
Revisiones: Controla la capacidad de añadir revisiones a un documento, así como de ver o editar revisiones existentes en la sección de Revisiones de la página de Tareas pendientes. Estas acciones pueden ser gestionadas a través de permisos de usuario.
Ver activado
Añadir activado
Editar activado
Paquetes de trabajo: La función de Paquetes de trabajo permite agrupar documentos, incluyendo un control adicional sobre la visibilidad de estos, junto con su comunicación y eventos relacionados. Como tal, un jefe de proyecto puede desear controlar qué roles de usuario pueden Ver, Añadir o Eliminar paquetes de trabajo usando permisos.
Ver activado
Añadir activado
Editar y Eliminar activado
Códigos de paquetes de trabajo: Los documentos se vinculan a los Paquetes de Trabajo asignándoles Códigos de Paquetes de Trabajo. Estos códigos se crean en el módulo de Configuración. Los permisos pueden usarse para permitir o restringir la capacidad de ver, añadir, editar o eliminar Códigos de Paquetes de Trabajo para cada rol de usuario.
Ver activado
Añadir activado
Editar y Eliminar activado
Convenciones de nomenclatura de documentos: Un administrador del espacio puede determinar si se deben usar Convenciones de Nomenclatura de Documentos cada vez que alguien suba un documento a un proyecto. A ciertos roles de usuario se les puede otorgar permiso para vincular una convención de nomenclatura de documentos a una fase del proyecto. Esta acción se realiza en la página de Configuración.
Activado
Compañía
Equipos
Usuarios
Configuración
Usuarios con múltiples roles de usuario
Los usuarios pueden ser asignados a múltiples equipos, y los equipos pueden ser asignados a múltiples fases de proyecto. Si los roles de usuario a los que están asignados tienen permisos variados, esto puede afectar cómo los menús y las funciones aparecen para el usuario en una serie de condiciones diferentes.
Ejemplo 1: Usuario añadido a un equipo
Un usuario es parte solo del Equipo A, que ha sido añadido solo a una fase de proyecto.
Como consultor externo en el Equipo A, su rol de usuario les permite solo ver documentos y el módulo de comunicación.
Esto significa que todos los demás módulos disponibles serán invisibles para ellos.
Ejemplo 2: Usuario es parte de diferentes equipos para diferentes fases de proyecto
Un usuario es parte de ambos Equipo A y Equipo B para diferentes fases de proyecto en diferentes ubicaciones y tiene diferentes roles de usuario de fase de equipo para cada equipo.
Como jefe de proyecto en el Equipo A, tiene acceso a todos los módulos. En el Equipo B, su rol como visor les restringe a solo ver la comunicación y el modelo de documentos.
Si navegaran a una fase de proyecto donde sus permisos de rol de usuario de fase de equipo son más restringidos, los módulos para los que tienen permisos en el otro rol de usuario estarán atenuados.
Ejemplo 3: Usuario tiene múltiples roles dentro de la misma fase de proyecto
Un usuario es parte de ambos Equipo A y Equipo B dentro de la misma fase de proyecto, pero tiene diferentes roles de usuario de fase de equipo para cada equipo.
Como jefe de proyecto en el Equipo A, puede realizar cualquier acción. En el Equipo B, su rol como visor les restringe a solo ver documentos y no realizar ninguna otra acción.
Dado que el rol de jefe de proyecto en el Equipo A otorga más permisos, anula las restricciones del Equipo B. Por lo tanto, los permisos se combinan efectivamente, otorgando al usuario los permisos más amplios asociados con el rol de jefe de proyecto.
Derechos de edición para formatos de archivo para roles de usuario de fase de equipo
Cada rol de usuario también puede tener permisos predefinidos que permiten o restringen su capacidad para descargar ciertos formatos de archivo que se suben a los documentos.
Esto se puede controlar individualmente por tipo de archivo, incluyendo:
Abreviatura | Nombre Completo | Descripción |
DNG | Negativo Digital | Un formato de imagen raw abierto desarrollado por Adobe para fotografía digital, diseñado para almacenar datos de imagen con mínima pérdida. |
DOCX | Documento de Microsoft Word | Un formato de archivo de procesamiento de texto utilizado por Microsoft Word, que soporta texto, imágenes, tablas y funciones de formato. |
DWG | Dibujo | Un formato de archivo propietario utilizado para dibujos CAD en 2D y 3D, comúnmente usado con AutoCAD. |
IFC | Clases de Fundación Industrial | Un formato de archivo abierto y neutral utilizado en Modelado de Información de Construcción (BIM) para permitir la interoperabilidad entre plataformas de software. |
IFCZIP | Archivo IFC Comprimido | Una versión comprimida en ZIP de un archivo IFC, utilizada para reducir el tamaño del archivo para facilitar su compartición y almacenamiento. |
Formato de Documento Portátil | Un formato ampliamente utilizado desarrollado por Adobe para presentar documentos de manera consistente en diferentes dispositivos y plataformas. |
PLN | Archivo de Proyecto de Archicad | Un formato de archivo propietario utilizado por el software Archicad de Graphisoft para guardar datos completos de proyectos BIM. |
RVT | Archivo de Proyecto Revit | Un formato de archivo propietario utilizado por Autodesk Revit para almacenar modelos BIM que incluyen datos de arquitectura, estructura y MEP. |
SKP | Archivo de Modelo SketchUp | Un formato propietario utilizado por SketchUp para almacenar modelos 3D. |
XLSX | Hoja de Cálculo de Microsoft Excel | Un formato de hoja de cálculo utilizado por Microsoft Excel para organizar, analizar y visualizar datos usando tablas, fórmulas y gráficos. |
ZIP | Archivo Comprimido | Un formato de archivo utilizado para comprimir uno o varios archivos en un solo archivo, reduciendo el tamaño para facilitar su almacenamiento y transferencia. |
Para editar estos permisos, primero navega al módulo de roles de usuario de la Fase de Equipo en la configuración del espacio:
1. Selecciona la página "Derechos sobre formatos de archivo" (1).
2. Aquí puedes ver qué formatos de archivo están permitidos para descargar, para cambiar esto selecciona el botón "Editar permisos" (2).
3. El permiso de descarga se puede alternar entre "siempre" y "nunca".
4. Haz clic en guardar.