Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los elementos de comunicación, específicamente Preguntas y Tareas, son elementos en un workflow de coordinación que a menudo tienen múltiples rondas de comunicación de ida y vuelta. La parte responsable proporciona la respuesta para que el estado del elemento cambie, y cuando la respuesta es satisfactoria, el remitente puede aprobar la respuesta. Una vez aprobada, el elemento se marca como completado, permanece visible para referencia, pero ya no se puede editar. Todas las acciones y cambios se rastrean en el módulo de Tareas pendientes.
Estados
Abierto - Se crea una nueva pregunta o acción con un estado Abierto.
Urgente - Cuando la fecha de finalización ha pasado, el estado cambia a Urgente.
Respondido - La comunicación recibe el estado de Respondido cuando se ha dado una respuesta.
Completado - Cuando el remitente acepta la respuesta.
Cancelado - Cuando el remitente decide cancelar el elemento de comunicación planteado, el estado se actualiza a Cancelado.
Para cambiar el estado de un elemento de comunicación, se necesita realizar una acción. Esto se puede hacer de dos maneras, dependiendo de si la comunicación se añadió como un comentario en un documento o no:
(1) Todas las comunicaciones: Puedes abrir la vista general de Tareas pendientes haciendo clic en el nombre del documento. Luego puedes ver las acciones requeridas en la vista general de Tareas pendientes del documento.
(2) Comunicaciones añadidas como un comentario en un documento: Sabrá si el elemento de comunicación es un comentario en un documento, si el icono de lápiz está presente junto al número de Tareas pendientes y hay un icono de ojo para abrir el documento. Consulte este artículo para aprender más sobre las acciones de comunicación en un documento: Previsualizar, anotar y colaborar en documentos
Vista general de Tareas pendientes
Además de poder ver toda la información asociada con el elemento de comunicación, se pueden realizar una serie de acciones desde la página de Tareas pendientes (1):
Acciones
Crear comunicación - Cuando se añade una nueva pregunta o tarea, el estado es abierto (2).
Editar - El remitente siempre puede editar el asunto o el mensaje, cambiar la fecha de finalización o añadir un archivo adjunto usando el botón de editar (3). Un mensaje puede ser cancelado por el creador después de publicarlo, siempre que no haya sido ya respondido. Los cambios siempre se rastrean y son visibles en el listado de Preguntas.
Responder - El destinatario del mensaje puede responder a la pregunta añadiendo una respuesta (4). Además, se puede añadir un archivo adjunto para mayor aclaración. No solo el destinatario, sino también los empleados de la misma empresa pueden responder. El estado cambiará a Respondido.
Informado - Los usuarios pueden añadirse como informados (5). El elemento de comunicación ahora se añadirá a la vista general en el panel de datos personal.
Comentarios - Cualquier usuario con acceso al proyecto puede añadir un comentario (6) en un mensaje, incluso si la pregunta no está dirigida a ellos. De esta manera, información adicional puede provenir de alguien no involucrado en la comunicación original.
Una vez que se ha añadido una respuesta, se hacen disponibles dos acciones que se pueden realizar:
Editar (7) - El destinatario de la pregunta puede editar su respuesta en cualquier momento antes de que haya sido aceptada por el remitente.
Aceptar Respuesta (8) - El remitente de la comunicación puede aceptar la respuesta una vez que la haya revisado. Una vez aceptada, el estado de la comunicación cambiará a completado. Después de que una pregunta o tarea haya sido completada, ya no se puede editar.
💡 Consejo: Aprende más sobre Añadir comunicación.